Umsatz verdreifacht, Fulfillment halbiert: Wie Kinga Mathe nach dem Dirndl-Boom mit Xentral aus dem Prozess-Chaos wuchs

Als 2019 die Kollektion „Alissa by Kinga Mathe" einschlug, wurde die Tegernseer Filiale zum Versandlager. Zwei Mitarbeiter:innen packten durchgehend Bestellungen, das alte System schickte falsche Signale an Shopify und die Retourenquote sprang auf 70 %, ohne dass Retouren im Lager landeten. Mit Xentral und dem Partner BDG Solutions strukturierte Kinga Mathe die Prozesse in 30 Tagen neu, halbierte den Fulfillment-Aufwand und verdreifachte den Umsatz zwischen 2023 und 2024, ohne dafür zusätzlich einstellen zu müssen.

Wie ein Dirndl-Launch die alten Prozesse an die Belastungsgrenze brachte 

Kinga Mathe entwirft Trachten aus dem oberbayerischen Tegernsee und beliefert B2C- und B2B-Kund:innen in Süddeutschland, Österreich und der Schweiz. Die Dirndl der Designerin schaffen es aufs Cover der VOGUE. Neben den drei Stores in München, Kitzbühel und einem Pop-up in Stuttgart läuft der Verkauf über den Shopify-Shop. Dazu kommen Uniformen für Gastronomie und Hotellerie.

Bei einer Handvoll Bestellungen pro Woche reichte lange eine Kombination aus Excel-Tabellen und manuellem Picking. 2019 änderte sich das schlagartig. Die Kollektion „Alissa by Kinga Mathe" traf einen Nerv, das Team musste noch während des Verkaufs nachproduzieren. Die Tegernseer Filiale wurde zum Versandlager. Zwei Mitarbeiter:innen packten durchgehend Bestellungen. Als sich die ersten Fehler einschlichen, war klar: Ohne ERP-System geht es nicht mehr.

Warum warfen Phantomretouren die erste ERP-Wahl aus dem Rennen? 

Die 2021 eingeführte Software half in der Buchhaltung, aber nicht im Rest des Betriebs. Angebote gingen manuell raus, Barcodes fehlten, Trackingnummern wurden per Hand in Shopify übertragen. Jeder Auftrag wurde am Ende gedruckt und abgeheftet. Ein einzelner Packvorgang dauerte 20 Minuten. Bei 100 Bestellungen pro Tag war das nicht länger tragbar.

Noch teurer war ein zweites Problem: Die Software meldete stornierte Shopify-Aufträge nicht korrekt zurück ans Lager. Die Retourenquote schoss auf 70 %, ohne dass Retouren im Lager ankamen. Artikel standen im Shop als verfügbar, obwohl sie längst ausverkauft waren. Umsatz ging verloren, ohne dass jemand einen Fehler sah.

Was muss ein ERP-System für Mode-Labels leisten? 

Mode-Labels haben andere Anforderungen an ihr ERP-System als reine Handelsbetriebe. Drei Punkte sind entscheidend:

• Verlässliche Shopify-Anbindung: Bestände müssen in beide Richtungen synchron laufen, Stornos und Retouren zuverlässig ans Lager melden.

• Varianten-Handling: Kollektionen mit Größen, Farben und Modellen pro Artikel wollen sauber strukturiert sein, sonst kippt jede neue Saison die Datenbasis.

• Nahtloser B2C-B2B-Mix: Onlineshop, Store-Kassen und Uniform-Aufträge laufen parallel, brauchen aber eine gemeinsame Bestandssicht.

Xentral deckt diese Punkte mit Auftragsmanagement, Artikelverwaltung, CRM und Fulfillment in einem System ab. Auch das Team hatte klare Kriterien: verlässliche Shopify-Schnittstelle, sauberer Datenaustausch zwischen Shop, Lager und Buchhaltung, cloudbasierte Lösung mit automatischen Backups und Remote-Zugriff.

Wie migrierte BDG Solutions Kinga Mathe in 30 Tagen auf Xentral? 

Die Empfehlung für Xentral kam von der Digitalagentur BDG Solutions, die bereits den Webshop und mehrere Anbindungen für Kinga Mathe umgesetzt hatte. Nach einem Test im Dezember 2022 fiel die Entscheidung Anfang 2023. Da die B2B-Saison im März startet, blieben rund 30 Tage bis zum Go-Live.

