Retourenportal: Rücksendungen einfach abwickeln mit Xentral!

Retouren sind für Onlinehändler doppelt ärgerlich. Wenn ein Artikel zurückgeschickt und die Erstattung des Kaufpreises beantragt wird, entgeht wertvoller Umsatz. Zusätzlich verursachen die Rücksendungen noch Kosten, die du als Händler selbst tragen musst. Im schlimmsten Fall verlierst du also Geld, wenn den zusätzlichen Kosten durch die Retoure kein Umsatz entgegensteht.

Das effiziente Management von Retouren ist daher entscheidend, um die mitunter knappen Margen nicht zu gefährden. Ein Retourenportal sorgt für automatisierte Abläufe und stellt eine wertvolle Erleichterung dar – sowohl für dich als auch für deine Kund:innen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Vorzüge du durch eine solche Lösung erhältst und wie das Retourenportal von Xentral funktioniert!

Retourenquote senken: Tipps zur Vermeidung von Retouren

Die Rücksendung von Bestellungen im E-Commerce ist in Deutschland keine Seltenheit. Im Jahr 2020 wurden etwa 315 Millionen Pakete retourniert. Der Bereich Bekleidung und Schuhe weist die höchsten Retourenquoten auf. Die Gründe für Retouren sind vielfältig und reichen von enttäuschten Erwartungen bis hin zu unvollständigen Lieferumfängen. Eine hohe Retourenquote kann Händler vor große Herausforderungen stellen. Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich ein paar Tipps zur Vermeidung von Rücksendungen zusammengetragen.

• Ursachenforschung der Retoure

• Passende Verpackungen zum Schutz vor Transportschäden

• Termingerechte Lieferung durch vertrauenswürdige Transportunternehmen und transparentes Tracking

• Produktbewertungen von Kundinnen und Kunden einholen

• Detaillierte Produktbeschreibungen und aufschlussreiche Produktbilder

Lesetipp: Du möchtest noch mehr über Retouren, deren Gründe und Vermeidung erfahren? Unser Beitrag zum Retourenmanagement liefert dir umfassende Informationen und zeigt, wie du durch gutes Retourenmanagement die Kundenbindung stärken kannst!

Retourenportal: Effiziente Abwicklung für mehr Kundenzufriedenheit

Was ist ein Retourenportal?

Ein Retourenportal ermöglicht die automatisierte Abwicklung von Rücksendungen. Ein solches Online-Portal können Kund:innen nutzen, um bequem und selbständig Retouren einzureichen. Für Händler ermöglicht die Nutzung eines solchen Portals die Optimierung des Retourenprozesses und die Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands.

Warum sollte ich ein Retourenportal nutzen?

#1 Klares Regelwerk für Kund:innen

Ein Online-Portal für Retouren ermöglicht es Händlern, ein klares Regelwerk für Rücksendungen jeglicher Art zu schaffen. Nichts ist ärgerlicher als verspätete Retouren nach der Rücksendefrist. Durch eine Onlinelösung stellen Händler die Einhaltung der Fristen sicher. Statt einen Retourenschein bereit mit ins Paket zu legen oder einer automatischen Ausgabe eines Retourenlabels nach der Rückgabefrist, kann der Prozess gesteuert werden.

Ein Rücksendeportal liefert den Kund:innen transparente Informationen über den Ablauf der Retoure und verschafft dem Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse gezielter zu steuern.
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#2 Reaktion auf Gründe für Retouren

Kosument:innen haben die unterschiedlichsten Beweggründe für eine Rücksendung. Wer die Gründe für eine Reklamation noch klassisch mit einem Rücksendeetikett in Papierform abfragt, hat zwar die nötigen Informationen, kann aber nicht darauf reagieren. Über ein Onlineportal können Händler auf die Gründe reagieren und beispielsweise eine andere Größe des Kleidungsstücks anbieten oder beschädigte Ware schnellstmöglich austauschen.

Im Idealfall muss somit keine Rückerstattung erfolgen, sondern die Kund:innen erhalten das passende Produkt. Damit sichern sich Onlinehändler nicht nur den Umsatz, sondern stellen sicher, dass die Kundinnen und Kunden zufriedengestellt werden. Dies wirkt sich positiv auf die Kundenbindung aus.
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Lesetipp: Du willst noch mehr für deine Kundenbindung tun? Die zentrale Datenverwaltung durch ein ERP bringt dein Business auf das nächste Level! Wir beschäftigen uns mit der Fragen, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest.
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#3 Potenzial zur Kundenbindung und Entlastung des Kundensupports

Um die Kundenbindung geht es auch in diesem Punkt. Die Erstattung bereits geleisteter Zahlungen in Form von Gutscheinen ist für viele Online-Käufer:innen eine adäquate Lösung. Verkäufer können diesen Fakt nutzen und direkt Gutscheine zur Verfügung stellen und die Kund:innen somit binden.

