5 Jahre Xentral – 40 % Wachstum jährlich: Meine Orangerie wächst wie von selbst, ohne zusätzliches Personal

Wer sein Geschäft blühen lassen will, braucht ein ERP-System – davon ist Christoph Lindlar überzeugt. Der Gründer von Meine Orangerie setzt beim Pflanzenwachstum auf seine Erfahrung und bei Business-Prozessen auf Xentral als Kommandozentrale.

Seit er 14 ist, beschäftigt Christoph sich mit Pflanzen und der Frage, wie man ein Geschäft mit der empfindlichen Ware aufbauen kann. In seinem Webshop Meine Orangerie bietet er hochwertige Gewächse aus Italien, Trockenpflanzen, Zubehör und Tipps für die Pflanzenpflege an. Damit Bestellungen sicher bei den Kund:innen ankommen, setzt Christoph seit 2019 auf Xentral für reibungslose Logistik und saubere Bestandsdaten über alle Verkaufskanäle.

Die Wurzeln von Meine Orangerie: Wenn aus dem Nebenjob eine Berufung wird 

Pflanzen haben Christoph schon immer fasziniert. Mit 14 Jahren hilft er im Gartencenter in der Nachbarschaft aus. Damit bessert er nicht nur sein Taschengeld auf, sondern sammelt wertvolles Pflanzen- und Handelswissen. Im Studium bleibt er dem Nebenjob und dem Thema treu und lernt als Diplomkaufmann, wie man im großen Stil mit Blumen, Pflanzen, Obst und Gemüse handelt.

Nach acht Jahren Festanstellung gründet er 2014 mit Meine Orangerie einen eigenen Onlinehandel für mediterrane Pflanzen und verbindet damit sein kaufmännisches Wissen und seine Liebe zur Natur. In seinem Shop finden Kund:innen Zitrus- und Olivenbäume, die Christoph anfangs noch persönlich in Italien auswählt, sowie Tipps und Zubehör für die Pflanzenpflege.

Wachstum mit Hindernissen: Wenn Logistik und Bestandsdaten zur Herausforderung werden 

Als sein Unternehmen Früchte trägt, begegnen dem Gründer erste Hürden in der Logistik: Die empfindliche Ware muss vorsichtig behandelt und bis zum Versand in der kleinen Lagerhalle des Gründers gepflegt werden. Zunächst übernimmt er diese Aufgabe selbst und fährt versandfertige Bäumchen mit seinem Fiat Cinquecento zur Post. Nach und nach unterstützen ihn Teil- und Vollzeitkräfte im Lager und seine Ehefrau Dani im Büro. 

2019 zieht das Lager in die Scheune eines Bauernhofs um, die genug Platz und Ressourcen für die Pflanzenpflege bietet. Die Postfahrten sind Vergangenheit, doch dafür muss Christoph sich nun mit den Grenzen seiner Geschäftsprozesse beschäftigen. Die alte Onlineshop-Software wird seinen Bedürfnissen nicht mehr gerecht und er weicht auf Excel aus. Dadurch fehlt ihm die Übersicht und es kommt häufiger vor, dass Kund:innen Pflanzen über seinen Amazon-Kanal bestellen, die längst nicht mehr auf Lager sind.

Neue Wurzeln für Geschäftsprozesse: Der Wechsel zu einer ERP-Software 

Da der Vertrag seiner bisherigen Onlineshop-Software endet, nutzt Christoph die Gelegenheit und sucht neben einem neuen Shopsystem auch eine ERP-Software. Aus früheren Jobs weiß er, wie wichtig ein Warenwirtschaftssystem zum Skalieren ist – und dass damit explodierende Kosten und Komplexität einhergehen können. Er zögert lange, bis er Xentral entdeckt: Der modulare Charakter, umfangreiche E-Commerce-Funktionen und die einfache Bedienbarkeit überzeugen ihn sofort. 

Digitale Prozesse ohne Scanner? Xentral macht’s möglich 

Etwas mehr Überzeugungsarbeit war bei seinem Team nötig. Neue Tools bedeuten neue Prozesse, denen die Kolleg:innen in der Logistik zunächst skeptisch gegenüberstanden. „Nach nur einer Woche wurden die Beschwerden über die Veränderungen weniger und nach vier Wochen war das Thema vergessen“, erinnert sich der Geschäftsführer. Denn das Team hat schnell gemerkt, dass Xentral kein Ersatz für alte Prozesse, sondern eine Verbesserung ist.

