Zentrale Datenbasis für die volle Kontrolle
Eine zentrale Verwaltung aller Daten ist der Schlüssel zu mehr Transparenz und reibungslosen Prozessen.
Eine Plattform für deinen Warenfluss im Unternehmen
Warenwirtschaftssystem: Behalte mit Xentral den Überblick über deine Waren
14 Tage kostenlos testen. Ohne Installation. Ohne Kreditkarte.
Reibungslose Prozesse innerhalb des Unternehmens sind heutzutage die Grundvoraussetzung, um die Herausforderungen unserer Zeit zu meistern. Ein optimaler Warenfluss im Unternehmen stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Transparente Warenbewegungen und automatisierte Prozesse sorgen für mehr Zeit, um sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können. Um dieses Potenzial zu heben, sind Warenwirtschaftssysteme heutzutage unverzichtbar.
Warenwirtschaft – Was ist das?
Die Warenwirtschaft kümmert sich um die Verwaltung deiner materiellen Güter im Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass deine Waren stets in der richtigen Menge und Qualität, zur passenden Zeit am richtigen Ort und zu möglichst geringen Kosten zur Verfügung stehen.
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WaWi oder WWS) ist eine Software-Lösung, die Warenströme im Unternehmen abbildet, analysiert und steuert. Mit einem solchen System kannst du deinen Warenbestand verfolgen und Warenbewegungen in deinen Geschäftsprozessen digital abbilden. Somit hast du den kompletten Überblick über den Warenfluss: von der Beschaffung, über die Lagerung bis hin zum Versand.
Ziele und Vorteile von Warenwirtschaftssystemen
Das Hauptziel von Warenwirtschaftssystemen besteht darin, transparente und reibungslose Prozesse zu garantieren, die benötigten Waren ordnungsgemäß zur Verfügung zu stellen und deine Kund:innen somit vollkommen zufrieden zu stellen. Digitale und automatisierte Geschäftsprozesse sorgen für einen störungsfreien Ablauf und verschaffen deinem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Volle Transparenz über deine Waren
Ein WWS sorgt für den kompletten Überblick über deinen Warenfluss. Du weißt zu jederzeit, wo sich deine Artikel befinden.
Zeit- und Fehlerminimierung
Digitale und automatisierte Prozesse sparen dir wertvolle Zeit und sorgen für weniger Fehler als manuelle Arbeiten.
Leere Lager ade
Out-of-Stock-Situationen sind für jedes Unternehmen eine große Gefahr. Vermeide leere Lager mit einem WaWi.
Wachstum und Kundenzufriedenheit
Mit automatisierten Geschäftsprozessen steht deinem Wachstum und zufriedenen Kund:innen nichts mehr im Weg.
Optimierungspotenziale aufdecken
Ein WWS bietet dir tiefe Einblicke in deine Prozesse und erlaubt dir die Optimierung deiner Abläufe.
Optimiere deine Warenprozesse mit Xentral
Mit der Business-Software von Xentral behältst du den Überblick über deinen Warenfluss. So legst du den Grundstein für zufriedene Kund:innen und ein erfolgreiches Unternehmen!
Stammdaten strukturiert pflegen – unsere Kunden machen es vor
Vom Excel-Chaos zur komfortablen Stammdatenpflege: Durch Xentral hat es Oatsome geschafft, die vierfache Menge an Bestellungen im Monat abzuwickeln und gleichzeitig gehört der große Pain der Stammdatenpflege aller Lieferanten und Produkte nun ebenfalls der Vergangenheit an.
Warenbeschaffung
Das Warenwirtschaftssystem unterstützt die Beschaffungsprozesse deines Unternehmens und stellt die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Bereitstellung der Waren sicher.
Lieferantenmanagement
Verwalte alle wichtigen Daten und Informationen wie beispielsweise Verträge, Preise und Absprachen rund um deine Lieferanten
Disposition
Vermeide Fehlmengen, minimiere Lagerbestände und stelle deine Lieferbereitschaft mit einer optimalen Disposition siche
Einkauf
Wickle deine Geschäftsvorfälle im Einkauf über eine zentrale Plattform ab, organisiere dein Mahnwesen und verhindere Lieferverzögerungen
Wareneingang und Rechnungskontrolle
Führe den Wareneingang mit all seinen Teilschritten durch und buche Lieferungen zentral ins System. Kontrolliere Rechnungen und leite sie an die Buchhaltung
Lagerwirtschaft
Ein WWS sorgt dafür, dass du den Überblick über deine Lagerhaltung behältst. Verwalte Warenbewegungen wie Zu- und Abgänge und überwache die Bestände deiner Artikel.
