5 typische Fehler bei der Xentral-Einführung und wie du sie vermeidest

Die Einführung eines neuen ERP-Systems wie Xentral ist eine große Chance – birgt aber auch Risiken. Viele Handelsunternehmen unterschätzen den Aufwand und starten ohne klare Struktur.

Was du in diesem Beitrag mitnimmst: 

• Die 5 häufigsten Fehler bei der Xentral-Implementierung
• Wie du sie systematisch vermeidest
• Was in den ersten 30 Tagen wirklich zählt

Video-Tipp: So vermeidest du die 5 häufigsten Fehler bei der Xentral-Einführung und startest erfolgreich statt teuer nachzubessern.

1. Tool-Denken statt System-Verständnis 

iele starten mit dem Gedanken: "Wir brauchen ein neues Tool." Dabei ist Xentral kein Add-on, sondern das digitale Betriebssystem deines Unternehmens. Wer ohne saubere Prozessaufnahme startet, überträgt manuelle Workarounds einfach ins System.

Typischer Fehler: Im alten System war die Auftragsabwicklung unübersichtlich. Mit Xentral soll alles besser werden. Doch statt klare Verantwortlichkeiten und Freigaben zu definieren, werden dieselben Umwege digitalisiert.

Tipp: Skizziere deine Prozesse schriftlich. Wo sind die Schnittstellen zwischen Teams unklar? Welche Schritte sind wirklich notwendig? Erst dann entscheidest du, wie Xentral dich dabei effizient unterstützen kann.

2. Wunschkonzert statt Prioritäten 

"Wenn wir schon neu starten, dann machen wir alles gleich perfekt." Klingt ambitioniert, endet aber oft in Überforderung. Wer zu viel auf einmal will, verliert den Fokus für das Wesentliche.

Beispiel: In einem Projekt wurden 12 Sonderwünsche parallel umgesetzt – von individuellen Preislogiken bis zu komplexen Versandregeln. Ergebnis: Die Basisprozesse wie Rechnungslauf oder Lagerumbuchung funktionierten wochenlang nicht stabil.

Tipp: Starte mit einem klaren Kern und fokussiere dich auf Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Alles Weitere kommt später. Denk in Phasen, nicht in Perfektion.

3. Kein klares Projekt-Ownership 

Ein ERP-System betrifft alle Abteilungen – doch wenn niemand das Projekt wirklich führt, geht es im Tagesgeschäft unter. Ohne klare Rolle bleibt vieles liegen: Entscheidungen, Tests, Rückfragen, Freigaben.

Realität in vielen Projekten: Die IT soll die Technik regeln, der Einkauf will nur Bestellformulare, das Lager fragt: "Wann ist endlich alles fertig?" Ohne verbindliche Projektleitung geht es nicht voran.

Tipp: Definiere früh eine zentrale Person mit Zeit, Entscheidungsbefugnis und Rückenstärkung. Diese Person spricht mit dem Dienstleister, priorisiert und vermittelt zwischen den Teams.

4. Datenchaos statt Datenqualität 

Xentral kann vieles – aber kein Datenwunder vollbringen. Wenn Stammdaten fehlen oder unstrukturiert sind, leidet die gesamte Einführung. Dubletten, falsche Bestände oder fehlerhafte Artikelnummern führen zu Ärger im Live-Betrieb.

Praxisbeispiel: Ein Kunde importierte 12.000 Artikel aus verschiedenen Listen. Erst nach dem Go-live fiel auf: Keine einheitlichen Warengruppen, keine Variantenstruktur, keine saubere Lieferanten-Zuordnung. Der Shop lief, aber das Lager war überfordert.

Tipp: Mach Datenqualität zur Chefsache. Plane gezielt Zeit für Datenanalyse, Bereinigung und Strukturierung ein – vor dem Rollout. Und: Kläre, wer in Zukunft für Datenpflege verantwortlich ist.

5. Kein aktives Change-Management 

Xentral kann deine Prozesse verbessern – aber nur, wenn dein Team mitzieht. Ohne Schulungen, klare Kommunikation und Beteiligung wird die Einführung zur Blackbox.

Beispiel: In einem Projekt wurden neue Workflows eingeführt, aber das Team bekam nur eine Handbuch-PDF. Ergebnis: Frust, Fehler, Ablehnung.

Tipp: Mach das Projekt sichtbar. Kommuniziere Ziele und Nutzen. Biete praxisnahe Schulungen an. Zeige deinem Team: Xentral macht den Arbeitsalltag einfacher, nicht komplizierter.

Was nach dem Go-live zählt 

Ein sauberer Start ist wichtig – aber genauso entscheidend ist das, was danach passiert:

• Feedback-Runden nach Woche 2 und 4
• Dokumentierte Learnings für andere Teams
• Prozesse anpassen, wo nötig
• KPIs definieren (z. B. Auftragsdurchlaufzeit, Pickfehlerquote)
• Frühzeitig an Skalierung denken: Was passiert bei +50 % Auftragsvolumen?

Fazit: Vorbereitung ist der größte ROI-Faktor 

Die meisten Probleme entstehen nicht mit Xentral, sondern vor dem ersten Login. Wer Prozesse klärt, Verantwortung vergibt, Daten pflegt und das Team einbindet, spart am Ende Zeit, Geld und Nerven.

Kurz zusammengefasst:

• Prozesse analysieren, bevor digitalisiert wird
• Fokus halten, statt alles gleichzeitig zu wollen
• Ownership definieren, nicht delegieren
• Daten vorbereiten, nicht verschieben
• Team befähigen, nicht alleinlassen

Über CommerceOS 

CommerceOS™ ist eine spezialisierte ERP-Agentur für Handel und e-Commerce Unternehmen. Auf Basis von Xentral ERP entwickelt CommerceOS individuelle, skalierbare Lösungen, die alle Geschäftsprozesse nahtlos verbinden – von Einkauf und Lager über Auftragsabwicklung bis Buchhaltung und Reporting. Das Ziel: effiziente Abläufe, saubere Daten und maximale Transparenz für nachhaltiges Wachstum.