Dirndl-Umsatz verdreifacht, Aufwand halbiert: Kinga Mathe wächst mit Xentral fehlerfrei und automatisiert

Mit Xentral und Individualisierungen von BDG Solutions hat Kinga Mathe mehr Zeit für Trachtendesigns und spart allein im Fulfillment 2.000 Euro im Monat.

Elisabeth Büschler
Customer CaseB2BShopify

Die Dirndl von Kinga Mathe können Trachtenfans nicht nur auf dem Cover der VOGUE bewundern, sondern auch im Onlineshop des Modedesign-Labels. Ihr Team beliefert B2C- und B2B-Kund:innen in Süddeutschland, Österreich und der Schweiz und produziert maßgeschneiderte Uniformen für Gastronomie und Hotellerie. Beim ersten großen Wachstumsschub war klar: Der zukünftige Erfolg braucht eine solide ERP-Basis.

Herausforderung:

Manuelle Prozesse, Papier und eine Software, die Shopify falsche Signale sendete, machten Kinga Mathe zu schaffen. Vor allem beim Launch einer neuen Kollektion.

Lösung mit Xentral:

Xentral ERP bietet Schnittstellen für sämtliche Inhouse-Prozesse von der Produktion bis zum Retourenmanagement. Mit dem Xentral Partner BDG Solutions gelang die Implementierung in nur 30 Tagen ohne Störung des Tagesgeschäfts.

Ergebnis:

Übersicht über 10.000 Artikel mit Varianten, 50 % Zeitersparnis im Fulfillment, 20 % weniger Aufwand in der Buchhaltung – und 2.000 Euro weniger Papierkosten.

Wie Dirndl zur Zerreißprobe für Prozesse wurden

Kinga und ihr Team legen Wert auf Zielgruppennähe. Deshalb gibt es Geschäfte in München, Kitzbühel und bald auch einen Pop-up-Store in Stuttgart. Ihre Traumtracht finden Dirndl-Fans auch online. Schaltzentrale für den Shopify-Shop, zentrales Versandlager und Flagship-Store sind am Tegernsee zu Hause. 

Trotz komplexer Kund:innen- und Vertriebsstrukturen steuert das Unternehmen sämtliche Kernprozesse von der Produktion über das Lager bis zum Fulfillment in Eigenregie. Das gewährleistet hohe Produktqualität und eine reibungslose Customer Experience. Bei einer Handvoll Bestellungen pro Woche reichten dafür Excel-Tabellen und manuelles Picking aus. 

Das änderte sich 2019 schlagartig, als die Kollektion „Alissa by Kinga Mathe“ für preissensiblere Kund:innen launchte und einen Nerv traf: „Wir mussten noch während des Verkaufs nachproduzieren“, erinnert sich Alexandra Sander, Geschäftsführende Managerin bei Kinga Mathe. Die Tegernseer Filiale wurde zum Versandlager, in dem zwei Mitarbeiter:innen durchgehend Bestellungen bearbeiteten. „Als sich erste Fehler einschlichen, merkten wir, dass wir ein ERP-System brauchen.“

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Der Shop ist unsere Haupteinnahmequelle. Wenn er nicht funktioniert, fallen 60 Prozent unserer Umsätze weg.

Alexandra Sander

Geschäftsführende Managerin bei Kinga Mathe

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Falsche Signale und Phantomretouren

Die 2021 eingeführte Software entpuppte sich als hilfreich für die Buchhaltung, aber weniger geeignet für die restlichen Prozesse. Das Team musste Angebote manuell verschicken, ohne Barcodes auskommen und Trackingnummern händisch in Shopify übertragen. Zum Schluss wurde jeder Auftrag gedruckt und abgeheftet. Allein der Packvorgang dauerte so 20 Minuten. Viel zu lange, bei den mittlerweile 100 Bestellungen pro Tag.