Wareneinlagerung
Weise mit Hilfe der WaWi deinen Wareneingängen Lagerplätze zu und verbuche diese im System
Bestandsführung
Führe deine Lagerbestände artikelgenau und überwache die Bestände deiner Artikel
Warenauslagerung
Verbuche Warenentnahmen, Umlagerungen oder Sonderfälle wie Schwund aus dem Lager
Interne Prozesse
Bilde interne Prozesse wie Inventuren und Umverpackungen ab und führe Umbuchungen durch
Wir nutzen die E-Commerce-Plattform Shopify, aber Xentral ist das System, das wir als das „schlagende Herz“ unseres Unternehmens bezeichnen, da darüber alles ein oder aus geht.
Tim Nichols
Founder & CEO of 3bears
Warenabsatz
Mit diesem Modul sorgst du für eine optimale Belieferung deiner Kund:innen und unterstützt die Geschäftsprozesse im Verkauf und Versand deiner Waren.
Kundenmanagement und Marketing
Verwalte deine Kundendaten, führe geeignete Marketingmaßnahmen durch und verfasse Angebote für deine Kund:innen
Verkauf und Auftragsabwicklung
Bilde deine Verkaufsabschlüsse über alle Vertriebskanäle ab und wickle Aufträge inklusive der Kommissionierung ab
Versand
Wickle den kompletten Versand von der Erstellung notwendiger Dokumente bis hin zur Fakturierung zentral ab
Retouren und Service
Biete After-Sales-Support und organisiere Retouren, ohne den Überblick über deine Bestände zu verlieren
Unterstützende Funktionen und Schnittstellen
Die Warenwirtschaft ist je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich und muss verschiedene Bedürfnisse erfüllen. Zusatzfunktionen stellen eine bedarfsgerechte WaWi sicher.
MHD, Chargen und Seriennummern
Organisiere die Lagerhaltung von verderblichen Waren, Chargen-Artikeln oder Seriennummern
Personalverwaltung
Sorge nicht nur für eine Übersicht über deine Bestände, sondern organisiere dein Personal
Buchhaltung und Controlling
Stelle eine Verbindung zu deiner Buchhaltung her und führe umfangreiche Analysen durch
Schnittstellen
Integriere Shop-Systeme, Versanddienstleister und andere Systeme in deine WaWi
Mach es wie unsere Kund:innen und sorge für eine optimale Warenwirtschaft!
Behalte den Überblick über deine Warenwirtschaft und optimiere deinen Warenfluss mit der Business-Software von Xentral.
Bereitstellung eines Warenwirtschaftssystem
Die Auswahl eines WWS ist ein komplexes Unterfangen, denn du musst dich nicht nur zwischen Standard- oder Individuallösungen entscheiden, sondern auch die Bereitstellung der Software-Lösung bedenken.
On-Premise
On-Premise-Lösungen werden in deinem eigenen Rechenzentrum betrieben und über Lizenzen auf den Firmenrechnern deiner Mitarbeitenden bereitgestellt. Ein solches Modell erfordert die eigenständige Pflege und Wartung des kompletten Systems.
Cloud-Lösung
Bei einer cloudbasierten Lösung kann dein Unternehmen das Warenwirtschaftssystem in Form von Software-as-a-Service abonnieren und über das Internet darauf zugreifen. Sowohl der Betrieb als auch die Wartung fallen in den Aufgabenbereich des Anbieters.
Einführung eines Warenwirtschaftssystems
– darauf solltest du achten
Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems verspricht transparente und reibungslose Warenbewegungen. Die Erwartungen sind daher sehr hoch. Damit die Einführung eines neuen Systems gelingt, solltest du auf ein paar Dinge achten.
#1 Gute Vorbereitung ist das A und O
Wie bei allen großen Entscheidungen ist eine gute Vorbereitung die Grundvoraussetzung zum Gelingen der Implementierung eines WWS. Kläre zu Beginn deine eigenen Anforderungen und lege ein Pflichtenheft an. Dieses regelt die Mindestanforderungen, die das neue System erfüllen muss. Zusätzlich ist eine gute zeitliche Planung essentiell, da eine Implementierung einige Zeit in Anspruch nimmt und deine Prozesse dennoch störungsfrei weiterlaufen müssen.