Mit einem Retourenportal entlastest du außerdem deinen Support. Statt ständiger Rückfragen über den Bearbeitungsstand der Rückgabe erhalten Kund:innen transparent Informationen über den aktuellen Status. Damit kann sich der Kundenservice auf andere Aufgaben konzentrieren.
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#4 Kapazitätsplanung

Die bessere Steuerung von Prozessen betrifft vor allem auch die Kapazitätsplanung. Papierlabels haben den Nachteil, dass das Ausmaß der Rücksendungen erst ersichtlich wird, wenn die Lieferungen bereits im eigenen Lager angekommen sind. Über eine Online-Lösung haben Händler jederzeit im Blick, wie viele Rücklieferungen angemeldet sind und können die Kapazität im Retourenzentrum besser steuern. Für das Unternehmen ist es anschließend einfacher, die nötigen Prozesse wie beispielsweise Eingangskontrolle und Qualitätsprüfung zu planen.
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Lesetipp: Das effiziente Management deiner Warenwirtschaft kann ein wertvoller Wettbewerbsvorteil sein. Wie dir ein Warenwirtschaftssystem und eine Online-Warenwirtschaft dabei helfen, erfährst du in diesem Beitrag!
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Wenn ersichtlich wird, dass es aufgrund eines hohen Reklamationsaufkommens zu Verzögerungen kommen kann, können die Kund:innen proaktiv darauf hingewiesen werden. Außerdem kann den Kund:innen die Rückgabe schneller gutgeschrieben werden.
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#5 Strategische Verteilung der Rücksendungen

Ein weiterer wichtiger Vorteil eines Online-Portals für Retouren ist die Möglichkeit der Verteilung der Rücksendelast. Wer mehrere Lager nutzt oder Filialen mit der Handhabung von Rücksendungen betraut, kann Rücklieferungen effizient auf verschiedene Schultern verteilen. Damit wird sichergestellt, dass auch zu Peak Zeiten jede Rücklieferung optimal bearbeitet werden kann.
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Lesetipp: Du beschäftigst dich mit der Frage Eigen- vs. Fremdlager? In diesem Beitrag zeigen wir dir die Unterschiede und welche Option für dich die geeignete sein könnte!
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#6 Cross- bzw. Upselling-Potenziale nutzen

Neben dem Online-Portal selbst können Kund:innen mit automatischen Transaktionsmails regelmäßig über den aktuellen Stand der Rücksendung informiert werden. Diese Mails weisen nicht nur eine hohe Öffnungsrate auf, sondern können aktiv für das sogenannte Cross- bzw. Upselling genutzt werden. Online-Händler können auf Schnäppchen, alternative Produkte oder weiteres Zubehör aufmerksam machen, um erneute Käufe anzukurbeln.

Retouren abwickeln mit Xentral

Xentral-Kund:innen steht mit dem Retourenportal eine neue Funktion zur Verfügung, die die Abwicklung von Rücksendungen noch einfacher macht. Im Folgenden zeigen wir dir, was sich hinter der Funktion verbirgt und wie du sie nutzt!
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Das Retourenportal von Xentral

Xentral ermöglicht die Erstellung eines eigenen Online-Portals zur Abwicklung der Retouren. In diesem Portal können deine Kund:innen ihre Rücksendungen ganz bequem online einreichen. Damit ist es dir möglich, den Retourenprozess zu automatisieren und deinen Kund:innen die Rückgabe einer Bestellung zu erleichtern.

So verringerst du nicht nur den mit einer Retoure verbundenen Arbeitsaufwand, sondern sorgst gleichzeitig für eine bessere Kundenerfahrung.

Der Funktionsumfang des Portals ist abhängig von deinem Xentral-Plan. Für alle Nutzer:innen des Xentral Business-Plans stehen 24 Retouren/Monat zur Verfügung. Pro-Nutzer:innen haben unbegrenzte Kapazitäten.

Manuelle Prozesse, Zettelwirtschaft und eingestaubte Strukturen rauben dir den Atem? Mit Xentral automatisierst du deine Geschäftsprozesse und hast alle Abläufe jederzeit im Blick!

