Abschlagsrechnung: Der komplette Guide mit Muster

Wenn Projekte über einen langen Zeitraum laufen und die Gesamtrechnung sehr hoch ausfällt, können kleinere Zahlungsintervalle sinnvoll sein. Statt die Gesamtsumme am Ende des Auftrags zu zahlen, werden hierbei einzelne Abschläge vereinbart. Über mehrere Abschlagsrechnungen können Teilleistungen als Vorschuss abgerechnet werden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was sich hinter Abschlagsrechnungen verbirgt, was du dabei zu beachten hast und wie du Xentral dafür nutzen kannst.
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Abschlagsrechnung: Zweck und Anwendungsbereiche

Abschlagsrechnungen (Akonto) werden vor allem bei Leistungen (aus Sicht des Leistenden) und Leistungsbezügen (aus Sicht des Leistungsempfängers) eingesetzt, die über einen längeren Zeitraum laufen. Beispiele finden sich im Bau (z.B. § 16 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B, VOB/B) oder bei länger andauerndem Bezug von Sachleistungen wie Strom- oder Gaslieferungen, die als sog. Sukzessiv- oder Ratenlieferverträge qualifiziert werden.

Bei sogenannten Zug-um-Zug-Geschäften können sich Auftragnehmer und Auftraggeber darauf einigen, die Erbringung der Leistung oder Lieferung von Waren vor der kompletten Fertigstellung des Auftrags in Teilen zu bezahlen.
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Anwendungsbereiche der Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen bilden in Deutschland eher die Ausnahme und sind nur in bestimmten Branchen zu finden. Die Rechnungsstellung und Fälligkeit der Zahlung darf normalerweise erst nach Leistungserbringung erfolgen. Für bestimmte Leistungen gibt es laut Gesetz aber Ausnahmen, bei denen Vorschüsse bezogen werden dürfen.

Bei diesen Verträgen dürfen Abschlagszahlungen vereinbart werden:

• Werkvertrag gem. §632a BGB 

• Auftrag gem. §669 BGB 

• Bauleistungen gem. § 16 VOB, Teil B 

Auch Berufsgruppen wie Rechtsanwälte, Architekten oder Ingenieure dürfen laut Gesetz Abschlagszahlungen mit ihren Kund:innen vereinbaren.

Aber Achtung: Bei der Vereinbarung dieser Vorauszahlungen sollten die umsatzsteuerlichen Konsequenzen der individuellen Vereinbarung, z. B. hinsichtlich des Besteuerungszeitpunktes und des Zeitpunktes der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs,  beachtet werden. Umsatzsteuerlich ist maßgebend, ob die Abschlagsrechnung bereits über eine Teilleistung abrechnet oder nicht.
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Wie hoch dürfen Abschlagszahlungen sein?

Über die Höhe einer Abschlagszahlung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Bei Abschlagszahlungen gilt in der Regel die Vertragsfreiheit. Beide Vertragsparteien einigen sich in Verhandlungen über die Höhe und den Zeitpunkt der Zahlung der Abschläge. Typischerweise werden Projektphasen definiert, bei deren Abschluss eine Abschlagsrechnung folgt. Die Höhe der Zahlungen ist entweder leistungsabhängig oder wird vorab vereinbart.

Zu jeder Abschlagsrechnung gehört eine Schlussrechnung mit Aufführung der geleisteten Abschlagszahlungen.
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Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung – Die Unterschiede

Im Geschäftsumfeld erwarten dich unterschiedliche Rechnungsbegriffe, die ab und zu synonym gebraucht werden. Damit dir die Unterscheidung gelingt, haben wir für dich die Unterschiede in einer Übersicht zusammengefasst.
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Abschlagsrechnung vs. Rechnung über Teilleistungen

Die beiden Begriffe Abschlags- bzw. Rechnung über Teilleistungen (auch oft als Teilrechnung bezeichnet) werden oftmals synonym genutzt. Beide Rechnungen orientieren sich an Teilen der vereinbarten Entgelte für bereits erbrachte und vereinbarte Teile von Leistungen (z.B. Bautenstand). Die Teilrechnung, oder genauer: Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen beinhaltet die Abrechnung über eine oder mehrere Teilleistungen, die bereits vollständig erbracht wurden und anschließend in Teilbeträgen abgerechnet werden. Teilrechnungen haben dieselben rechtlichen Wirkungen wie Schlussrechnungen. Das betrifft vor allem Gewährleistungspflichten und die Umsatzsteuer.

