Workflow Automatisierung Shopify: So sparst du Zeit und Kosten

Das Wichtigste im Überblick

• Workflow Automatisierung in Shopify reduziert manuelle Arbeit und steigert die Effizienz deines Online-Shops
• Shopify Flow ist die zentrale Automatisierungsplattform, die nach dem Prinzip "Wenn X passiert, dann tue Y" funktioniert
• Die Automatisierung erfolgt ohne Programmierkenntnisse über Trigger, Bedingungen und Aktionen
• Mit Xentral ERP kannst du die Automatisierung über deinen Shop hinaus auf alle Geschäftsbereiche ausweiten
• Unternehmen können bis zu 70 % der Zeit für manuelle Prozesse einsparen und ihre Fehlerquote erheblich senken

Was ist Workflow Automatisierung in Shopify und warum ist sie wichtig?

Workflow Automatisierung in Shopify ist die systematische Einrichtung von automatischen Abläufen, die manuelle, wiederkehrende Aufgaben im Online-Shop übernehmen. Dabei werden vordefinierte Aktionen automatisch ausgeführt, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind oder Ereignisse eintreten.

Für wachsende E-Commerce-Unternehmen wird Automatisierung schnell zur Notwendigkeit. Mit steigendem Bestellvolumen nehmen auch Verwaltungsaufgaben zu – von der Bestellabwicklung über Lagerbenachrichtigungen bis hin zum Kundenservice. Bei Händlern mit mehr als 100 täglichen Bestellungen können automatisierte Workflows durchschnittlich 23 Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen.

Warum gerade jetzt automatisieren?

Besonders im E-Commerce herrscht ein intensiver Wettbewerb. Die Automatisierung von Workflows bietet hier entscheidende Vorteile:

• Personalmangel ausgleichen durch intelligente Prozesse
• Skalierung ohne proportionales Personalwachstum ermöglichen
• Konsistente Kundenerfahrung durch standardisierte Prozesse sicherstellen
• Fehlerquote bei manuellen Prozessen reduzieren
• Daten in Echtzeit nutzen für bessere Geschäftsentscheidungen

Shopify Flow: Die zentrale Plattform für automatisierte Workflows

Shopify Flow ist das Herzstück der Automatisierung in deinem Shopify-Shop. Es handelt sich um eine No-Code-Lösung, die es dir ermöglicht, komplexe Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

So funktioniert Shopify Flow

Shopify Flow basiert auf einem einfachen Prinzip: Wenn X passiert, prüfe Y und führe dann Z aus. Diese drei Komponenten bilden jeden automatisierten Workflow:

Trigger (Auslöser): Ein Ereignis, das den Workflow startet – z.B. eine neue Bestellung, Produktänderung oder Kundenregistrierung

Bedingung (optional): Eine Prüfung, ob bestimmte Kriterien erfüllt sind – z.B. "Bestellwert über 100 €" oder "Kunde hat mehr als 3 Bestellungen"

Aktion: Die tatsächliche Aufgabe, die ausgeführt werden soll – z.B. "Sende E-Mail", "Tagge Kunden" oder "Ändere Produktstatus"

Die wichtigsten Trigger in Shopify Flow

Einige der nützlichsten Auslöser für deine Workflows sind:

• Neue Bestellung eingegangen
• Bestellstatus geändert
• Kundenkonto erstellt
• Produktbestand unter Schwellenwert
• Retoure eingegangen
• Zahlungseingang verzeichnet
• Kundenrisiko festgestellt

8 praktische Beispiele für Workflow Automatisierung in Shopify

Hier sind acht konkrete Anwendungsfälle, die du sofort in deinem Shop umsetzen kannst:

Grundlegende Automatisierungen

Bestandsbenachrichtigungen: Automatische Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Bestand eines Produkts unter einen kritischen Wert fällt.

VIP-Kundenprogramm: Automatisches Taggen von Kunden als "VIP", wenn sie mehr als 5 Bestellungen oder einen Bestellwert von über 500 € erreicht haben.

Betrugsbekämpfung: Automatisches Taggen und Überprüfen von Bestellungen mit Risikofaktoren.

Marketing-Automatisierungen

Win-Back-Kampagnen: Wenn ein Kunde 60 Tage nicht bestellt hat, füge ihn automatisch zu einer speziellen E-Mail-Kampagne hinzu.

Produktbewertungs-Workflows: Sende automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Bewertung, 7 Tage nachdem eine Bestellung als "ausgeliefert" markiert wurde.

Personalisierte Rabattcodes: Generiere und versende automatisch einmalige Rabattcodes für Kunden bei ihrer zweiten Bestellung.

Erweiterte Automatisierungen

Dynamische Preisanpassungen: Automatische Preisänderungen basierend auf Bestandsmengen.