Funktionen und Vorteile für Online-Händler

Das neue Xentral-Feature bietet dir wertvolle Funktionen wie zum Beispiel:

• Bereitstellung eines Retourenportals mit eigenem Logo und Corporate Design

• Festlegung von Regeln für Retouren zum Beispiel Ausschluss von bestimmten Artikeln

• Automatische Synchronisierung zwischen Portal und Xentral ERP

• Übersichtliche Darstellung der Retouren

• Direkte Anbindung an DHL Retoure

• Wahl mehrerer Versanddienstleister über Shipcloud

Lesetipp: Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung des Retourenportals und der verschiedenen Funktionen findest du im Helpcenter!

Welche Vorteile bietet das Retourenportal von Xentral? 

#1 Weniger Aufwand für dich und dein Team 

Die Nutzung der Retourenlösung von Xentral entlastet dich und dein Team. Eine Retoure ist mit immensem Aufwand verbunden. Sowohl in Form des Personalaufwands in einzelnen Abteilungen als auch in der Kommunikation.

Ohne eine standardisierte Lösung bekommen deine Mitarbeitende Anfragen über das Telefon oder eine E-Mail-Adresse, die nachfolgend mit einem großen Rechercheaufwand verbunden sind. Die Prüfung der inhaltlichen Angaben wie beispielsweise Rückgabefristen, Gewicht, Land, Ausschluss der Rückgabe aufgrund einer Sale-Aktion etc. nimmt manuell viel Zeit in Anspruch. Hinzukommt der kommunikative Aufwand, den du im Vorfeld zur Vermittlung der Rückgaberegeln auf deiner Website betreiben musst und die Abstimmungen mit den Kund:innen.

Von den Prozessen in der Logistik und der Buchhaltung haben wir noch gar nicht angefangen. Du siehst: Retouren binden viele Ressourcen. Mit einem Retourenportal und strukturierten Prozessen entlastest du alle Beteiligten im Unternehmen – vom Marketing über den Service bis hin zur Buchhaltung!
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#2 Regelbasierte Abwicklung

Der zuvor manuelle Aufwand einer Retoure kann mit dem Retourenportal von Xentral durch hinterlegte Regelbedingungen verringert werden. Für jeden Kanal können individuelle Regeln definiert werden. Beispielsweise kannst du auf einem Kanal eine längere Rückgabefrist vereinbaren oder bestimmte Produkte ausschließen.

Damit sparst du dir und deinem Team wertvolle Zeit und bietest deinen Kund:innen transparente Informationen.
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#3 Reporting und Prozessverbesserung

Ein weiterer Vorteil ist das integrierte Reporting, mit dem du deine Retouren auf einen Blick analysieren kannst. Statt aufwändiger Datenerhebungen und Workarounds mit Excel-Tabellen und Co. hast du die wichtigsten Daten direkt in deinem Dashboard. Damit kannst du nicht nur die Anzahl der Retouren prüfen, sondern auch die Gründe analysieren!

Fällt dir beispielsweise auf, dass ein Artikel aufgrund von Nichtgefallen immer wieder retourniert wird, kannst du mit besseren Produktbeschreibungen und -fotos etc. gegensteuern. Das Retourenportal liefert dir wichtige Erkenntnisse, um deine Prozesse stetig zu verbessern! 

Wie nutzen meine Kund:innen das Portal?

Die Nutzung des Retourenportals ist für deine Kund:innen ganz einfach über den Link in deinem Shop oder in der E-Mail zur Auftragsbestätigung möglich. Nach einer Anmeldung über die Kunden- und Auftragsnummer können deine Kund:innen eine Retoure aufgeben.

Dazu klicken sie einfach auf den entsprechenden Artikel und geben den Rücksendegrund ein. Nach einer kurzen Zusammenfassung können sie die Retoure bestätigen und anschließend das Versandlabel und den Retourenbeleg drucken.

Lesetipp: Du möchtest dein Fulfillment automatisieren? In diesem Beitrag zeigen wir dir, was du dabei beachten solltest, wie du geeignete Anbieter auswählst und welche Vorteile du daraus ziehst!

Ein Portal zur Abwicklung der Retouren ist für Online-Händler eine optimale Möglichkeit, den Retourenprozess zu automatisieren und den Kund:innen die Rückgabe zu vereinfachen. Verkäufer profitieren von geringerem Mehraufwand beim Retourenmanagement und einer verbesserten Kundenerfahrung. Die Einbindung des Retourenportals im Xentral ERP sorgt für automatisierte Geschäftsprozesse und deutlich weniger manueller Arbeit. Deine Kund:innen und deine Mitarbeitenden werden es dir danken! Also: Worauf wartest du noch?