Effiziente Angebotserstellung: Tipps, Tools und Best Practices

Die Angebotserstellung ist ein wichtiger Schritt in der Kundengewinnung. Worauf du dabei achten solltest und wie du dabei vorgehst, erfährst du in diesem Beitrag.

Was versteht man unter der Angebotserstellung?

Der Prozess der Angebotserstellung umfasst die Erstellung eines Dokuments, in dem du deinen potenziellen Kund:innen deine Produkte bzw. Dienstleistungen, sowie deine Preise und Konditionen vorstellst. Dabei ist die Angebotserstellung ein wichtiger Schritt im gesamten Geschäftsprozess, da sie die Grundvoraussetzung für Verhandlungen bzw. Verträge ist.

Wichtig hierbei ist, dass ein Angebotsschreiben nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen ist. Während eine Rechnung konkrete zu zahlende Beträge ausweist und ein verbindliches Dokument ist, das deine Geschäftspartner nach dem Kauf des Produkts oder Erfüllung der Dienstleistung erhalten, ist ein Angebot nur als unverbindlicher Kostenvoranschlag zu verstehen. Somit reagierst du mit einem Angebot auf Kundenanfragen oder machst im Zuge der Kaltakquise auf deine Produkte bzw. Dienstleistungen aufmerksam. Da es sich bei einem Angebot noch nicht um einen Auftrag handelt, erfolgt die Angebotserstellung in der Regel kostenlos.

Vor allem im B2B-Sektor können Angebote komplex und kundenspezifisch sein. Im B2C-Bereich hingegen finden häufig standardisierte Angebote Verwendung. Dennoch ist die Angebotserstellung in beiden Bereichen essentiell für den langfristigen Erfolg.

Wichtige Bestandteile eines Angebots

Jedes Angebot sollte diese bestimmten Pflichtangaben beinhalten. Nur so stellst du die Rechtskonformität deines Angebotes sicher.

• Grundlegende Angaben: Zu den grundlegend verpflichtenden Angaben gehören das tagesaktuelle Datum, die Angebotsnummer, deine Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, aber auch deine Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen und die Gültigkeitsdauer deines Angebots.

• Kundendaten und Unternehmensinformationen: Dein Angebot sollte zudem auch die vollständigen (betrieblichen) Kontaktdaten deines potenziellen Kunden bzw. deiner potenziellen Kundin beinhalten. Dazu zählen Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und unter Umständen auch Steuer- oder Handelsregisternummern. So definierst du einen klaren rechtlichen Rahmen und ermöglichst eine unkomplizierte Kommunikation.

• Detaillierte Beschreibung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen: Für dein Angebot ist eine detaillierte Beschreibung deiner angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen besonders wichtig. Dabei solltest du auch die Art und den Umfang deiner Leistung, Mengenangaben, Qualitätsindikatoren und, falls zutreffend, technische Spezifikationen aufzeigen. Dadurch vermeidest du Missverständnisse und kannst zudem den Wert deines Angebots hervorheben.

• Preisangaben und Zahlungsbedingungen: Wichtig sind zudem transparente Preisangaben, damit dein Kunde bzw. deine Kundin potentiell anfallende Kosten überblicken kann. Das umfasst Stückpreise, Gesamtsummen, aber auch Steuern und Rabatte, Boni und Skonti. Außerdem raten wir dir, klare Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und von dir akzeptierte Zahlungsmethoden direkt vorab mit anzugeben, sodass deine Kund:innen ihrerseits eine fundierte Kalkulation beispielsweise in Bezug auf Kosten durchführen können.

• Lieferbedingungen und Zeitrahmen: In deinem Angebot solltest du weiterhin deine Lieferbedingungen präzise formulieren und deine Lieferzeit sowie Versandart inklusive etwaiger Kosten angeben. Mit einem klar definierten Zeitrahmen sowie Lieferkonditionen gibst du deinen Kund:innen die nötige Sicherheit, um Anschlussprozesse in Bezug auf Ressourcen- und Zeitmanagement zu planen.

