Warum Excel kein ERP-System ist und ab wann es dich Geld kostet

Ein ERP verknüpft, was in Excel getrennt liegt 

Excel kann viel. Ein Tabellenblatt fasst über 1 Million Zeilen. Mit Microsoft 365 arbeiten mehrere Leute gleichzeitig in einer Datei. Für Kalkulationen und Auswertungen ist Excel oft der schnellste Weg.

Das Problem kommt später. Ein Geschäftsführer aus dem B2B-Großhandel mit Lebensmitteln beschreibt den Moment, in dem es kippt: “Zu viele Leute arbeiten in Excel und Übertragung. Dann gibt es Versionsthemen auf Dropbox. Und auf einmal weißt du überhaupt nicht mehr, was stimmt. Da musst du wieder Höllenzeit aufwenden.”

Ein ERP löst eine andere Aufgabe. Es hält alle Daten deines Betriebs an einem Ort und verknüpft sie. Geht im Shop eine Bestellung ein, sinkt der Bestand. Lieferschein und Rechnung entstehen, und die Buchhaltung bekommt den Beleg.

Der Unterschied liegt in der Verknüpfung: Im ERP kommt eine Änderung überall an, wo sie gebraucht wird.

Ab wann reicht Excel nicht mehr? Die Auftragszahl entscheidet selten 

Im Netz kursiert eine Faustregel: Excel reiche bis etwa 500 oder 1.000 Bestellungen im Monat. Unsere Gespräche zeigen ein anderes Bild.

Wir haben Erstgespräche aus 2025 und 2026 ausgewertet, in denen Händler:innen ihren Betrieb hauptsächlich mit Excel steuerten:

Die Spanne reicht von 50 bis 4.500 Aufträgen im Monat. Entscheidend ist, an wie vielen Stellen eine Änderung ankommen muss.

An diesen 6 Stellen wird Excel teuer 

1. Du verkaufst über mehr als einen Kanal 

Einen einzelnen Shop steuerst du mit Excel. Kommt ein Marktplatz, eine Ladenkasse oder ein temporärer Laden dazu, hast du mehrere Bestände. Excel weiß nicht, was du gerade auf Amazon verkauft hast.

Meine Orangerie kennt das. Geschäftsführer Christoph Lindlar sagt: „Wer Einkäufe in Excel und Verkäufe im Shop oder im Amazon-Sellerboard managt, kann die Daten mit wachsendem Umsatz nicht mehr abgleichen.“ Die Folge: Kund:innen bestellten über Amazon Pflanzen, die längst nicht mehr auf Lager waren.

2. Eine zweite Person arbeitet in derselben Datei 

Solange eine Person die Tabelle pflegt, weiß sie, was stimmt. Mit der zweiten Person entstehen Kopien, Zwischenstände und Dateien wie „Lager_final_v3“. Niemand weiß mehr, welche Version gilt.

Technisch können mehrere Leute gleichzeitig in einer Excel-Datei arbeiten. Es fehlt aber eine Regel, wer was ändern darf und welcher Wert am Ende gilt.

3. B2B-Aufträge kommen per E-Mail 

Ein Händler für Gastronomiebedarf bekommt mehr als die Hälfte seiner 300 Aufträge im Monat per E-Mail. Jede einzelne tippt jemand ab. Ein anderer Händler mit B2B-Kund:innen hat uns gesagt: „Da geht eine Bestellung, kann schon eine halbe Stunde dauern.“

Bei 16 Aufträgen am Tag ist das ein voller Arbeitstag.

4. Du musst Chargen, MHD oder Seriennummern nachweisen 

Für Lebensmittel, Kosmetik, Medizinprodukte oder Bio-Ware reicht ein Bestand nicht. Du musst zeigen können, welche Charge an welche Kundin ging. In Excel heißt das: Du ordnest jede Lieferung von Hand zu. Zwei Betriebe aus der Tabelle oben kamen deshalb zu uns.

5. Ein Handelspartner verlangt eine Schnittstelle 

Ein junger Lebensmittelhersteller mit einem Mitarbeiter hat einen Großkunden im Lebensmittelhandel gewonnen. Die Bedingung: eine EDI-Anbindung innerhalb von 6 Monaten, also ein elektronischer Datenaustausch für Bestellungen und Rechnungen. Mit Excel geht das nicht. Hier gibt ein Vertrag den Zeitpunkt für den Wechsel vor.

