Die Stadtgärtner: 100 Stunden mehr Zeit für die Natur

Mit Wachstum kennen sich die Stadtgärtner aus. Als ihnen die Versandprozesse langsam über den Kopf wuchsen, implementierte das Team Xentral und bleibt auch in Peak-Phasen mit 2.000 Paketen am Tag entspannt.

Lagerverwaltung und Buchhaltung gehören nicht zu den Aufgaben, mit denen sich die Stadtgärtner-Gründer im Alltag gern auseinandersetzen. Als ihr Start-up erste Früchte trug, suchten Jan Niemeijer, Torge Kahl und Derk Niemeijer deshalb eine ERP-Software gegen Wildwuchs bei Prozessen, die ihnen den Rücken freihält. Dank Xentral haben die Gründer und ihr Team endlich wieder mehr Zeit für ihr Herzensprojekt: mit Wildblumenwiesen und Bienenlandeplätzen den Großstadtdschungel verschönern.

⁠Das sind die Stadtgärtner: Für mehr Grün und weniger Grau

Jan, Torge und Derk sind umgeben von üppigen Wäldern und dem Farbenspiel der Jahreszeiten auf dem Land aufgewachsen und haben dort ihre Liebe zur Natur entdeckt. ⁠Zum Studium zog es die drei nach Hamburg, Madrid und Amsterdam, wo von dem Wechsel zwischen grün, bunt und grau nicht mehr viel zu sehen war. 

Das brachte Derk auf die Idee, die Tristesse des Großstadtdschungels mit selbstgerollten „Samenbomben“ zu sprengen und das Stadtbild in seiner Nachbarschaft mit kleinen bunten Inseln aufzuwerten. Daraus entwickelte sich das Start-up Die Stadtgärtner, das die drei Freunde seit ⁠2011 gemeinsam führen. 

Zunächst boten sie ihre nachhaltigen Geschenkartikel beim Etsy-Vorgänger Dawanda an, heute verkaufen sie in zwei eigenen Online-Shops und auf den Marktplätzen Otto, Avocadostore, Kaufland, Amazon und Etsy. ⁠Die Samenbomben gibt es in verschiedenen Sorten, von wilden Blumen bis schmackhaften Kräutern. Mittlerweile sind sie auch als Blumenmurmeln in vielen bunten Farben erhältlich. Außerdem finden Naturfans im Shop verschiedene Anzuchtsets, Minigärten und Zubehör, Tierfutter, Bienenwohlprodukte, Blühpatenschaften, wachsende Grußkarten, rollende Hochbeete und „Emotionsbringer“, die Glück und liebevolle Botschaften verbreiten sollen.

Hohe Ansprüche brachten große Herausforderungen

Die Stadtgärtner möchten ihre Faszination für die Natur teilen und mithilfe ihrer Produkte erlebbar machen. Das gesamte Team ist begeistert von der Schönheit und Vielfalt der Natur und drückt diese Begeisterung in jedem einzelnen Produkt aus. ⁠Deshalb setzen sie unter anderem auf inklusive und handgemachte Fertigung in Werkstätten für Menschen mit Behinderung und bieten Produkte an, die Artenschutz und Tierwohl fördern. 

⁠Solche hohen Ansprüche an das eigene Handeln erfordern viel Zeit und reibungslose Prozesse. Beides war mit wachsenden Verkaufszahlen und dem Ausbau der Verkaufskanäle allerdings immer schwerer umzusetzen. Das lag vor allem an der E-Commerce-Software, die das Team für die Verwaltung seiner Vertriebskanäle nutzte. Zwar ließen sich damit Bestellungen aus verschiedenen Kanälen und der Versand abwickeln. Es war jedoch nicht möglich, damit das Lager, die Einkaufsprozesse und die Buchhaltung zu organisieren, was gerade junge Unternehmen vor Herausforderungen stellt. 

