Was ist ein ERP-System? Der ultimative Leitfaden

Was ist ein ERP?

Ein ERP ist ein System, das alle Geschäftsprozess des Unternehmens zentralisiert. Es automatisiert und digitalisiert Prozesse unter anderem in den Bereichen Finanzen, Personal, Fertigung, Lieferkette, Services, Beschaffung uvm.

Wie funktioniert ein ERP-System? 

Ein Enterprise Resource Planning System fungiert als zentrales Nervensystem für Unternehmen. In einem ERP kannst du alle deine Geschäftsprozesse zentral verwalten.  

Die übergeordnete Funktion eines ERP-Systems besteht darin, das Management deines Unternehmens zu unterstützen, deine Prozesse effizienter zu gestalten und die Organisation deiner unternehmensinternen Arbeitsabläufe zu erleichtern. So kannst du zudem ineffektive Arbeitsabläufe oder andere potenziell problematische Prozesse entdecken und optimieren. 

Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben steigert darüber hinaus die Effizienz deiner Abteilungen und minimiert Fehler. Das vordergründige Ziel eines ERP ist zudem die Bereitstellung von Echtzeitdaten, sodass du jederzeit fundierte Entscheidungen treffen kannst. Insgesamt dienen ERP-Lösungen dazu, Ressourcen zu optimieren, Kosten zu senken und die unternehmensweite Produktivität zu steigern. 

Außerdem kannst du durch die Einführung eines ERP-Systems auch direkte Gegenmaßnahmen ergreifen, um die Entwicklung des gesamten Unternehmens, eines Unternehmensbereiches, einer einzelnen Abteilung oder eines bestimmten Prozesses zu korrigieren.

In der Regel besteht ein ERP-System bzw. eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen, die miteinander kommunizieren und so wichtige Daten austauschen. Dazu gehören üblicherweise Geschäftsbereiche wie:

• Finanzen

• Buchhaltung

• Personalwesen

• Produktion

• Beschaffung

• Logistik

• Vertrieb

• Product Lifecycle Management

• Projektmanagement

• uvm.

Welche konkreten Funktionen eine ERP-Software konkret hat, hängt davon ab, für welchen Unternehmensbereich sie genutzt werden und für welche Software du dich letztendlich entscheidest. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und ERP?

Während sich ein Warenwirtschaftssystem auf die Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferungen konzentriert, geht ein ERP-System weit darüber hinaus. Es integriert und optimiert sämtliche Geschäftsprozesse, einschließlich Buchhaltung, Personalmanagement und Kundenbeziehungen und bietet somit eine umfassendere Unternehmenslösung.

Auswahlkriterien für ein ERP

Folgende Fragen können dabei helfen, herauszufinden, ob du ein ERP brauchst, welche Anforderungen du hast und welche Art von ERP sich am besten für deinen individuellen Fall eignet:

• Was sind deine Ziele: Schnelles Wachstum oder Konzentration auf eine Nische?

• Welche Unternehmensbereiche müssen durch das ERP abgedeckt werden?

• Welche Tools nutzt du bereits und welche Schnittstellen müssen dafür beim ERP vorhanden sein?

• Willst du das ERP in deine Infrastruktur einbinden oder soll es ein Cloud-Anbieter sein?

• Welche Option ist die Richtige für dich: ERP kaufen oder mieten?

• Lizenzlösung oder eine Open-Source-ERP-Lösung?

• Wie viel Support würdest du gerne vom ERP-Anbieter erhalten?

Anhand dieser Fragen kannst du viele ERP-Anbieter bereits gut sortieren und eine Liste möglicher ERP-Softwares erstellen. 

Vorteile einer ERP-Software

Die Einführung einer ERP-Lösung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die dazu beitragen, deine Geschäftsprozesse zu optimieren und die Gesamtleistung deines Unternehmens zu steigern. 

• Gemeinsame Datenbasis: Eine ERP-Lösung schafft eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen deines Unternehmens und verbessert den Informationsfluss und die Kommunikation. So gehören Insellösungen, doppelter Erfassungsaufwand und Redundanzen der Vergangenheit an. 

• Transparenz: Dank eines ERP stehen Informationen transparent und einheitlich in deinem gesamten Unternehmen zur Verfügung. So haben alle Abteilungen vollständigen Zugriff auf bestehende Datenstrukturen.

• Prozessoptimierung: Die Prozesse und Workflows deines Unternehmens verbessern sich bereits direkt mit der Einführung eines ERP in deine Unternehmensstruktur. Außerdem profitierst du beispielsweise von automatisch eingehaltenen Compliance Regeln.

• Effizienzsteigerung: ERP ermöglicht die Automatisierung deiner Geschäftsprozesse, reduziert manuelle Aufgaben und verbessert deine Arbeitsabläufe. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

• Bessere Berichte: Ein ERP vernetzt Daten vollständig und verlässlich, wodurch die Erstellung von flexiblen und aussagekräftigen Berichten und Reportings möglich wird.