6. Buchhaltung und Steuer laufen über Exporte 

Viele Betriebe, die mit Excel arbeiten, exportieren CSV-Dateien, bauen sie um und schicken sie an die Steuerberatung. Das kostet Zeit und hat eine rechtliche Seite.

Die GoBD verlangen, dass sich Buchungsbelege nicht unbemerkt verändern lassen. Eine Excel-Datei auf einem Laufwerk erfüllt das in der Regel nicht, weil du die Werte einfach überschreiben kannst.

Dazu kommt die E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 musst du Rechnungen an Geschäftskund:innen in einem strukturierten Format versenden, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt. Ab 2028 gilt das für alle Betriebe im B2B. Eine PDF-Rechnung aus Excel zählt dann nicht mehr.

Ein selbst gebautes Excel-ERP hält nur eine Weile 

Manche Betriebe gehen einen Schritt weiter. Sie bauen sich mit Formeln und Makros ein eigenes kleines ERP. In Foren wie Reddit finden sich viele solcher Projekte. In unseren Gesprächen sehen wir zwei typische Probleme:

• Das Wissen liegt bei einer Person. Ein Möbelhändler mit 4.500 Aufträgen im Monat steuert Aufträge und Produktion täglich über Excel und VBA-Skripte. Fällt die Person aus, die die Skripte gebaut hat, stehen Aufträge und Produktion still.

• Jede Erweiterung ist ein eigenes Projekt. Ein Hersteller von Nahrungsergänzung hat eine eigene Excel-Lösung für Prognose und Produktion entwickelt. Sie bildet seine Sonderfälle ab. Für einen neuen Kanal muss er sie trotzdem selbst umbauen.

Ohne solche Makros bleibt jede Auswertung Handarbeit. Eine Teamleiterin hat uns erzählt, wie ihre Monatsauswertung seit Jahren aussieht: „Seit 2018 gehe ich jeden Monat rein und schreibe rein, von welchem Produkt wie viel verkauft wurde. Es ist kein Spaß.“

8 Fragen zeigen, wie nah du am Kipppunkt bist 

Beantworte jede Frage mit Ja oder Nein:

1. Pflegst du Bestände an mehr als einer Stelle?

2. Arbeiten mehr als zwei Personen in denselben Tabellen?

3. Hast du im letzten Monat einen Artikel verkauft, der nicht mehr da war?

4. Tippst du Aufträge aus E-Mails oder Marktplätzen von Hand ab?

5. Schreibst du Rechnungen in einem anderen Programm als die Aufträge?

6. Exportierst du Daten für die Steuerberatung und baust sie um?

7. Weiß nur eine Person, wie die wichtigste Tabelle funktioniert?

8. Planst du in den nächsten 12 Monaten einen neuen Kanal oder B2B-Kund:innen?

Drei oder mehr Ja: Excel kostet dich bereits Zeit und Umsatz. Rechne nach, wie viele Stunden pro Woche in Abgleich und Korrektur gehen.

Ein oder zwei Ja: Du stehst kurz vor dem Kipppunkt. Bereite deine Daten jetzt vor, dann fällt der Wechsel später leichter.

Kein Ja: Excel reicht für deinen Betrieb. Prüf die Fragen wieder, wenn du einen Kanal ergänzt.

Für manche Betriebe reicht Excel völlig 

Nicht jeder Betrieb braucht ein ERP. Arbeitest du allein, verkaufst über einen Shop und hast wenige Bestellungen im Monat, sind Excel und ein Rechnungsprogramm eine gute Lösung.

Viele Shopsysteme bringen zudem eine einfache Bestandsführung mit. Ein Modelabel mit 400 Aufträgen im Monat hat sich nach unserem Gespräch bewusst gegen ein ERP entschieden. Es arbeitet weiter mit seinem Shopsystem, weil das für seine Größe reicht. Das bleibt eine gute Entscheidung, solange keine zweite Verkaufsstelle dazukommt.