• Gültigkeitsdauer des Angebots: Dein Angebot sollte zudem eine Gültigkeitsdauer enthalten. So vermittelst du deinen Kund:innen, bis wann die von dir aufgesetzten Konditionen gültig sind. Dies verhindert Missverständnisse, falls sich deine Preise oder Konditionen ändern sollten.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Angebots

Damit du bei der Erstellung deines Angebots gezielt vorgehen kannst, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich zusammengetragen.

Schritt 1 - Bedarfsanalyse des Kunden bzw. der Kundin: 
⁠Zu Beginn solltest du den exakten Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen deiner Kundschaft ermitteln. Stimme dich dazu mit deinem Kunden bzw. deiner Kundin bspw. in einem Telefonat ab, um Anforderungen, Erwartungen und Budgetvorstellungen klar abzustecken. Nur so kannst du ein maßgeschneidertes Angebot für deine Kundschaft erstellen.

Schritt 2 - Auswahl der passenden Angebotserstellung-Software: 
⁠Wähle für den Erstellungsprozess deiner Angebote eine Software, die den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird. Je nach Komplexität deiner Angebote könnten hierfür einfache Tools wie Microsoft Word/Excel oder spezifische Software wie Salesforce CPQ, PandaDoc oder ein ERP infrage kommen.

Schritt 3 - Erstellung des Angebots mit allen relevanten Informationen: 
⁠Erstelle dein Angebot, indem du alle relevanten Informationen einfügst. Achte hierbei darauf, dass du dein Angebot verständlich formulierst.

Schritt 4 - Überprüfung des Angebots auf Vollständigkeit und Korrektheit: 
⁠Überprüfe dein finales Angebot gründlich. So stellst du sicher, dass alle Angaben richtig und vollständig sind.

Schritt 5 - Versand des Angebots und Nachverfolgung bei der Kundschaft: 
⁠Zu guter Letzt sendest du dein Angebot an deinen Kunden bzw. deine Kundin - per E-Mail oder über die von dir verwendete Angebotssoftware. Prüfe dabei, ob dein Kunde bzw. deine Kundin das Angebot erhalten hat. Den Entscheidungsprozess deiner Kundschaft kannst du zudem unterstützen, indem du Rückfragen beantwortest und potenziellen Nachverhandlungen offen gegenüberstehst.

Wie Angebotserstellung-Software den Prozess optimiert

Eine Angebotserstellungs-Software automatisiert viele manuelle Schritte und du profitierst von einer zum Teil erheblichen Zeitersparnis. Zudem minimieren standardisierte Prozesse und Vorlagen das Risiko, Fehler zu machen. ERP-Systeme wie das Xentral ERP integrieren dabei deine Angebotserstellung in deine gesamte Unternehmensstruktur. Dadurch wird deine Angebotserstellung nahtlos in deinen gesamten Verkaufsprozess integriert - von deiner Lagerverwaltung, Buchhaltung oder sogar Produktionsplanung bis hin zur Angebotsverfolgung und dem Abschluss. Damit einhergehend profitierst du von einer noch genaueren bzw. effizienteren Angebotserstellung.

Moderne Softwarelösungen bieten dir die Möglichkeit, Templates an deine Geschäftsbedingungen anzupassen. Dadurch können kundenspezifische Anforderungen, individuelle Preisstrukturen oder anderweitige Bedingungen berücksichtigt werden. Somit erhöhst du zugleich die Relevanz deiner Angebote für deine Kundschaft. Softwarelösungen wie Salesforce CPQ, PandaDoc oder Xentral ERP bieten alle Funktionalitäten für einen effizienten Angebotserstellungsprozess. Diese Tools bieten dir neben anpassbaren Vorlagen auch automatisierte Berechnungen. Dadurch kannst du schnell auf Kundenwünsche reagieren und zu einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen.

Tipps zur Verbesserung der Angebotserstellung

#1 Personalisiere das Angebot: Passe dein Angebot individuell an die Erwartungen deiner Kundschaft an. Nutze dazu unbedingt eine persönliche Anrede und stelle Bezug zu spezifischen Anforderungen und Erwartungen her. Damit signalisierst du deinen Kund:innen, dass du deren Anliegen verstanden hast und dich um die bestmögliche Lösung bemühst.

