Gefriergetrocknete Früchte für den E-Commerce – Buah setzt auf Multichannel mit Xentral & Shopify

Erst Excel, Billbee, weclapp – jetzt Xentral ERP 

Zwei Jahre nach der Gründung hatte das Startup bereits 90.000 Snack-Packungen verkauft – bis dato nutzte Buah verschiedene Systeme wie Billbee oder weclapp, um die Bestellungen abzuwickeln und Rechnungen zu stellen. Später folgte der Verkauf im stationären Handel über Listungen in Real, Edeka oder Kaufland sowie die Eroberung des B2B-Marktes. In Form von Office-Snack-Boxen oder gebrandeten Werbemitteln konnte Buah sein Angebot für Unternehmen ausbauen. Doch je mehr Produkte sie verkauften und je mehr Vertriebskanäle hinzukamen, desto deutlicher wurde den beiden Gründern: Eine saubere Abwicklung aller Bestellvorgänge, Versendungen und Rechnungsstellungen lässt sich über das bestehende System nicht ausreichend abbilden.

“Uns haben einige wichtige Funktionalitäten gefehlt. Gerade was den Versand und die Buchhaltung angeht, bot unser früheres System zu wenig Möglichkeiten. Hinzu kam, dass die Produktionsstellen und die Anzahl der Fulfillmentdienstleister anstiegen. Um den Überblick über Warenein- und -ausgänge zu bewahren, reichte eine Dokumentation über Excel-Tabellen nicht mehr aus.”

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Vier Daumen hoch – für automatische Prozesse & viele Schnittstellen

Durch den Austausch innerhalb der Startup-Szene entdeckte Buah 2019 das ERP-System Xentral. „Freunde haben bereits mit dieser Warenwirtschaft gearbeitet und uns empfohlen“, erzählt der Gründer. Deshalb beschlossen er und seine Schwester, sich näher mit dem Funktionsumfang der Business-Software aus Augsburg auseinanderzusetzen. Und sie stellten fest: Xentral kann alles, was sie als Food-Startup brauchen.

Ausschlaggebend dafür, dass die Wahl letztendlich auf Xentral fiel, war vor allem die übersichtliche Prozessabwicklung in einzelnen Schritten. Das Versandzentrum bildet im System als übersichtliche Ampel die Übergabe vom Auftrag zum Lager ab. Somit hat man immer im Blick, wann der Auftrag bearbeitet wird, wann er an das Lager übergeben wird und wie sich die Bestellung auf den Bestand auswirkt. Ein weiteres großes Plus sind die vielen Schnittstellen, die gerade für Unternehmen aus dem E-Commerce essentiell sind. Für Buah war die Anbindung an Shopify wichtig, doch auch für alle weiteren gängigen Shopsysteme sind Anbindungen vorhanden. Durch die DATEV-Schnittstelle können Daten außerdem direkt kontiert werden, sodass die Gründer ihre fertigen Berichte nur noch exportieren müssen.

„Kontoauszüge von Paypal oder Banken können wir direkt im System verbuchen, sobald der Kunde gezahlt hat. Bleibt eine Zahlung aus, geben wir Mahnungen einfach per Knopfdruck aus. Vor Xentral mussten wir händisch alle Listen abgleichen!“

Xentral made in Augsburg – schafft Vertrauen & Sicherheit

Vom Service bei Xentral ERP sind die beiden auch nach der Einführung begeistert. „Jeder Mitarbeiter ist super kompetent“, findet Daniel und meint außerdem: „Wenn ein Problem da ist, kann ich sicher sein, dass die Frage von einem Experten beantwortet wird.“ Nicht unerheblich war für ihn vor allem die Gründungsgeschichte hinter Xentral. Das Gründerpaar Benedikt und Claudia Sauter stammt aus dem IT-Bereich und entwickelte ihr ERP-System nicht, um diesen Markt zu erobern, sondern aus praktischen Gründen. Für ihre eigenen zwei Online-Shops fanden sie keine geeignete Warenwirtschafts-Software und entwickelten deshalb selbst eine Lösung. Das zeigt, dass die Gründer und Geschäftsführer Experten auf ihrem Gebiet sind und vor allem wissen, welche Bedürfnisse Unternehmer von kleinen Betrieben an ihre Warenwirtschaft haben. Und auch das Investment von Frank Thelen gibt Buah Sicherheit.

„Wir brauchen natürlich ein ERP-System, das es auch in einigen Jahren noch geben wird und das kontinuierlich weiterentwickelt wird. Große Investoren geben uns die Sicherheit, dass es weitergeht und ausgebaut wird.“

Amazon? Internationaler Vertrieb? – Buah geht neue Wege mit Xentral ERP

Mittlerweile sind auch für Buah noch ein paar Zusatzfunktionen hinzugekommen, die sie über Xentral sehr einfach abbilden können. Shipcloud wurde angebunden, sodass auch die Versandlabels ganz einfach über Xentral erstellt werden können. Außerdem verkauft Buah seine Produkte nun zusätzlich über Amazon, dessen Anbindung einwandfrei möglich ist. Für die Zukunft hat sich Buah das Ziel gesetzt, zu expandieren und auch über den DACH-Markt hinaus die gefriergetrockneten Früchte zu verkaufen. Zunächst möchten die Geschwister die Niederlande und Frankreich in Angriff nehmen, eine Expansion in die USA steht aber ebenfalls auf der Wunschliste. Da Xentral internationale Belege drucken kann und E-Mail Vorlagen in verschiedenen Fremdsprachen bietet, kann dieses ERP-System auch das Wachstum über die Grenzen tragen und Buah bei ihren Vorhaben unterstützen.

„Der Vertrieb auf Amazon ist super interessant für uns, um neue Kunden zu gewinnen! Mit der Verbindung zu Xentral behalten wir den Überblick über alle Artikel, Bestellungen, Rechnungen. Um auch beim internationalen Versand Steuersicherheit zu haben, nutzen wir auch die Schnittstelle mit Amainvoice und sind super zufrieden.“

Weiter so Buah! Das Xentral Team wünscht Euch viel Erfolg!