• Fehlerminimierung: Mithilfe von Enterprise Resource Planning gehören doppelte Daten, Übertragungsfehler, Inkonsistenzen und widersprüchliche Angaben dank Automatisierung der Vergangenheit an.

• Zeitersparnis: ERP-Systeme arbeiten rationell, wodurch redundante Aufgaben in deinem Unternehmen wegfallen, sich der Suchaufwand verringert und Zeit eingespart werden kann. 

• Echtzeitdaten: Durch die umfassende Datenerfassung und Integration bietet dir ein ERP aktuelle Informationen. Das erleichtert fundierte Entscheidungen, da Entscheidungsträger:innen wie du auf Echtzeitdaten zugreifen können.

• Effektive Projektsteuerung: Dank des vollumfänglichen Überblicks über Projekte und Projektressourcen innerhalb eines ERP kannst du Projekte effektiv erfassen, dokumentieren und durchführen. 

• Ressourcenoptimierung und Kostenersparnis: Die Integration von Ressourcenplanung ermöglicht eine effiziente Nutzung von Kapazitäten, reduziert Überbestände und minimiert Verschwendung. Dadurch werden deine Kosten gesenkt und Ressourcen besser verwaltet.

Die Implementierung einer ERP-Lösung schafft somit eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbsvorteile.

ERP erklärt: Cloud, On-Premise, Hybrid, Mobile & Social

Eine ERP-Lösung kann auf verschiedene Art und Weise implementiert werden. Du hast die Wahl zwischen Cloud-Lösungen, einem hybriden ERP-System, einer On-Premise Lösung, einem Mobile ERP oder einem Social ERP. 

Cloud-ERP

Cloud-ERP-Lösungen (auch SaaS-ERP oder ERP as a Service) ermöglicht es Unternehmen, die ERP-Software über das Internet zu nutzen. Dabei wird die Software vom Anbieter dezentral in einer Cloud gehostet und verwaltet. Eine Cloud-Lösung bietet Unternehmen Flexibilität und ein hohes Maß an Skalierbarkeit.

Wichtigste Vorteile:

• Kalkulierbare Kosten

• Hohe Datensicherheit

• Keine eigene IT-Abteilung und Server-Infrastruktur notwendig 

Hybrid ERP

Wie der Name bereits ahnen lässt, kombinieren hybride ERP zahlreiche Cloud- und On-Premise- Funktionen. Einige Daten und Anwendungen werden in der Cloud gehostet, während andere lokal auf eigenen Servern verwaltet werden. Hybrid-ERP eignet sich für Unternehmen, die spezifische Anforderungen haben, beispielsweise hinsichtlich Datenschutz oder Integration mit bestehenden Systemen.

Wichtigste Vorteile:

• Schnelle Anpassung an sich ändernde Umstände

• Zeitersparnis in der unternehmensinternen IT-Abteilung

• Kontrolle über die eigenen Daten

On-Premise ERP

On-Premise bedeutet, dass das System auf lokalen Servern installiert und verwaltet wird. Das Unternehmen muss sich also selbst um die Wartung kümmern, was umfangreiche IT-Ressourcen voraussetzt. Das bedeutet aber auch, dass man volle Kontrolle über das System und die darüber verarbeiteten Daten hat.

Welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Ein Cloud-ERP-System ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen. Hybride und On-Premise Lösungen sind für große Unternehmen geeignet, die komplexe Anforderungen haben und über die erforderlichen IT-Ressourcen verfügen.

Wichtigste Vorteile: 

• Schlüsselfertig

• Geringer Aufwand

• Einfach bedienbar

Mobile ERP

Auch Enterprise Resource Planning kommt an dem Thema Mobile Computing bzw. dem Bring-Your-Own-Device-Phänomen nicht vorbei. Nicht erst zuletzt sehen Mitarbeitende und Unternehmer:innen die Vorzüge des unbegrenzten Zugriffs auf Unternehmensdaten von privaten Smartphones, Tablets oder Laptops. Mit einem Mobile ERP-System wird genau solch ein vollumfänglicher Zugriff auf sämtliche Projekte und Daten rund um die Uhr vom Sofa oder dem Urlaub aus möglich.

Ein solches Mobile ERP auf Cloud-Basis ist demnach noch flexibler und lässt sich noch spezifischer auf die eigenen unternehmensinternen Bedürfnisse anpassen und personalisieren. Daher kommen Mobile ERP-Systeme nicht nur für KMU infrage, sondern auch für große, international agierende Firmen. 

Wichtigste Vorteile:

• Effiziente Informationsverteilung

• Produktivitätssteigerung

• Ortsunabhängiger Zugriff

Social ERP 

Moderne ERP-Systeme sind längst nicht mehr statisch oder rein auf die Informationsgewinnung aus Datenbanken, Geschäftsprozessen und Datenanalysen beschränkt. Aktuelle ERP-Systeme richten sich hingegen verstärkt nach ihren Nutzer:innen. Konkret heißt das, dass sich ein ERP durch die Integration von Social-Media-Elementen zu einem Tool entwickelt, das auch die Bereitschaft zur Interaktionsfähigkeit von Mitarbeitenden als Geschäftsprozess bzw. Ressource begreift. 

