EDI-Schnittstelle – Definition, Funktionen & Vorteile

Ein reibungsloser Datenverkehr zwischen Handelspartnern und Dienstleistern ist heutzutage für jedes Unternehmen unverzichtbar. Electronic Data Interchange (kurz: EDI) setzt hier an und schafft einheitliche Standards für die Datenübertragung. Wir zeigen dir, welche Rolle eine EDI-Schnittstelle dabei spielt.

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Eine EDI-Schnittstelle ermöglicht dir den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten – schnell, fehlerfrei und ohne Medienbrüche.

• Die EDI-Schnittstelle sorgt für eine Umwandlung der Datenformate aus internen Systemen (z. B. Buchhaltung) in ein standardisiertes EDI-Format, welches problemlos versendet werden kann.

• Xentral bietet dir eine nahtlose EDI-Integration mit einer Anbindung von Lebensmitteleinzelhändlern und Versanddienstleistern für reibungslose Kommunikation.

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Was ist eine EDI-Schnittstelle?

Eine EDI-Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen zwei Softwarelösungen (z. B. ERP-Systemen), die den elektronischen Datenaustausch ermöglicht. EDI-Schnittstellen sind ein entscheidender Bestandteil einer effizienten Datenübertragung. Statt Geschäftsdokumente wie beispielsweise Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen manuell zu verschicken, kann der Austausch mittels EDI automatisiert erfolgen.

Sogenannte Application Programming Interface (APIs) können ebenso als Schnittstelle und Kommunikationsmittel zwischen zwei Softwarelösungen angesehen werden. Vor allem in Verbindung mit Cloud-Lösung ist eine Kommunikation in Echtzeit möglich. Im Gegensatz zu einer EDI-Schnittstelle erfolgt der Datenaustausch jedoch nicht über ein standardisiertes, etabliertes Format und eignet sich weniger für Massendaten. Die Anbindung verschiedener Geschäftspartner ist über den einheitlichen EDI-Standard einfacher möglich.

Wie funktioniert eine EDI-Schnittstelle?

Im Grunde genommen dient eine EDI-Schnittstelle zur Umwandlung verschiedener Datenformate in ein standardisiertes Format, welches dann zwischen zwei Systemen übertragen werden kann. Interne Systeme wie beispielsweise Buchhaltungssoftware oder Online-Warenwirtschaft speichern Daten nicht in einem strukturierten, standardisierten Format. Sobald diese Daten nun mit einem anderen Unternehmen ausgetauscht werden sollen, besteht aufgrund der unterschiedlichen Systeme und Formate ein Kompatibilitätsproblem.

Die EDI-Schnittstelle setzt genau hier an und wandelt Daten aus internen Systemen in ein standardisiertes EDI-Format (z. B. VDA oder EDIFACT) um. Sobald die Daten in dem entsprechenden Format vorliegen, werden sie automatisch an den entsprechenden Geschäftspartner versendet. Auf Seiten des Empfängers läuft dieser Prozess dann umgekehrt statt. Die gesendeten Daten werden über die EDI-Schnittstelle angenommen, in das entsprechende interne Datenformat umgewandelt und danach verarbeitet.

Typische Anwendungsfälle für den Einsatz von EDI sind:

• Bestellungen

• Rechnungen

• Versandbestätigungen

• Lieferscheine

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Vorteile von EDI-Schnittstellen

• Automatisierte Prozesse: Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten sorgt für Transaktionen in Echtzeit und eine Beschleunigung der gesamten Lieferkette.

• Lückenloser Datenaustausch: Die EDI-Lösung sorgt für einen effizienten Datenaustausch aller relevanten Dokumente, der keine manuellen Eingriffe benötigt. Fehlende E-Mail-Anhänge, falsche Rechnungen oder unterschiedliche Ansprechpartner gehören damit der Vergangenheit an.

• Geringere Fehlerquote: Die automatisierte Datenübertragung macht manuelle Prozesse obsolet und sorgt für weniger Fehler bei der Datenerfassung und -verarbeitung.

• Keine Medienbrüche: Der Austausch von Geschäftsdokumenten wird dank EDI standardisier, sodass Daten elektronisch verarbeitet werden können. Es müssen keine Papierdokumente geprüft, gescannt und abgelegt werden.

• Bessere Datenqualität: Aufgrund eines einheitlichen Datenformats entfallen manuelle Arbeitsschritte in der Datenverarbeitung, wodurch die Datenqualität gesteigert werden kann.

• Nachverfolgbarkeit: Zusätzlich zum lückenlosen Datenaustausch können EDI-Transaktionen genauer nachverfolgt werden. Dies sorgt für eine bessere Berichterstattung, Analyse und steigert die Transparenz entlang der Lieferkette.

• Geringere Kosten: Der Wegfall von Papierdokumenten und manueller Arbeitsschritte sorgt für Einsparungen bei Druck-, Versand- und Arbeitskosten.

• Internationalisierung: EDI basiert auf internationalen Standards, sodass die Kommunikation mit internationalen Geschäftspartnern erleichtert wird. Somit entstehen neue Perspektiven für das eigene Unternehmen.