Wunscherfüllung für die Wunscherfüller: Endlich mehr Zeit für das Kerngeschäft

⁠„Wir sind dem alten System in fast allen Bereichen einfach entwachsen“, fasst Torge Kahl zusammen, der die Stadtgärtner nicht nur mitgegründet hat, sondern unter anderem die Technik verantwortet. Um die kreative Energie seines Teams wieder auf die Produkte zu konzentrieren, suchte das Team eine ERP-Software, die gesundes Wachstum ermöglicht. 
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⁠Wie bei manchen Pflanzen war es auch bei den Prozessen der Stadtgärtner notwendig, sich von alten Trieben zu trennen, um das Wachstum wieder anzukurbeln. Eine ähnliche Aufgabe sollte die neue Software übernehmen und alte Prozesse gegen starke, neue Workflows austauschen.⁠ ⁠Diese Herausforderung übernahm Xentral im Jahr 2021. Das Preis-Leistungs-Verhältnis, der große Funktionsumfang und die einfache Usability gaben den Ausschlag dafür, dass die Wahl auf das Cloud-ERP aus Augsburg fiel.

4 Jahre mit Xentral: Nachhaltiges Wachstum für die Nachhaltigkeitsfans

„Mit Xentral haben wir unsere komplette Logistik und Lagerverwaltung, die Buchhaltung und das Mahnwesen deutlich besser im Griff“, berichtet Torge über die Verbesserung, die sein Team mit Xentral schon erreicht hat. „Auch die Stammdatenpflege und der Einkauf laufen deutlich besser als vorher.“⁠

Die Prozesse der Stadtgärtner sind mit Unterstützung der ERP-Software strukturierter geworden und lassen sich innerhalb von Xentral endlich sauber synchronisieren. ⁠Dadurch konnte das Team die Versandmenge von 300 auf bis zu 10.000 Produkte pro Tag vervielfachen und versendet auch in Peak-Phasen zuverlässig, wenn die Bestellmenge auf 2.000 Pakete pro Tag steigt. Im B2B-Geschäft versendet das Unternehmen teilweise bis zu 60 Paletten täglich – an nur einen einzigen Kunden.

Im Alltag ist Xentral ein unverzichtbarer Begleiter für Torge und sein Team geworden: „Wir nutzen fast alle Module häufig, weil wir in allen Unternehmensbereichen intensiv mit Xentral arbeiten“, berichtet er. Da die Stadtgärtner viele Aufgaben direkt in Xentral erledigen können, benötigen sie keinen kleinteiligen Tech-Stack und sind trotzdem in der Lage, immer noch mehr aus ihren Prozessen herauszuholen. So konnte das Team mithilfe von Xentral die Kommunikation mit den Kund:innen verbessern, da das Team jetzt alle Vorfälle vollumfänglich innerhalb des ERPs nachvollziehen kann⁠.

Auch im Reporting hat sich vieles verbessert: „Wir haben uns eigene Berichte geschrieben und daraus ein Versand-Dashboard gebaut. Im Versand sieht dann zum Beispiel jeder auf einem Monitor, welche Prime-Bestellungen heute noch raus müssen“, sagt Torge. Das Dashboard aktualisiert sich alle fünf Minuten und zeigt außerdem das tägliche Gesamtvolumen und noch zu bearbeitende Orders. So wissen alle im Team, was bis zum Feierabend noch zu tun ist.

Welche Wachstumspläne haben die Stadtgärtner mit Xentral?

Die Stadtgärtner planen, langfristig und organisch zu wachsen – so wie es sich für Verfechter von Nachhaltigkeit gehört: „Wir wollen gesund weiterwachsen mit 15 bis 20 Prozent pro Jahr“, sagt Torge. Auch Xentral wird dabei selbstverständlich eine Rolle spielen.

Mit dem ERP-System können die Stadtgärtner neue Optimierungspotenziale mühelos heben. Und sobald weitere Tools für neue Kanäle oder Prozesse angeschlossen werden müssen, bietet das System die nötige Flexibilität, um strukturiert die nächste Wachstumsstufe zu erreichen.  
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