Eine Abschlagsrechnung kann, muss aber nicht zwingend eine Abrechnung über eine Teilleistung sein. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.

Im Gegensatz zur Rechnung über eine Teilleistung besteht eine Abschlagsrechnung aus einem Anteil der Gesamtsumme, der bereits vor der vollständig erbrachten Gesamtleistung abgerechnet wird.

Sofern noch keine Leistung bzw. Teilleistung erbracht ist, spricht man von sogenannten Anzahlungsrechnungen, d.h. diese sind als eine Art Vorschuss für eine spätere Leistung bzw. Teilleistung zu sehen.  
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Gewährleistungspflichten

Sobald eine Teilrechnung gestellt wird, gelten die Gewährleistungspflichten auf die erbrachte Teilleistung von Seiten des Leistungserbringers. Im Gegensatz dazu entstehen Gewährleistungsverpflichtungen bei Abschlagsrechnungen erst mit Erstellung der Schlussrechnung.
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Umsatzsteuer

Grundsätzlich entsteht die Steuer gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 a) UStG mit Ausführung der Leistung oder - wenn das Entgelt oder ein Teil des Entgelts bereits vereinnahmt wird, bevor die Leistung ausgeführt worden ist, mit Zahlung, d.h. dem Zeitpunkt, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist (Anzahlung für eine spätere Leistung oder Teilleistung). Der frühere der beiden Zeitpunkte ist maßgeblich.

Bei Teilrechnungen, mit denen über eine oder mehrere Teilleistungen, die bereits vollständig erbracht wurden, abgerechnet wird,  besteht die Pflicht zur Erklärung und zur Zahlung der Umsatzsteuer durch den Leistenden - unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung der Teilrechnung. Der Zeitpunkt der Leistung ist entscheidend für die Entstehung der Umsatzsteuerschuld.

Im Gegensatz zu Rechnungen über Teilleistungen ist die Leistung bei Abschlags- bzw. Anzahlungsrechnungen zum Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung noch nicht erbracht. Dementsprechend entsteht die Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer durch den Leistenden erst mit dem Erhalt bzw. der Vereinnahmung der Zahlung. Die Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer entsteht für den Leistenden und Zahlungsempfänger insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist.

Der Leistungsempfänger hat – soweit gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird – dann den Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist.

Kommt es zum Übergang der Steuerschuld (z.B. bei Bauleistungen zwischen Bauleistenden) und werden Anzahlungen vereinnahmt, bevor die Leistung oder Teilleistung ausgeführt worden ist, entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist. Die Finanzverwaltung beanstandet es in diesem Fall aus Vereinfachungsgründen jedoch nicht, wenn der Leistungsempfänger die Steuer auf das Entgelt oder Teilentgelt bereits in dem Voranmeldungszeitraum anmeldet, in dem die Beträge von ihm verausgabt werden.
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Schlussrechnung

Sobald der Auftrag durch die Erbringung aller vereinbarten Leistungen abgeschlossen ist, wird eine sogenannte Schluss- oder Endrechnung geschrieben. Hierbei wird der Gesamtbetrag und die vereinbarten Leistungen des Auftrags dokumentiert.

Die bereits im Vorfeld gezahlten Abschläge werden in einer Schlussrechnung aufgeführt. Diese Abschlagszahlungen werden von der Gesamtsumme abgezogen. Zusätzlich wird der verbleibende Restbetrag ausgewiesen und in Rechnung gestellt.