Multi-Channel-Inventarsynchronisation: Automatische Anpassung der Lagerbestände in allen verbundenen Verkaufskanälen.

Insider-Tipp: Beginne mit einfachen Workflows wie Bestandsbenachrichtigungen und erweitere deine Automatisierungen schrittweise.

Schritt für Schritt: So richtest du Shopify Flow ein

Die Einrichtung von Shopify Flow ist unkompliziert:

1. Zugang sicherstellen

Shopify Flow ist in Shopify Plus enthalten. Für andere Pläne nutze Apps wie "Mechanic" oder "Arigato Automation".

2. Ersten Workflow erstellen

1. Gehe im Shopify-Admin auf "Apps" → "Shopify Flow"
2. Klicke auf "Workflow erstellen"
3. Wähle einen Trigger für deinen Workflow
4. Füge optional Bedingungen hinzu
5. Definiere die Aktionen
6. Speichere und aktiviere den Workflow

3. Templates nutzen

Beginne mit vorgefertigten Workflow-Vorlagen von Shopify für schnellere Ergebnisse.

4. Testen und optimieren

Teste jeden Workflow gründlich, bevor du ihn im Livebetrieb einsetzt.

Xentral und Shopify: Nahtlose ERP-Integration für vollständige Automatisierung

Um deine Shopify-Automatisierungen auf dein gesamtes Unternehmen auszuweiten, benötigst du eine Integration mit einem leistungsstarken ERP-System. Hier kommt Xentral ins Spiel.

Xentral ERP bietet eine bidirektionale Integration mit Shopify. Das bedeutet, dass Daten in beide Richtungen synchronisiert werden können – ein entscheidender Vorteil gegenüber einfachen Einweg-Integrationen.

Automatisierbare Prozesse mit der Xentral-Shopify-Integration

Bestellabwicklung: Bestellungen aus Shopify werden automatisch in Xentral erfasst und durchlaufen dort den kompletten Fulfillment-Prozess.

Bestandsmanagement: Lagerbestände werden in Echtzeit zwischen Shopify und Xentral synchronisiert.

Produktdatenpflege: Produktinformationen werden zentral in Xentral gepflegt und automatisch an Shopify übermittelt.

Kundendatenmanagement: 360-Grad-Sicht auf deine Kunden durch Datensynchronisation.

Finanzen und Buchhaltung: Automatische Verbuchung von Umsätzen und direkte Übermittlung an DATEV.

Beispiel: Ein Lebensmittelhändler hat durch die Integration von Shopify mit Xentral seine Bestellabwicklungszeit um 76 % reduziert und gleichzeitig die gesetzlich vorgeschriebene MHD-Verwaltung automatisiert.

Erweiterte Integrationen für spezielle Branchen

Für Lebensmittelhändler

• MHD-Management: Automatische Preisreduzierung für Produkte kurz vor Ablauf
• Chargenrückverfolgung: Lückenlose Dokumentation für Compliance
• Allergenkennzeichnung: Automatische Aktualisierung bei Produktänderungen

Für Mode-Retailer

• Varianten-Management: Automatisierte Verwaltung von Größen und Farben
• Saisonale Kollektionswechsel: Zeitgesteuerte Sortimentsänderungen
• Trend-basierte Preisanpassungen: Dynamische Preise nach Nachfrage

Für B2B-Händler

• Kundengruppenspezifische Preise: Automatische Rabatte nach Kundengruppen
• Genehmigungsprozesse: Workflows für Bestellungen über bestimmte Wertgrenzen
• EDI-Integration: Automatische Verarbeitung elektronischer Bestelldokumente

Typische Stolpersteine vermeiden

1. Überkomplexität vermeiden

Beginne mit einfachen, hochfrequenten Prozessen und teste gründlich, bevor du weitere Workflows hinzufügst.

2. Regelmäßige Überwachung

Plane regelmäßige Überprüfungen deiner Workflows ein und definiere KPIs zur Erfolgsmessung.

3. Mitarbeiterschulung

Sorge für umfassende Schulungen, damit dein Team die Automatisierungen versteht und richtig nutzt.

4. Datenschutz beachten

Prüfe alle Automatisierungen auf DSGVO-Konformität und verarbeite nur notwendige Daten.

Die Zukunft der Workflow-Automatisierung

Aktuelle Trends, die du im Auge behalten solltest:

• KI-gestützte Automatisierung: Prädiktion von Kundenverhalten und automatische SEO-Optimierung
• Cross-Channel-Automatisierung: Nahtlose Verknüpfung von Online- und Offline-Kanälen
• Self-Learning-Systeme: Workflows, die sich kontinuierlich selbst optimieren