In unseren Gesprächen zeigt sich eine Untergrenze: Unter 100 Aufträgen im Monat empfinden viele Betriebe ein ERP als zu groß.

So kommst du aus Excel raus 

Vor dem Wechsel haben viele Händler:innen mehr Sorge als vor den Tabellen selbst. Mit einer klaren Reihenfolge wird er planbar:

1. Räum deinen Artikelstamm auf. Eine Tabelle mit allen Artikeln, eindeutigen Artikelnummern und aktuellen Beständen. Doppelte Einträge löschst du vorher.

2. Sammle Kund:innen und Lieferanten in je einer Liste. Alte Kontakte ohne Umsatz lässt du weg.

3. Importiere die Daten per CSV. Deine Excel-Tabellen dienen dabei als Vorlage. Kinga Mathe hat die Artikeldaten so in Xentral übernommen.

4. Schließ zuerst deinen wichtigsten Kanal an. Weitere Kanäle folgen, wenn die Abläufe sitzen.

5. Teste mit echten Aufträgen. Lass Excel und ERP eine kurze Zeit parallel laufen und vergleiche die Bestände.

Excel verschwindet danach nicht ganz. Für Auswertungen und den Datenaustausch bleibt es nützlich. Es ist nur nicht mehr der Ort, an dem dein Betrieb läuft.

So sieht es nach dem Wechsel aus 

Bei Sternglas spart das Team 20 Stunden pro Woche. CEO Hennig Haberkamp sagt: „Viele Tabellen existieren jetzt gar nicht mehr. Es gibt jetzt in Xentral einen Artikelstamm mit allen wichtigen Informationen. Man muss nichts mehr manuell zusammensuchen.“

Bei Kinga Mathe reichten Excel-Tabellen und Kommissionieren von Hand, solange eine Handvoll Bestellungen pro Woche reinkam. Dann wuchs der Betrieb: „Als sich erste Fehler einschlichen, merkten wir, dass wir ein ERP-System brauchen.“ Heute spart das Team 50 % Zeit im Versand.

5. Ein Handelspartner verlangt eine Schnittstelle 

Ein junger Lebensmittelhersteller mit einem Mitarbeiter hat einen Großkunden im Lebensmittelhandel gewonnen. Die Bedingung: eine EDI-Anbindung innerhalb von 6 Monaten, also ein elektronischer Datenaustausch für Bestellungen und Rechnungen. Mit Excel geht das nicht. Hier gibt ein Vertrag den Zeitpunkt für den Wechsel vor.

6. Buchhaltung und Steuer laufen über Exporte 

Viele Betriebe, die mit Excel arbeiten, exportieren CSV-Dateien, bauen sie um und schicken sie an die Steuerberatung. Das kostet Zeit und hat eine rechtliche Seite.

Die GoBD verlangen, dass sich Buchungsbelege nicht unbemerkt verändern lassen. Eine Excel-Datei auf einem Laufwerk erfüllt das in der Regel nicht, weil du die Werte einfach überschreiben kannst.

Dazu kommt die E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 musst du Rechnungen an Geschäftskund:innen in einem strukturierten Format versenden, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt. Ab 2028 gilt das für alle Betriebe im B2B. Eine PDF-Rechnung aus Excel zählt dann nicht mehr.

Ein selbst gebautes Excel-ERP hält nur eine Weile 

Manche Betriebe gehen einen Schritt weiter. Sie bauen sich mit Formeln und Makros ein eigenes kleines ERP. In Foren wie Reddit finden sich viele solcher Projekte. In unseren Gesprächen sehen wir zwei typische Probleme:

• Das Wissen liegt bei einer Person. Ein Möbelhändler mit 4.500 Aufträgen im Monat steuert Aufträge und Produktion täglich über Excel und VBA-Skripte. Fällt die Person aus, die die Skripte gebaut hat, stehen Aufträge und Produktion still.

• Jede Erweiterung ist ein eigenes Projekt. Ein Hersteller von Nahrungsergänzung hat eine eigene Excel-Lösung für Prognose und Produktion entwickelt. Sie bildet seine Sonderfälle ab. Für einen neuen Kanal muss er sie trotzdem selbst umbauen.