#2 Plane für die Zukunft
Die Optimierung deines Warenflusses ist ein wichtiger Teilbereich deines Unternehmens und bringt dich enorm weiter. Bedenke allerdings, dass es auch noch andere Geschäftsprozesse gibt, die für einen optimalen Ablauf automatisiert werden müssen. Achte bei der Wahl eines Systems auf einen ausreichend großen Funktionsumfang. Bedenke, ob nicht ein ERP-System für dich langfristig eine bessere Option darstellt.
#3 Teste verschiedene Systeme
All die gute Vorbereitung hilft dir nichts, wenn du dir nicht genügend Zeit zum Testen verschiedener Anbieter nimmst. Heutzutage bieten viele Hersteller kostenfreie Testmöglichkeiten an, um das System auf Herz und Nieren zu prüfen. Nimm diese Gelegenheiten wahr und hole deine Mitarbeitenden mit ins Boot. Denn nur wenn sie mit dem System zurechtkommen, wird es das volle Potenzial entfalten.
Unterschied ERP und Warenwirtschaftssystem
Die Begriffe ERP (Enterprise Resource Planning) und WaWi (Warenwirtschaft) werden oftmals synonym verwendet. Ein entscheidender Unterschied liegt jedoch im Funktionsumfang dieser Systeme. Während sich ein Warenwirtschaftssystem auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von Warenflüssen im Unternehmen konzentriert, umfasst ein ERP-System die Planung und Steuerung aller Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Personal und Finanzen.
ERP und Warenwirtschaftssysteme können mittlerweile nicht mehr absolut trennscharf voneinander abgegrenzt werden, da moderne WaWi immer mehr klassische ERP-Bereiche z. B. Controlling und Produktion abdecken. Allerdings lohnt sich ein genauerer Blick auf ERP-Systeme, um dein Unternehmen ganzheitlich zu verwalten und alle Geschäftsprozesse zentral abzubilden.
Diese Vorteile bietet dir die Business-Software von Xentral
Eine Plattform für alles
Xentral sorgt für optimale Workflows in allen Teilbereichen deines Unternehmens und ist die zentrale Schaltstelle. Automatisiere und optimiere deine Geschäftsprozesse ganzheitlich.
Eine Entlastung für alle
Einfache und schlanke Prozesse sowie eine intuitive Bedienung der Software entlasten dich und deine Mitarbeitenden. Verschaffe dir Freiräume und kümmere dich um die wichtigen Dinge: deine Kund:innen.
Ein System für die Zukunft
Die flexible Cloud-Lösung ist erweiterbar und bietet umfangreiche Schnittstellen, um auf individuelle Herausforderungen reagieren zu können. Deinem Wachstum sind keine Grenzen gesetzt.
Du willst dein Unternehmen ganzheitlich optimieren?
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Dein ganzes Business – an einem Ort
Xentral wird deine Unternehmensprozesse revolutionieren – mit standardisierten und von über 1.700 Xentral Usern täglich erprobten Workflows. Die Business Operations Software Xentral gibt dir die Flexibilität Schritt-für-Schritt dein ganzes Business zu optimieren und von A-Z zu vernetzen – dann wenn du es brauchst.
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zufriedeneren Kundinnen und Kunden
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Warnsignale erkennen: Wann du über eine Warenwirtschaft nachdenken solltest
Die Vorteile einer Warenwirtschaft hätten wir geklärt. Wahrscheinlich
stehst du aber vor der Frage, ob sich ein solches System auch für dich lohnt. Die
folgenden Warnsignale solltest du nicht ignorieren:
- Deine Durchlaufzeiten sind sehr hoch
- Dein Bestellaufkommen wächst stetig
- Es kommt zu Fehlbeständen
- Datenpflege ist umständlich und zeitaufwendig
- Du besitzt viele Insellösungen
- Du bietest deine Produkte über mehrere Kanäle an
Häufig gestellte Fragen
FAQ zu Warenwirtschaftssystemen
Was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem?
Was gibt es für Warenwirtschaftssysteme?
Welche Bereiche zählen zu Warenwirtschaft?
Wer braucht ein Warenwirtschaftssystem?
Ist ein Warenwirtschaftssystem Pflicht?
Welches Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen?
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
Wo werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?
Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP?
ERP oder Warenwirtschaftssystem?