Doch nicht nur die Effizienz litt unter dem alten System, sondern auch der Umsatz: Weil die Software stornierte Shopify-Aufträge nicht korrekt an das Lager meldete, stieg die Retourenquote plötzlich auf 70 Prozent, ohne dass Retouren im Lager ankamen. Deshalb wurden Artikel im Onlineshop als verfügbar angezeigt, obwohl sie längst ausverkauft waren – ein eindeutiges Signal für Kinga Mathe, auf ein ERP-System mit zuverlässiger Shopify-Schnittstelle umzusteigen.

Anforderungen an die ERP-Software:
  • Verlässliche Schnittstelle zu Shopify
  • Sauberer Datenaustausch zwischen Shop, Lager und Buchhaltung
  • Cloudbasierte Lösung mit automatischen Backups und Remote-Zugriff 

Die Digitalagentur BDG Solutions, die bereits den Webshop und verschiedene Anbindungen umsetzte, empfahl Xentral ERP. Nach einem überzeugenden Test im Dezember 2022 fiel die Entscheidung dafür Anfang 2023. Da bei Kinga Mathe im März die B2B-Saison startet, blieben nur rund 30 Tage Zeit bis zum Go-Live. Dank dem strukturierten Onboarding durch BDG Solutions gelang es, die ersten Aufträge pünktlich umzusetzen, ohne größeren Eingriff ins Tagesgeschäft.

POS-Anbindung: Feuerprobe für Xentral und Individualisierungen

Die nächste Herausforderung für die Prozesse war die Eröffnung eines neuen Stores. BDG Solutions setzte in Xentral ein maßgeschneidertes POS-Modul um, das Kassendaten aus Shopify mit Xentral und den Lagerbeständen synchronisiert. Und bei der Filiale in Kitzbühel konnte das Team mit Anpassungen durch BDG Solutions nach nur sieben Tagen alle Store-Umsätze steuerkonform verbuchen.

Die Agentur ist für Kinga Mathe ein wichtiger technischer Sparringspartner, der ihre Bedürfnisse kennt und Lösungen für akute Herausforderungen liefert. Deshalb funktioniert die Zusammenarbeit seit Jahren reibungslos. Langfristige Themen geht Alexandra gern mit der Xentral Community an. Dort fand sie zum Beispiel eine Lösung für den fehleranfälligen Retourenprozess: Ihr Team nutzt heute Retouren-Scanner des Xentral-Kunden Bauer Produktkennzeichnung. Die Fehlerquote liegt jetzt bei Null, die Zufriedenheit im Team bei 10/10.

Mehr Effizienz bei wachsenden B2B- und B2C-Aufträgen

Die Scanner bewähren sich vor allem von Juli bis September, wenn das Team bis zu 1.000 B2B-Pakete monatlich verschickt. Mitarbeiter:innen und Aushilfen steht im Fulfillment eine Versandstation zur Verfügung: Das übersichtliche Xentral-Interface hilft, die richtigen Artikel zu scannen. Ist alles korrekt, startet der Versandprozess mit automatisch berechnetem Paketvolumen und passenden DHL-Versandscheinen. Rechnung und Sendungsnummer übermittelt Xentral an die Empfänger:innen und markiert den Auftrag in Shopify als versendet.

Bei der Vorbereitung der B2B- und Uniform-Aufträge arbeitet Kinga Mathe mit Lagern und Projekten, um reguläre Kollektionen und Sonderanfertigungen sauber zu trennen. Individuelle Xentral-Berichte strukturieren die B2B-Aufträge und überführen sie in Produktionslisten. Alexandras Team sieht jederzeit, welche Artikel verfügbar, reserviert oder in Produktion sind. 

Zwar sind B2C-Aufträge weniger komplex, aber die Logistik fordern sie heraus. Der Onlineversand erfolgt vom Tegernsee aus, doch es gibt immer wieder Ladenhüter in den Stores, die online nachgefragt sind. Mit Xentral lassen sie sich ins Hauptlager und den Onlineshop zurückführen, damit Kund:innen, die den Artikel auf der Merkliste haben, direkt zuschlagen können.

Wer bei der Passform unsicher ist, bestellt in der Regel zwei Größen zur Auswahl. Ist nur eine Größe auf Lager, erfahren die Kund:innen, in welchem Store sie die Tracht anprobieren können. Gerade bei besonders hochwertigen Dirndln ist die individuelle Beratung mit Getränk ein gern genutzter Service. 

