5 Fehler bei der Xentral-Einführung und wie du sie vermeidest

Die Einführung von Xentral ist für wachsende Handelsunternehmen im DACH-Raum ein Hebel für effizientes Wachstum. Sie ersetzt Tool-Chaos und verteilte Excel-Tabellen durch ein zentrales Cloud-ERP-System mit einheitlicher Datenbasis. Gleichzeitig ist sie ein operatives Projekt mit Risiken. Die meisten dieser Risiken entstehen nicht in Xentral selbst, sondern davor.

In diesem Beitrag erklären wir die fünf häufigsten Fehler bei der Xentral-Implementierung, woran du sie erkennst und wie du sie vermeidest. Der Artikel richtet sich an Projektverantwortliche, Geschäftsführung und operative Champions im Mittelstand.

1. Tool-Denken statt System-Verständnis 

Viele Teams starten die Xentral-Einführung mit dem Gedanken „Wir brauchen ein neues Tool". Das unterschätzt, was ein ERP wirklich ist. Xentral ist kein Add-on neben der bestehenden Landschaft, sondern das operative Rückgrat deines Handelsgeschäfts.

Wer ohne saubere Prozessaufnahme in die Xentral-Einführung startet, überträgt seine alten Workarounds eins zu eins ins neue System. Ein typischer Fall: Im Altsystem war die Auftragsabwicklung unübersichtlich, Freigaben liefen per Mail, Verantwortlichkeiten waren unklar. Xentral soll das Problem lösen. Doch statt den Prozess neu zu schneiden, werden dieselben Umwege einfach digitalisiert.

Das Ergebnis ist frustrierend: Die Arbeit bleibt gleich, nur eben jetzt in Xentral. Die Effizienzgewinne bleiben aus. Wir sehen das regelmäßig bei Kunden, die zu schnell in die Umsetzung gehen.

So vermeidest du den Fehler: Skizziere deine Kernprozesse schriftlich, bevor die Xentral-Implementierung startet. Wo hakt es heute? Welche Schritte sind wirklich nötig, welche historisch gewachsen? Erst dann entscheidest du, wie Xentral diese Prozesse sauber abbildet.

2. Alles auf einmal statt klare Prioritäten 

„Wenn wir schon neu starten, dann gleich richtig." Dieser Satz klingt ehrgeizig und führt in vielen Xentral-Projekten zur Überforderung. Wer zu viele Sonderwünsche parallel umsetzt, verliert den Fokus auf die Basis.

Ein Beispiel aus einem Xentral-Projekt: Zwölf Sonderwünsche wurden parallel umgesetzt – von individuellen Preislogiken bis zu komplexen Versandregeln. Das Ergebnis: Kernprozesse wie Rechnungslauf und Lagerumbuchung liefen wochenlang instabil. Das Team konnte im Livebetrieb nicht sauber arbeiten.

Xentral ist bewusst in Phasen einführbar. Die Plattform unterstützt einen klaren Kern-Scope und lässt sich danach schrittweise erweitern.

So vermeidest du den Fehler: Priorisiere vier Kernbereiche für den Xentral-Go-Live. Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung und Buchhaltung laufen zuerst stabil. Sonderlogiken und Spezialfälle kommen in Phase zwei. Denk in Releases, nicht in Perfektion.

3. Kein klares Projekt-Ownership 

Ein ERP-System berührt jede Abteilung – Einkauf, Lager, Vertrieb, Finanzen, IT. Ohne eine zentrale Projektleitung bleibt die Xentral-Einführung zwischen den Teams hängen. Entscheidungen verzögern sich, Tests bleiben liegen, offene Fragen stapeln sich.

Der Klassiker in Projekten: Die IT soll „die Technik machen", der Einkauf will Bestellformulare, das Lager fragt wöchentlich „Wann ist es endlich fertig?". Ohne verbindliche Projektleitung verliert die Xentral-Einführung den Rhythmus. Das kostet Wochen und Vertrauen im Team.

Xentral lässt sich sauber in Wochen bis wenigen Monaten einführen, aber nur mit einer klaren Projekt-Rolle. Bei projekt-getrennten Einstellungen in Xentral ist diese Ownership besonders wichtig, wenn mehrere Einheiten parallel betreut werden.