Umsatzsteuerlich sind wiederum Besonderheiten zu beachten:

• In der Schlussrechnung, d.h. in der Endrechnung, mit der ein Unternehmer über die ausgeführte Leistung insgesamt abrechnet, sind die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Entgelte oder Teilentgelte Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind.
• Sofern mehrere Voraus- oder Anzahlungen vereinnahmt wurden, genügt es, wenn in der Schlussrechnung der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Entgelte oder Teilentgelte und die Summe der darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge abgesetzt werden.
• Statt der vorausgezahlten Entgelte oder Teilentgelte und der Steuerbeträge können auch die Gesamtbeträge der Voraus- oder Anzahlungen abgesetzt und die darin enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.
• Wird in der Endrechnung der Gesamtbetrag der Steuer für die Leistung angegeben, braucht der auf das verbleibende restliche Entgelt entfallende Steuerbetrag nicht angegeben zu werden.

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Vorteile einer Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen haben sowohl für Leistungsempfänger als auch Leistungserbringer wesentliche Vorteile. Durch die Unterteilung der Gesamtsumme auf mehrere Teilbeträge, hat der Leistungsempfänger bzw. Auftraggeber Planungssicherheit über die Geldabflüsse und kann sein Liquiditätsmanagement optimieren.

Der Leistungserbringer bzw. Auftragnehmer hat durch die Teilzahlungen mehr Planungssicherheit, ein geringeres Risiko eines kompletten Zahlungsausfalls und muss Waren oder Leistungen über einen kürzeren Zeitraum vorfinanzieren.

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Vorteile der Abschlagsrechnung auf einen Blick

Leistungserbringer

• Planungssicherheit

• Geringeres Risiko eines gesamten Zahlungsausfalls

• Weniger Vorfinanzierung

Leistungsempfänger

• Ansporn für Auftragnehmer

• Planungssicherheit

• Gesamtbelastung wird unterteilt - Liquiditätsmanagement

Diese Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung enthalten

Abschlagsrechnungen unterscheiden sich nicht von herkömmlichen Rechnungen. Sie unterliegen somit den Pflichtangaben für Rechnungen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Die allgemeinen Vorschriften für Rechnungen aus dem § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG greifen auch hier. Pflichtbestandteile einer Abschlagsrechnung sind:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (1)

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (2)

• Fortlaufende Rechnungsnummer (bestehend aus einer oder mehreren Zahlenreihen) (3)

• Ausstellungsdatum der Rechnung (4)

• Liefer- bzw. Leistungsdatum oder Lieferzeitraum der Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, (5)

• fortlaufende Rechnungsnummer (6)

• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (7)

• Nettobetrag (8)

• den anzuwendenden Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, (9)

• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, (10)

• optional, aber empfohlen: Zahlungsbedingungen (11)

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden (12)

• optional, aber empfohlen: Bankverbindung des Rechnungsausstellers (13)

• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten Angabe „Gutschrift”.

In Einzelfällen (z.B. § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) muss die Rechnung auch einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.

Wichtig: Die Abschlagsrechnung sollte als solche eindeutig benannt und durchnummeriert sein, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung“.

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Abschlagsrechnung Muster: Nutze die Vorlage, um Zeit zu sparen!

Damit du bei der Rechnungserstellung Zeit sparst, haben wir für dich eine Vorlage erstellt. Dieses Muster enthält alle Pflichtangaben, die eine Abschlagsrechnung enthalten muss.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

Wie bei allen Rechnungen kommt es auch bei Abschlagsrechnungen immer wieder zu Fehlern. Damit du für deine nächste Abrechnung vor Fehlern gewappnet bist, haben wir dir die häufigsten Fehler einmal zusammengetragen.

• Behandlung von Abschlägen als Teilleistungen, obschon noch umsatzsteuerlich keine Teilleistungen vorliegen

• Unvollständige bzw. unrichtige Rechnungsangaben

• Falsche Bezeichnung

• Nicht berücksichtigte oder falscher Ansatz von Anzahlungen bzw. die darauf entfallende Umsatzsteuer in der Schlussrechnung

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