Zeit, Papierkosten und Aufwand in allen Bereichen gespart

Das Team nutzt Xentral täglich und hat damit alle Unternehmensbereiche und Aufträge im Blick. Das erweist sich vor allem in der Kommunikation mit den Kund:innen als Vorteil, die häufig telefonisch abläuft. Bei Fragen und Änderungswünschen kann dank der zentralen Auftragsübersicht jede:r im Team weiterhelfen. 

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Es gibt keinen Tag, an dem ich und die meisten unserer Mitarbeiter nicht mit Xentral arbeiten.

Alexandra Sander

Geschäftsführende Managerin bei Kinga Mathe

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2023 hat sich der Jahresumsatz verdoppelt, 2024 sogar verdreifacht. Das liegt auch an der Kreativität der Gründerin: Alle sechs Monate entsteht eine neue Kollektion mit rund 120 Artikeln und Varianten. Artikeldaten pflegt das Team in einer CSV-Tabelle und kann sie per CSV-Import mit einem Klick zu Xentral übertragen. Damit entfällt manuelles Einpflegen einzelner Posten in Shopify und das Team kann Kollektionen schon Monate vor dem Launch vorbereiten.

Es gibt auch überraschende Verbesserungen: Das Team spart mit Xentral rund 2.000 Euro Papierkosten pro Monat und weitere 500 Euro, da durch den Shopify Connector kein zwischengeschalteter Versanddienstleister mehr nötig ist. Zeit spart das Team vor allem im Fulfillment: Bestellungen sind in 10 statt 30 Minuten bearbeitet, sodass 150 Bestellungen zu dritt innerhalb eines Tages statt zu zweit in einer Woche abgearbeitet sind. In der Buchhaltung sank der Aufwand durch korrekte Zuordnungen von Shopify-Zahlungen um 20 Prozent.

Ergebnisse 2 Jahre nach Onboarding:
  • 3.000 B2B-Pakete pro Monat
  • 10.000 Produktvarianten
  • 3 x mehr Umsatz
  • 3 x mehr Geschwindigkeit beim Versand
  • 20 % Zeitersparnis in der Buchhaltung

Von der Prozesssteinzeit zu internationalen Chancen

Mit ERP-Unterstützung gestaltet Kinga Mathe komplexe Prozesse strukturiert, effizient und skalierbar: „Wir haben schnell gemerkt, dass Xentral das System ist, mit dem wir wachsen können“, sagt Alexandra. Anderen Unternehmen empfiehlt sie, von Anfang an auf ERP-Software zu setzen: „Am liebsten hätte ich Xentral schon bei Artikel 1 gehabt.“ 

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Zurück in die Steinzeit ist absolut keine Option.

Alexandra Sander

Geschäftsführende Managerin bei Kinga Mathe

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Dabei sollte man sich nicht von der Komplexität eines ERP-Systems abschrecken lassen und im Zweifel auf Partner:innen wie BDG Solutions zu vertrauen – zum Beispiel bei der Anbindung der Produktion und von DATEV, die bei Kinga Mathe noch 2025 anstehen. 2026 will das Team international durchstarten und dabei mit Xentral und BDG Solutions jede steuerliche und technische Hürde überwinden.  

Steckbrief: Kinga Mathe

Name: Kinga Mathe GmbH

Gründung: 2008 in Stuttgart

Mitarbeitende: 20 feste, 4 freie

Branche: Fashion

Tech-Stack: Xentral ERP als Datenbasis, Shopify , DHL, Klaviyo

Xentral Funktionen: Auftragsmanagement, Artikelverwaltung, Einkauf, Buchhaltung & Zahlung, CRM & Kundendaten, Logisitk & Fulfillment

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Elisabeth Büschler
Sie begeistert sich für innovative Brands und Content – und ist deshalb bei Xentral mit seinen mehr als 2.000 Startups und KMU genau richtig. Ihr Antrieb ist es, Inhalte zu erschaffen, die das Wachstum und den Erfolg der Xentral-Kund:innen nachhaltig stärken.

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