So vermeidest du den Fehler: Definiere eine zentrale Person als Projektverantwortliche für die Xentral-Einführung. Sie spricht mit dem Dienstleister, priorisiert Anforderungen und vermittelt zwischen den Teams. Dafür bekommt sie offiziell Zeit freigeräumt, nicht „nebenbei".

4. Datenchaos statt Datenqualität 

Xentral kann operative Prozesse automatisieren, aber kein Datenwunder vollbringen. Wenn Stammdaten unstrukturiert importiert werden, leidet das gesamte System darunter. Dubletten, falsche Bestände und fehlerhafte Artikelnummern führen zu Fehlern im Livebetrieb.

Ein reales Beispiel aus einem Xentral-Rollout: Ein Kunde importierte 12.000 Artikel aus mehreren Altsystemen. Erst nach dem Go-Live fiel auf: keine einheitlichen Warengruppen, keine saubere Variantenstruktur, keine klare Lieferanten-Zuordnung. Der Shop lief, aber das Lager war operativ überfordert und musste nacharbeiten.

Xentral arbeitet mit einer einheitlichen Datenbasis, die Reporting, Automatisierung und künftige KI-Anwendungen möglich macht. Schlechte Stammdaten verhindern diese Vorteile direkt am Start.

So vermeidest du den Fehler: Mach Datenqualität zur Chefsache vor dem Xentral-Rollout. Plane gezielt Zeit für Analyse, Bereinigung und Strukturierung ein. Kläre außerdem, wer nach Go-Live die Datenpflege verantwortet. Ohne klare Zuständigkeit verfällt die Qualität schnell wieder.

5. Kein aktives Change-Management 

Xentral verbessert deine Prozesse, aber nur, wenn dein Team die neuen Abläufe mitträgt. Ohne Schulungen, klare Kommunikation und Beteiligung wird die Einführung zur Blackbox. Das Team arbeitet dann an Xentral vorbei, statt mit dem System.

Wir haben Xentral-Projekte gesehen, in denen neue Workflows eingeführt wurden, das Team aber nur eine Handbuch-PDF bekommen hat. Die Folge: Frust, Mehrarbeit, Ablehnung. Am Ende wurden parallel alte Tabellen weitergeführt und der Nutzen der Einführung blieb aus.

Xentral ist bewusst so gebaut, dass Anwender schnell produktiv werden. Die browserbasierte Oberfläche, In-App-Support und Sandbox-Umgebungen helfen dabei. Diese Substanz greift aber nur, wenn das Team aktiv einbezogen wird.

So vermeidest du den Fehler: Kommuniziere früh Ziele und Nutzen der Einführung. Biete praxisnahe Schulungen an. Benenne Key User je Abteilung und hol regelmäßiges Feedback ein. Zeig deinem Team: Xentral macht den Arbeitsalltag einfacher, nicht komplizierter.

Was nach dem Go-Live wirklich zählt 

Ein sauberer Start ist wichtig, aber entscheidend ist das, was danach passiert. Der Go-Live ist mit Xentral nicht das Ende des Projekts, sondern der Beginn der Optimierung.

Wir empfehlen für Xentral-Einführungen ein strukturiertes Nach-Go-Live-Setup mit diesen Elementen:

1. Feedback-Runden nach Woche zwei und Woche vier mit allen Key Usern

2. Dokumentierte Learnings, die als interne Referenz für andere Teams dienen

3. Prozessanpassungen dort, wo der Betrieb Optimierungsbedarf zeigt

4. Klare KPIs wie Auftragsdurchlaufzeit, Pickfehlerquote und Lagerumschlag

5. Skalierungsplan für +50 % Auftragsvolumen oder neue Vertriebskanäle

Xentral unterstützt diese Routine mit echtzeit-basierten Reporting-Funktionen und Dashboards, die operative Engpässe sichtbar machen.

Die fünf Schritte zur sauberen Xentral-Einführung 

• Prozesse klären, bevor sie digitalisiert werden

• Fokus auf Kernbereiche, statt alles gleichzeitig anzugehen

• Ownership definieren, nicht zwischen Teams delegieren

• Stammdaten aufräumen, nicht in die Zukunft verschieben

• Team befähigen, statt es mit dem neuen System allein zu lassen