Ohne solche Makros bleibt jede Auswertung Handarbeit. Eine Teamleiterin hat uns erzählt, wie ihre Monatsauswertung seit Jahren aussieht: „Seit 2018 gehe ich jeden Monat rein und schreibe rein, von welchem Produkt wie viel verkauft wurde. Es ist kein Spaß.“

8 Fragen zeigen, wie nah du am Kipppunkt bist 

Beantworte jede Frage mit Ja oder Nein:

1. Pflegst du Bestände an mehr als einer Stelle?

2. Arbeiten mehr als zwei Personen in denselben Tabellen?

3. Hast du im letzten Monat einen Artikel verkauft, der nicht mehr da war?

4. Tippst du Aufträge aus E-Mails oder Marktplätzen von Hand ab?

5. Schreibst du Rechnungen in einem anderen Programm als die Aufträge?

6. Exportierst du Daten für die Steuerberatung und baust sie um?

7. Weiß nur eine Person, wie die wichtigste Tabelle funktioniert?

8. Planst du in den nächsten 12 Monaten einen neuen Kanal oder B2B-Kund:innen?

Drei oder mehr Ja: Excel kostet dich bereits Zeit und Umsatz. Rechne nach, wie viele Stunden pro Woche in Abgleich und Korrektur gehen.

Ein oder zwei Ja: Du stehst kurz vor dem Kipppunkt. Bereite deine Daten jetzt vor, dann fällt der Wechsel später leichter.

Kein Ja: Excel reicht für deinen Betrieb. Prüf die Fragen wieder, wenn du einen Kanal ergänzt.

Für manche Betriebe reicht Excel 

Nicht jeder Betrieb braucht ein ERP. Arbeitest du allein, verkaufst über einen Shop und hast wenige Bestellungen im Monat, sind Excel und ein Rechnungsprogramm eine gute Lösung.

Viele Shopsysteme bringen zudem eine einfache Bestandsführung mit. Ein Modelabel mit 400 Aufträgen im Monat hat sich nach unserem Gespräch bewusst gegen ein ERP entschieden. Es arbeitet weiter mit seinem Shopsystem, weil das für seine Größe reicht. Das bleibt eine gute Entscheidung, solange keine zweite Verkaufsstelle dazukommt.

In unseren Gesprächen zeigt sich eine Untergrenze: Unter 100 Aufträgen im Monat empfinden viele Betriebe ein ERP als zu groß.

So kommst du aus Excel raus 

Vor dem Wechsel haben viele Händler:innen mehr Sorge als vor den Tabellen selbst. Mit einer klaren Reihenfolge wird er planbar:

1. Räum deinen Artikelstamm auf. Eine Tabelle mit allen Artikeln, eindeutigen Artikelnummern und aktuellen Beständen. Doppelte Einträge löschst du vorher.

2. Sammle Kund:innen und Lieferanten in je einer Liste. Alte Kontakte ohne Umsatz lässt du weg.

3. Importiere die Daten per CSV. Deine Excel-Tabellen dienen dabei als Vorlage. Kinga Mathe hat die Artikeldaten so in Xentral übernommen.

4. Schließ zuerst deinen wichtigsten Kanal an. Weitere Kanäle folgen, wenn die Abläufe sitzen.

5. Teste mit echten Aufträgen. Lass Excel und ERP eine kurze Zeit parallel laufen und vergleiche die Bestände.

Excel verschwindet danach nicht ganz. Für Auswertungen und den Datenaustausch bleibt es nützlich. Es ist nur nicht mehr der Ort, an dem dein Betrieb läuft.

So sieht es nach dem Wechsel aus 

Bei Sternglas spart das Team 20 Stunden pro Woche. CEO Hennig Haberkamp sagt: "Viele Tabellen existieren jetzt gar nicht mehr. Es gibt jetzt in Xentral einen Artikelstamm mit allen wichtigen Informationen. Man muss nichts mehr manuell zusammensuchen."

Bei Kinga Mathe reichten Excel-Tabellen und Kommissionieren von Hand, solange eine Handvoll Bestellungen pro Woche reinkam. Dann wuchs der Betrieb: "Als sich erste Fehler einschlichen, merkten wir, dass wir ein ERP-System brauchen."

Heute spart das Team 50 % Zeit im Versand.