#2 Gestalte Preise transparent: Wichtig ist zudem, dass du deine Preisstruktur übersichtlich darstellst. So vermeidest du versteckte Kosten und ermöglichst deinen Kund:innen genau nachzuvollziehen, wofür Kosten entstehen. Dadurch baust du Vertrauen auf und erleichterst deiner Kundschaft das Treffen einer finalen Kaufentscheidung.

#3 Biete Mehrwerte: Wenn du die Möglichkeit hast, biete deinen Kund:innen zusätzliche Anreize wie beispielsweise Rabatte oder kostenlose Services. Diese kleinen Gefälligkeiten machen häufig den entscheidenden Faktor in Bezug auf die Angebotsannahme aus.

#4 Nutze visuelle Elemente: Um dein Angebot ansprechender und verständlicher zu gestalten, kannst du visuelle Elemente wie Grafiken, Diagramme oder Bilder einfügen. Diese Elemente machen komplexe Informationen leichter verständlich und wecken zudem das kundenseitige Interesse am Angebot.

#5 Fasse nach: Gehe proaktiv auf deine Kundschaft zu, um das Interesse aufrechtzuerhalten und eine finale Entscheidungsfindung zu fördern. Dabei können ein freundlicher Anruf oder eine Reminder-E-Mail oft den entscheidenden Impuls zum Kaufabschluss geben.

Herausforderungen und Lösungen bei der Angebotserstellung

Umgang mit komplexen Anforderungen und Spezifikationen: Komplexe und spezifische Anforderungen können deine Angebotserstellung behindern. Um diese Herausforderung geschickt zu lösen, solltest du klare Prozesse zur Anforderungsanalyse einführen und Softwarelösungen verwenden, die dich bei der Erstellung komplexer Konfigurationen unterstützen. Mithilfe genauer Kundenbriefings legst du auch bei herausfordernden Anfragen die notwendige Grundlage für maßgeschneiderte Angebote.

Sicherstellung der Rechtssicherheit im Angebot: Das Thema Rechtssicherheit kann sich immer wieder zu einer kleinen Herausforderung entpuppen. Eine Lösung, um hierbei in Bezug auf die Angebotserstellung auf der sicheren Seite zu sein, kann eine Prüfung rechtlicher Klauseln und Bedingungen von einem Fachanwalt sein. Diese standardisierten Klauseln kannst du dann in all deine Angebote integrieren. Auch Schulungen zu relevanten Gesetzen können sinnvoll sein, um deine rechtlichen Risiken zu minimieren.

Anpassung der Angebote an internationale Kund:innen: Erstellst du Angebote für internationale Kund:innen, solltest du dabei zudem die jeweilige Währung, Sprache und die rechtlichen Anforderungen berücksichtigen. Nutze hierbei am besten eine Software, die internationale Rahmenbedingungen unterstützt. Auch eine Zusammenarbeit mit lokalen Expert:innen kann dir weiterhelfen, die regionalen und kulturellen Besonderheiten in Bezug auf eine Angebotserstellung korrekt umzusetzen.

Lösungen für häufige Fehler in der Angebotserstellung: Häufige Fehler wie falsche Preisangaben entstehen durch manuelle Prozesse. Durch den Einsatz von Angebotserstellungs-Software kannst du diese vorab dank Automatisierung und Vorlagen vermeiden. Prüfe deine Angebote dennoch immer vor dem Versand. Verwende hierfür interne Checklisten, um Fehler dieser Art systematisch zu vermeiden.

Fazit

Die Angebotserstellung ist ein essenzieller Bestandteil deines Verkaufsprozesses und erfordert daher sorgfältige Planung und Präzision. Von besonders großer Bedeutung sind dabei eine transparente Preisgestaltung, die Bereitstellung kundenzentrierter Angebote und die Einhaltung rechtlicher Formalitäten. Entscheidest du dich für eine automatisierte Angebotserstellung, kannst du Zeit sparen, Fehler reduzieren und deine Effizienz verbessern. Softwarelösungen wie das Xentral ERP ermöglichen dir eine nahtlose Einbindung deiner Angebotserstellung in deinen gesamten Geschäftsprozess. Dadurch profitierst du in erster Linie von hochwertigen und präzisen Angeboten.