BDG Solutions führte das strukturierte Onboarding durch, ohne das Tagesgeschäft zu stören. Die ersten Aufträge liefen pünktlich zur Saison. Später kam ein maßgeschneidertes POS-Modul dazu, das Kassendaten aus Shopify mit Xentral und den Lagerbeständen synchronisiert. Für die neue Filiale in Kitzbühel dauerte die steuerkonforme Anbindung sieben Tage.

Für langfristige Themen nutzt das Team die Xentral Community. Dort fand Alexandra die Lösung für den fehleranfälligen Retourenprozess: Retouren-Scanner des Xentral-Kunden Bauer Produktkennzeichnung. Die Fehlerquote im Retourenprozess liegt seitdem bei null.

Wie versendet Kinga Mathe 1.000 B2B-Pakete im Monat fehlerfrei? 

Von Juli bis September ist Hochsaison. Das Team versendet bis zu 1.000 B2B-Pakete pro Monat. An der Versandstation im Fulfillment zeigt Xentral, was zu scannen ist. Stimmt alles, startet der Versandprozess mit automatisch berechnetem Paketvolumen und passenden DHL-Versandscheinen. Rechnung und Sendungsnummer gehen automatisch an die Empfänger:innen, der Auftrag wird in Shopify als versendet markiert.

Bei B2B- und Uniform-Aufträgen trennt das Team reguläre Kollektionen und Sonderanfertigungen über Lager und Projekte. Individuelle Xentral-Berichte strukturieren die Aufträge und übernehmen sie in Produktionslisten. Alexandras Team sieht jederzeit, welche Artikel verfügbar, reserviert oder in Produktion sind.

B2C-Aufträge sind weniger komplex, fordern aber die Logistik heraus. Wenn ein Ladenhüter aus einem Store online plötzlich gefragt ist, holt Xentral ihn zurück ins Hauptlager und in den Onlineshop. Wer bei der Passform unsicher ist und zwei Größen bestellen will, sieht direkt, in welchem Store beide Größen zur Anprobe stehen. Gerade bei hochwertigen Dirndln ist die persönliche Beratung im Store ein gefragter Service.

Wo spart Xentral im Alltag am meisten? 

Xentral ist heute das System, in dem fast das gesamte Team täglich arbeitet. Kund:innen rufen häufig direkt an. Dank der zentralen Auftragsübersicht kann jede:r im Team weiterhelfen, ohne intern durchzustellen.

Die konkreten Einsparungen liegen an drei Stellen:

• Fulfillment: Eine Bestellung wird in 10 Minuten statt 30 abgewickelt. 150 Bestellungen erledigen drei Personen jetzt an einem Tag, statt zwei Personen in einer Woche.

• Buchhaltung: Korrekte Zuordnung von Shopify-Zahlungen senkt den Aufwand um 20 %.

• Papierkosten: 2.000 € pro Monat weg. Weitere 500 € gespart, weil der Shopify Connector den vorher zwischengeschalteten Versanddienstleister ersetzt.

Neue Kollektionen erscheinen alle sechs Monate mit rund 120 Artikeln und Varianten. Artikeldaten pflegt das Team in einer CSV und importiert sie mit einem Klick in Xentral. Manuelles Einpflegen in Shopify entfällt, Kollektionen lassen sich Monate im Voraus vorbereiten.

Was plant Kinga Mathe mit Xentral als Nächstes? 

Für 2025 stehen die Anbindung der Produktion und die DATEV-Integration mit Unterstützung von BDG Solutions an. 2026 will das Team international durchstarten. Xentral und BDG Solutions bilden das technische Rückgrat für die nächste Wachstumsphase.

Fazit 

Die Geschichte von Kinga Mathe zeigt, was passiert, wenn ein Mode-Label ohne ERP-Rückgrat einen Wachstumsschub erlebt: Fehler, Phantomretouren, Umsatzverluste. Mit Xentral und BDG Solutions strukturierte das Team die Prozesse in 30 Tagen neu, halbierte den Fulfillment-Aufwand, senkte den Buchhaltungsaufwand um 20 % und verdreifachte den Umsatz zwischen 2023 und 2024, ohne zusätzlich einzustellen. Für Mode-Labels mit einer Kombination aus Onlineshop, mehreren Stores und B2B-Uniform-Geschäft ist Xentral der Unterschied zwischen „wir stemmen die Peak-Saison irgendwie" und „wir wachsen strukturiert weiter, auch international."