Worauf du bei der ERP-Wahl achten solltest

Du stehst vor der Entscheidung, ein ERP-System für dein Unternehmen auszuwählen? Die richtige Wahl kann über Erfolg oder Misserfolg deines Wachstumskurses entscheiden. In diesem Artikel erfährst du genau, worauf du bei der ERP-Wahl achten solltest, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Das Wichtigste in Kürze

• Geschäftsmodell-spezifische Auswahl: Wähle dein ERP-System basierend auf deinem Geschäftsmodell und deinen Branchenanforderungen – eine One-Size-Fits-All-Lösung gibt es nicht.
• Zukunftssicherheit: Achte auf Skalierbarkeit, moderne Technologie und regelmäßige Updates, damit dein ERP-System mit deinem Unternehmenswachstum Schritt halten kann.
• Gesamtkosten betrachten: Beziehe bei deiner Entscheidung die Total Cost of Ownership über mehrere Jahre ein, nicht nur die Anschaffungskosten.

Die wichtigsten Kriterien für deine ERP-Auswahl

Ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die deine Geschäftsprozesse maßgeblich beeinflusst. Damit du die richtige Entscheidung triffst, sind folgende Kriterien besonders wichtig:

1. Funktionalität

Das System muss alle wesentlichen Geschäftsprozesse abbilden können. Hierzu gehören Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung, Einkauf, Verkauf und je nach Unternehmen auch Produktion oder Projektmanagement.

2. Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Bedienoberfläche sorgt für schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz bei deinen Mitarbeitenden. Moderne Systeme mit Next-Gen-Design reduzieren den Schulungsaufwand und steigern die Produktivität um bis zu 30% gegenüber komplexen Legacy-Systemen.

3. Skalierbarkeit

Dein ERP-System sollte mit deinem Unternehmen mitwachsen können – von 100 auf 1.500+ Bestellungen pro Monat, ohne dass die Performance leidet oder teure Upgrades nötig werden.

4. Integration

Prüfe, ob das System sich nahtlos mit deinen bestehenden Anwendungen verbinden lässt. Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Shopsystemen, Marktplätzen, Zahlungsanbietern und Versanddienstleistern.

5. Cloud vs. On-Premise

Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und reduzieren IT-Infrastrukturkosten, während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle über deine Daten ermöglichen. Bei KMUs setzen sich zunehmend Cloud-Lösungen durch, da sie weniger Wartungsaufwand erfordern und Updates automatisch eingespielt werden.

6. Kosten

Berücksichtige neben den Anschaffungs- auch die laufenden Kosten für Updates, Support und Anpassungen. Ein realistisches Budget für ein mittelständisches Unternehmen liegt zwischen 15.000 und 50.000 Euro im ersten Jahr.

7. Compliance

Achte darauf, dass das System GoBD-konform ist und eine DATEV-Schnittstelle bietet, um die deutschen Steuer- und Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen.

So findest du das perfekte ERP-System für dein Geschäftsmodell

Je nach Geschäftsmodell variieren die Anforderungen an dein ERP-System erheblich. Eine One-Size-Fits-All-Lösung gibt es nicht. Hier findest du die wichtigsten Anforderungen nach Geschäftsmodell:

B2C e-Commerce

Für reine Online-Shops sind folgende Funktionen besonders wichtig:

• Nahtlose Integration mit deinem Shopsystem (wie WooCommerce, Shopify oder Shopware)
• Automatisierte Auftragsabwicklung von der Bestellung bis zum Versand
• Retourenmanagement mit automatisierter Gutschriftenerstellung
• Bestandsmanagement in Echtzeit, um Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden
• Anbindung an Zahlungsdienstleister und Versandanbieter

Beispiel: Der Food & Beverage-Händler Buah konnte durch die Einführung eines spezialisierten ERP-Systems seine Bestellabwicklungszeit um 75% reduzieren und gleichzeitig sein internationales Wachstum vorantreiben.

B2C Omnichannel

Wenn du sowohl online als auch stationär verkaufst, benötigst du zusätzlich:

• Zentrales Bestandsmanagement über alle Verkaufskanäle hinweg
• Kassenanbindung für den stationären Handel
• Click & Collect-Funktionalität
• Kundenkonten mit kanalübergreifendem Zugriff auf Kaufhistorie
• Multichannel-Preismanagement für unterschiedliche Verkaufskanäle

B2B-Unternehmen

Für den Großhandel oder B2B-Vertrieb sind diese Funktionen unerlässlich:

• Individuelle Preislisten und Rabattsysteme für verschiedene Kundengruppen
• Unterstützung von komplexen Bestellprozessen (Rahmenverträge, Sammelbestellungen)
• Kreditlimitverwaltung und erweitertes Forderungsmanagement
• EDI-Schnittstellen für den elektronischen Datenaustausch mit Großkunden
• Umfangreiche Berichts- und Analysefunktionen für den Vertrieb