Gängige EDI-Standards & Formate im Überblick

Über die letzten Jahrzehnte haben sich verschiedene EDI-Standards etabliert, die wir dir nachfolgend in Kürze vorstellen.

• UN/EDIFACT: Dieses Format ist ein vor allem außerhalb Nordamerikas sehr verbreiteter Nachrichtenstandard, der für die Regeln des Datenaustauschs der Vereinten Nationen für Verwaltung, Handel und Transport steht. Der Vorteil dieses EDI-Formats ist die Branchenunabhängigkeit. Aufgrund des Umfangs des Nachrichtenstandards haben sich branchenspezifische Untermengen wie beispielsweise EANCOM für den Einzelhandel entwickelt. Verweise im EDIFACT-Format werden mit sechs Großbuchstaben gekennzeichnet (z. B. ORDERS, INVOIC, DESADV uvm.).

• ANSI ASC X12: Der sogenannte "American National Standards (ANSI) Accredited Standards Committee (ASC) X12" wurde als EDI-Format ursprünglich für den Dokumentenaustausch in Nordamerika entwickelt. Im Gegensatz zu EDIFACT werden statt Großbuchstaben im X12-Standard dreistellige Nummern für Verweise genutzt (z. B. 810 für Rechnungen). Es gibt verschiedene branchenspezifische Untergruppen wie beispielsweise

  • AIAG – Automotive Industry Action Group

  • CIDX – Chemical Industry Data Exchange

  • EIDX – Electronics Industry Data Exchange Group (CompTIA)

  • UCS – Uniform Communication Standard

  • uvm.

• VDA: Der EDI-Standard vom Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) wurde von deutschen Automobilunternehmen entwickelt. Ebenso wie der X12-Standard verfügt das VDA-Format über eine eindeutige Identifikationsnummer. Im VDA-EDI-Format sind diese Nummern jedoch vierstellig, z. B. 4905 für Lieferprognose. Im Gegensatz zu den anderen Formaten werden im VDA-Standard Fixed-Length-Format-Elemente verwendet. Aufgrund der festen Länge ist die Menge an übertragbaren Daten begrenzt, sodass dieser Standard langsam durch EDIFACT ersetzt wird.

• TRADACOMS: Dieser EDI-Standard wurde vor allem für den britischen Binnenhandel entwickelt. Ebenso wie EDIFACT werden sechs Buchstaben für Verweise genutzt (z. B. INVFIL). TRADACOMS verwendet kein einheitliches Nachrichtenformat. Eine Übertragung an einen Handelspartner besteht aus einer Reihe von Nachrichten.

So führst du eine EDI-Schnittstelle ein

1. Technisches Setup: Um eine EDI-Schnittstelle einzuführen, benötigst du einen passenden Tech-Stack und ausreichend Ressourcen im Unternehmen. In der Regel solltest du für eine effiziente Datenübertragung über ein ERP-System verfügen.

2. Zielsetzung: Eine EDI-Integration kann nur mit einer klaren Zielsetzung gelingen. Mache dir vorher bewusst, welche Ziele du erreichen willst. Eine klare Zielstellung wie beispielsweise Kostensenkung, Effizienzsteigerung, Internationalisierung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehungen hilft dir bei der Umsetzung.

3. Zusammenarbeit: Eine erfolgreiche Implementierung basiert auf guter Zusammenarbeit mit deinen Geschäftspartnern. In der Regel müsst ihr euch mindestens auf ein EDI-Format einigen, mit dem ihr Dokumente austauscht. Gegenseitige Unterstützung in der Einführung von EDI-Prozessen erleichtert die Implementierung.

4. Auswahl EDI-System: Ganz entscheidend ist die Frage nach dem richtigen EDI-System für dein Unternehmen. Die passende Lösung sollte den Anforderungen deines Unternehmens (z. B. Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit etc.) gerecht werden und sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren.

5. Regelmäßige Schulungen: Neue Softwarelösungen erfordern immer auch fundierte Schulungen deiner Mitarbeitenden, um das volle Potenzial ausschöpfen zu können.

6. Kontinuierliche Verbesserung: Eine regelmäßige Überwachung der EDI-Prozesse deckt Fehler und Anfälligkeiten schnell auf. Somit kannst du rechtzeitig Optimierungsmaßnahmen vornehmen und den langfristigen Erfolg deiner EDI-Maßnahmen sicherstellen.

EDI-Schnittstelle mit Xentral ERP

Die Vorteile einer EDI-Schnittstelle liegen klar auf der Hand. Mit automatisierten Prozessen sorgst du für einen reibungslosen Geschäftsablauf und legst den Grundstein für dein Wachstum. Xentral bietet dir standardisierte EDI-Anbindungen zu Lebensmitteleinzelhändlers und Versanddienstleistern, damit du Geschäftsdokumente schneller und fehlerfrei austauschen kannst.

Die EDI-Integration von Xentral ermöglicht dir die automatisierte Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen, sodass du weniger Aufwand hast und mehr Zeit für die Entwicklung deines Unternehmens aufwenden kannst.