Die größte Verbesserung erreicht das Team im Lager. Denn mit Xentral löst Christoph zunächst seinen größten Schmerz: die Kommissionierung. Er nutzt dafür die Batches-App und Picklisten-Profile. Mit Regeln und Parametern kann sein Lagerteam die Kommissionierprozesse morgens individuell anpassen, falls etwa bestimmte Waren früher abgeholt werden, und muss später nicht hektisch umdisponieren. Früher kommissionierten mehr als zehn Studierende bei Meine Orangerie – heute erledigen vier Personen den Job, während eine Person Xentral bedient. 

„Die Logistik funktioniert wie ein Uhrwerk und ich brauche nicht mehr Manpower, um Lücken zu stopfen“, sagt der Gründer. So konnte er mit konstanter Teamstärke ein Umsatzwachstum von 40 % pro Jahr erreichen. Und das mit papierbasiertem Picking: „Im Lager können wir wegen Dreck und Nässe nicht mit Scannern arbeiten. Bei anderen ERPs wäre das unmöglich, aber Xentral bildet unseren speziellen Workflow problemlos ab.“ 

Christophs Team druckt die Picklisten im Büro und hat den Prozess so vereinfacht, dass abends im Büro trotzdem alle analogen Daten digital und korrekt in Xentral ankommen. Saubere und aktuell Daten sind ein Muss für Remote-Teams: Bei Meine Orangerie arbeiten zwei Mitarbeiter:innen im Homeoffice und auch Christoph ist die meiste Zeit nicht vor Ort. Dank ERP-System können trotzdem alle Kolleg:innen den Kund:innen Auskunft über ihre Bestellung geben.

So arbeitet Christoph im Alltag mit Xentral 

Nach nur zwei Jahren beherrscht der Geschäftsführer das ERP-System so gut, dass er viele Optimierungen selbst vornimmt. Regelmäßige Updates und Videotutorials unterstützen ihn dabei oder er fragt die Community oder ChatGPT um Rat. Nachdem er die Logistik optimiert hat, verfeinerte er weitere Abläufe wie den Einkauf und ist immer offen für neue Features.

Wenn er morgens auf die Zahlen in Xentral aufruft, wandert sein Blick deshalb zuerst nach oben rechts, wo das System ihn über neue Updates informiert. „Jedes Update kann eine Verbesserung bedeuten“, sagt er. 

Alle Multichannel-Verkäufe und Lagerbestände im Griff 

Sein neuestes Lieblingsfeature sind der KI Copilot und benutzerdefinierte Berichte. Diese kann er in seinem Wunschformat abrufen und damit zum Beispiel der Marketingagentur Input für After-Sales-Kampagnen liefern. Mit den Berichten informiert der Geschäftsführer sich außerdem tagesaktuell über Lagerbestände und die Entwicklungen seiner Kanäle, zu denen neben dem Webshop auch Amazon und Kaufland gehören. 

Gerade im Multichannel-E-Commerce ist Transparenz unverzichtbar: „Uns ist wichtig, dass alle Kanäle und Bestände harmonisiert sind. Das hat bei Xentral auf Anhieb funktioniert.“ Das ERP-System verhindert Überverkäufe und synchronisiert die heterogenen Daten verschiedener Plattformen, damit Christoph schneller Schlüsse daraus ziehen kann.

Der richtige Zeitpunkt für ein ERP? So früh wie möglich 

Sein ERP-System will Christoph nicht mehr hergeben und rät anderen Unternehmen, möglichst früh zu starten: „Mit der Zeit wächst die Scheu vor der Implementierung, weil der Aufwand größer ist und mehr schiefgehen kann, je komplexer die Prozesse sind.“ Zwar gelingt Umsatzwachstum auch ohne ERP. „Aber irgendwann verliert man die Kontrolle“, sagt er und nennt das ein schleichendes „Erblinden“. 

Wichtig sei ein System, das alle Aspekte des E-Commerce zusammenbringt und Einblicke in sämtliche Daten und Prozesse bietet. Mit modularen SaaS-Lösungen könne man in das ERP-Thema hineinwachsen und die Funktionen schrittweise ausbauen – Christoph ist der beste Beweis dafür. Er freut sich schon auf die nächsten Projekte in und mit Xentral. 

Aktuell sind die Migration zur neuen Shopware 6-Integration und die Anbindung weiterer Marktplätze geplant. Ansonsten lässt Christoph sich von Xentral Updates inspirieren. Deshalb wird er auch weiterhin jeden Morgen einen Blick in die Benachrichtigungen bei Xentral werfen und sich freuen, wenn die kleine rote Zahl ihn über neue Updates informiert.