Branchenspezifische ERP-Anforderungen

Neben dem Geschäftsmodell spielen auch branchenspezifische Anforderungen eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl. Hier sind die wichtigsten Besonderheiten für relevante Branchen:

Food & Beverage

Für Lebensmittelhändler sind folgende Funktionen unverzichtbar:

• MHD-Verwaltung und Chargenrückverfolgbarkeit für Lebensmittelsicherheit
• Einhaltung von Hygiene- und Lebensmittelstandards (HACCP)
• Allergenkennzeichnung und Nährwertinformationen
• Kühlkettenverwaltung und Temperaturprotokolle
• Spezielle Verpackungs- und Versandoptionen für verderbliche Waren

Besondere Anforderungen im Detail:

• Chargenrückverfolgbarkeit: Die lückenlose Rückverfolgung ist gesetzlich vorgeschrieben. Im Falle eines Rückrufs musst du genau nachvollziehen können, welche Chargen an welche Kunden geliefert wurden.
• MHD-Management: Eine automatisierte Verwaltung von Mindesthaltbarkeitsdaten verhindert abgelaufene Waren und optimiert deine First-Expired-First-Out-Strategie.
• Allergenkennzeichnung: Die EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) verlangt eine klare Kennzeichnung von Allergenen.
• Temperaturprotokolle: Für kühlpflichtige Waren müssen Temperaturverläufe dokumentiert werden.
• Schnelle Kommissionierung: Bei verderblichen Waren reduziert ein ERP mit optimierter Kommissionierung die Durchlaufzeit um bis zu 70%.

Home & Garden

Im Bereich Haus und Garten sollte dein ERP-System folgende Funktionen bieten:

• Verwaltung sperriger Güter im Lager mit speziellen Lagerplatzkonzepten
• Saisonale Planung für Einkauf und Marketing
• Produktvariantenverwaltung (z.B. verschiedene Größen, Farben)
• Umgang mit schwankenden Bestellspitzen je nach Saison
• Spezielle Versandabwicklung für Sperrgut

Manufacturing

Für produzierende Unternehmen sind diese Funktionen besonders wichtig:

• Stücklisten und BOM-Management: Mehrstufige Stücklisten müssen übersichtlich verwaltet werden können, inklusive Varianten und Alternativen
• Ressourcenplanung: Maschinen, Personal und Material müssen optimal geplant werden, um Produktionsengpässe zu vermeiden
• Qualitätsmanagement: Prüfpläne, Messprotokolle und Qualitätsberichte sollten im ERP integriert sein, um ISO-Standards einzuhalten
• Kapazitätsplanung: Dein ERP sollte aufzeigen, wann welche Ressourcen verfügbar sind und wie sie optimal eingesetzt werden können
• Nachkalkulation: Um deine Margen zu optimieren, benötigst du eine präzise Nachkalkulation, die Plan- und Ist-Kosten vergleicht

Praktische Implementierung in 5 Schritten

1. Analyse deiner aktuellen Versandprozesse

Bevor du mit der Automatisierung beginnst, analysiere deine bestehenden Prozesse:

• Welche manuellen Schritte gibt es in deinem Versandprozess?
• Wo treten die meisten Fehler auf?
• Welche Versanddienstleister nutzt du aktuell und warum?
• Welche speziellen Anforderungen hast du an den Versand?

2. Auswahl der passenden Automatisierungslösung

Basierend auf deiner Analyse wählst du die passende Lösung:

• ERP-System mit integrierter Versandautomatisierung
• Spezielle Versand-Software mit DHL-Integration
• Direkte API-Anbindung an DHL und weitere Dienstleister

Wichtige Kriterien:

• Skalierbarkeit der Lösung
• Multi-Carrier-Fähigkeit
• Integration mit deinen vorhandenen Systemen
• Zukunftssicherheit und Updates

3. Integration und Konfiguration

Nach der Auswahl folgt die Integration in deine bestehende Systemlandschaft:

• Einrichtung der Schnittstellen zu deinen Verkaufskanälen
• Konfiguration der Versanddienstleister
• Festlegung von Versandregeln und automatischen Abläufen
• Einrichtung von Druckern und Etikettenformaten

4. Testphase und Optimierung

Bevor du die Versandautomatisierung vollständig einführst:

• Teste mit einer begrenzten Anzahl von Bestellungen
• Überprüfe die Erstellung und den Druck von Versandetiketten
• Kontrolliere die Übermittlung von Tracking-Informationen
• Analysiere und optimiere den Prozess

5. Mitarbeiterschulung und vollständige Implementierung

Der letzte Schritt ist die vollständige Implementierung:

• Erstelle klare Dokumentationen und Arbeitsanweisungen
• Schulung aller beteiligten Mitarbeiter
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesse
• Kontinuierliche Optimierung

Tipp: Die Umstellung auf automatisierte Versandprozesse sollte schrittweise erfolgen. Beginne mit einfachen Prozessen und erweitere die Automatisierung nach und nach.

Branchenspezifische Anforderungen

Lebensmittelhandel: Einhaltung der Kühlkette

Für Lebensmittelhändler ist die Einhaltung der Kühlkette ein kritischer Faktor:

• Automatische Priorisierung von Bestellungen mit verderblichen Waren
• Integration spezieller Versanddienstleister mit Kühlkettenmanagement
• Automatische Auswahl geeigneter Verpackungen
• Compliance-Management für lebensmittelrechtliche Vorschriften
• Automatische Dokumentation der Kühlketteneinhaltung

Mode- und Textilhandel: Effizientes Retourenmanagement

Für Modehändler mit hohen Retourenquoten:

• Automatische Generierung von Retourenetiketten
• QR-Code-basierte Rücksendeprozesse
• Automatische Bestandsanpassung bei Retoureneingang
• Priorisierung der Wiederaufbereitung retournierter Ware
• Integration von Retourenanalysen

Elektronikhandel: Versicherung und Dokumentation

Bei hochwertigen Elektronikprodukten:

• Automatische Versicherungsauswahl basierend auf Warenwert
• Integrierte Seriennummernerfassung für die Rückverfolgbarkeit
• Spezielle Verpackungsvorschriften für empfindliche Elektronik
• Automatische Zollabwicklung bei internationalen Sendungen
• Einhaltung von WEEE-Richtlinien

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Datenschutz nach DSGVO

Die Übermittlung von Kundendaten an Versanddienstleister unterliegt der DSGVO:

• Sichere Datenübertragung gewährleisten
• Nur notwendige Daten an Versanddienstleister übermitteln
• Löschfristen für Versanddaten implementieren
• Auskunftsrechte der Kunden unterstützen

Fernabsatzrecht und Widerrufsbelehrung

Die automatisierte Versandabwicklung muss die Anforderungen des Fernabsatzrechts erfüllen:

• Automatischer Versand von Widerrufsbelehrungen
• Berücksichtigung von Widerrufsfristen bei der Versandplanung
• Dokumentation der Zustellung für Beweiszwecke

Zoll- und Exportbestimmungen

Bei internationalen Sendungen:

• Automatische Erstellung zollrelevanter Dokumente
• Berücksichtigung von Exportbeschränkungen
• Korrekte Warenwertdeklaration und HS-Code-Zuweisung
• Einhaltung länderspezifischer Versandvorschriften

Implementierung und Kosten

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung erfordert:

Implementierungsdauer

Die Einführung eines ERP-Systems dauert je nach Unternehmensgröße und Komplexität:

• Kleine Unternehmen ohne spezielle Anforderungen: 1-3 Monate
• Mittelständische Unternehmen mit Standardprozessen: 3-6 Monate
• Komplexe Implementierungen mit individuellen Anpassungen: 6-12 Monate

Kostenstruktur und TCO-Berechnung

Bei der Berechnung der Total Cost of Ownership (TCO) müssen folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Lizenz- oder Abonnementkosten
• Implementierungskosten (Beratung, Anpassung, Datenübernahme)
• Schulungskosten für Mitarbeitende
• Wartungs- und Supportkosten
• Kosten für Hardware-Upgrades (bei On-Premise-Lösungen)
• Kosten für zukünftige Anpassungen und Erweiterungen

Die Implementierungskosten betragen typischerweise das 1,5- bis 3-fache der jährlichen Lizenzkosten. Plane daher ein ausreichendes Budget für die Einführungsphase ein.

Lesetipp: Vergleiche immer mehrere Anbieter und achte darauf, dass alle Kosten transparent aufgeschlüsselt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Die 7 häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl

Um bei der ERP-Auswahl erfolgreich zu sein, solltest du folgende häufige Fehler vermeiden:

1. Unzureichende Anforderungsanalyse: Definiere deine Anforderungen detailliert, bevor du mit der Anbietersuche beginnst. Erstelle ein Lasten- und Pflichtenheft.

2. Ignorieren des Nutzerfeedbacks: Beziehe Schlüsselanwender frühzeitig in den Auswahlprozess ein, um die Akzeptanz zu fördern.

3. Zu starke Anpassungen: Versuche, deine Prozesse an Standard-Software anzupassen, statt die Software zu stark zu individualisieren. Dies reduziert Kosten und vereinfacht Updates.

4. Unterschätzen des Schulungsbedarfs: Plane ausreichend Zeit und Budget für Schulungen ein. Gut geschulte Mitarbeitende sind entscheidend für den Erfolg.

5. Unrealistische Zeitplanung: Rechne mit Verzögerungen und plane Pufferzeiten ein, besonders bei der Datenübernahme.

6. Vernachlässigung der Skalierbarkeit: Wähle ein System, das mit deinem Unternehmen mitwachsen kann, um kostspieligen Systemwechsel in der Zukunft zu vermeiden.

Fokus nur auf den Preis: Das günstigste System ist selten die wirtschaftlichste Lösung. Berücksichtige den langfristigen Nutzen und die Gesamtkosten.

Checkliste: In 10 Schritten zum passenden ERP-System

Folge dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das perfekte ERP-System für dein Unternehmen zu finden:

1. Ist-Analyse durchführen: Dokumentiere alle bestehenden Prozesse, Schwachstellen und Anforderungen.

2. Projektziele definieren: Lege konkrete, messbare Ziele fest, die du mit der ERP-Einführung erreichen möchtest.

3. Budget festlegen: Kalkuliere nicht nur die Anschaffungskosten, sondern die gesamte TCO über mindestens 5 Jahre.

4. Anforderungskatalog erstellen: Unterscheide zwischen Must-have- und Nice-to-have-Funktionen.

5. Stakeholder einbeziehen: Hole Input von allen betroffenen Abteilungen, besonders von den späteren Hauptanwendern.

6. Anbieter recherchieren: Erstelle eine Longlist mit potenziellen Anbietern, die zu deiner Branche und Unternehmensgröße passen.

7. Demos anfordern: Lass dir individuelle Demos mit deinen eigenen Beispieldaten zeigen.

8. Referenzen prüfen: Sprich mit bestehenden Kunden der Anbieter, idealerweise aus deiner Branche.

9. Implementierungsplan erstellen: Plane die Einführung detailliert mit realistischem Zeitplan und Ressourceneinsatz.

10. Entscheidung treffen und Vertrag prüfen: Achte auf faire Vertragsbedingungen und klare Leistungsbeschreibungen.

Ein strukturierter Auswahlprozess verhindert teure Fehlentscheidungen und stellt sicher, dass du ein System findest, das optimal zu deinen Anforderungen passt und langfristigen Mehrwert bietet.

Rechtliche Anforderungen an dein ERP-System

Bei der ERP-Auswahl darfst du rechtliche Aspekte nicht vernachlässigen. Diese können je nach Branche variieren, einige grundlegende Anforderungen gelten jedoch immer:

• GoBD-Konformität: Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" sind für alle deutschen Unternehmen verpflichtend.
• Revisionssicherheit: Alle buchungsrelevanten Vorgänge müssen nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden.
• DSGVO-Compliance: Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle – achte auf Funktionen wie Datenlöschung, Auskunftserteilung und Datenminimierung.
• E-Rechnungs-Standard: Für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht. Dein ERP sollte das XRechnung-Format unterstützen.
• Branchenspezifische Vorschriften: Je nach Branche können weitere Vorschriften gelten, wie etwa MDR für Medizinproduktehersteller oder HACCP im Lebensmittelbereich.

Lesetipp: Ein GoBD-konformes ERP-System schützt dich bei Betriebsprüfungen vor teuren Nachzahlungen und Strafen.

Entscheidungshilfe: Cloud oder On-Premise?

Die Frage nach dem richtigen Betriebsmodell ist für viele Unternehmen eine der wichtigsten:

Cloud-ERP: Vorteile und Nachteile

Vorteile:

• Geringere Anfangsinvestition, da keine eigene IT-Infrastruktur nötig ist
• Automatische Updates und Wartung
• Standortunabhängiger Zugriff
• Skalierbare Ressourcen je nach Bedarf
• Schnellere Implementierung

Nachteile:

• Laufende Kosten durch Abonnementmodell
• Abhängigkeit von der Internetverbindung
• Geringere Anpassungsmöglichkeiten
• Potenzielle Datenschutzbedenken

On-Premise-ERP: Vorteile und Nachteile

Vorteile:

• Volle Kontrolle über die eigene Infrastruktur
• Einmalige Lizenzkosten statt laufender Gebühren
• Mehr Anpassungsmöglichkeiten
• Keine Abhängigkeit von externen Diensten

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestition in Hardware
• Eigener IT-Support nötig
• Updates und Wartung in Eigenregie
• Schwierigere Skalierung bei Wachstum

Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise sollte nicht nur nach Kosten, sondern auch nach Unternehmensstrategie, IT-Ressourcen und Sicherheitsanforderungen getroffen werden. Für wachstumsstarke e-Commerce Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen ist die Cloud-Variante in der Regel die bessere Wahl.