Vor allem jüngere Mitarbeitende sind mit modernen Kommunikationsumgebungen wie LinkedIn, Facebook, X oder Xing vertraut und nutzen diese Kanäle als bevorzugte Art und Weise, Informationen zu generieren, bereitzustellen, auszutauschen oder weiterzuleiten. Um diese Potenziale zu nutzen, können in ein ERP integrierte Social-Media-Elemente weiterhelfen. So können Informationen zentral bereitgestellt und jederzeit zielgerichtet verteilt werden. Dadurch können beispielsweise personenbezogene Daten aus den sozialen Netzwerken im CRM integriert und gespeichert werden und so schlussendlich ideal für die Erstellung von Kampagnen genutzt werden. 

Wichtigste Vorteile: 

• Sichere und kollaborative Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Kund:innen

• Archivierung von wertvollen Kommunikationsverläufen

• Optimale Kampagnenerstellung

Checkliste für ERP-Systeme: Darauf solltest du achten

Ein leistungsstarkes ERP-System sollte eine umfassende Palette an Funktionen bieten, um die Bedürfnisse deines Unternehmens effektiv zu unterstützen. Hier sind die 12 wichtigsten Funktionen, die ein ERP-System haben sollte:

1. Finanzmanagement: Umfassende Tools für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung.

2. Materialwirtschaft und -beschaffung: Effiziente Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferketten.

3. Produktionsplanung und -steuerung: Integration von Fertigungsprozessen für eine reibungslose Produktion.

4. Vertrieb und CRM: Customer-Relationship-Management und Auftragsabwicklung.

5. Business Intelligence: Analytische Tools zur Datenauswertung und Prozessoptimierung.

6. Mobilität: Zugriff auf das ERP-System von verschiedenen Geräten für eine flexible Arbeitsumgebung.

7. Integrationen: Nahtlose Anbindung an andere Tools und externen Systemen.

8. Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Prozesse für eine leichtere Handhabung.

9. Datensicherheit: Robuste Datensicherheit, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.

10. Personalmanagement: Effiziente Personalverwaltung, -bedarfsplanung und -beschaffung.

11. Enterprise Performance Management: Verbesserte Geschäftsprozesse, Geschäftspläne, Prognosen und Leistungsberichte sowie eine optimale Budgetplanung.

12. Risikomanagement: Optimale finanzielle Kontrolle sowie Schutz vor Risiken und Geldverlusten dank KI und maschinellem Lernen.

Diese Funktionen gewährleisten, dass ein ERP-System den aktuellen Anforderungen deines Unternehmens entspricht und bilden die Grundlage für zukünftige Wachstumsmöglichkeiten.

ERP Beispiele: Funktionsbereiche in der Praxis

Enterprise Resource Planning ist vielseitig und kann in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens eingesetzt werden. Wie genau ein ERP-System in diesen verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden kann, erfährst du in den folgenden Abschnitten. 

ERP in der Lagerverwaltung, Bedarfsermittlung & Materialwirtschaft

Bestellungen werden automatisch erfasst, Bestandsdaten werden in Echtzeit aktualisiert, und Lagerbewegungen werden effizient koordiniert. Mit einem ERP kannst du Versandprozesse beschleunigen und Lagerverwaltung optimieren. Die automatisierte Bestandsverwaltung und präzise Datenerfassung verhindern Überbestände und reduzieren Lagerkosten. Zudem ermöglicht die bessere Planung von Lagerkapazitäten eine effiziente Nutzung des verfügbaren Platzes - so hast du mithilfe eines ERP die gewünschte Menge eines Produktes in der optimalen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

ERP in der Logistik

Mit einer ERP-Software kannst du verschiedene Versanddienstleister wie DHL oder Hermes integrieren. Die Automatisierung von Logistikprozessen sorgt für effiziente Versandprozess mit erhöhter Transparenz und Kontrolle. Ebenso läuft die Warenannahme und -sortierung automatisiert, was ebenfalls Zeit und Aufwand spart.

ERP in der Buchhaltung & Controlling

Der Vorteil einer ERP-Software für Buchhaltung und Finanzen liegt bei der verbesserten Übersicht über Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Außerdem können Vorgänge, wie der Zahlungsabgleich eingehender Bestellungen, digitalisiert und automatisiert werden.

ERP im Vertrieb 

Auch den Vertrieb kann eine ERP-Lösung unterstützen. Anbieter, wie z. B. Xentral bieten dafür zum Beispiel Multichannel Funktionen, über die alle deine Vertriebskanäle gebündelt werden. Alle Anrufe, E-Mails und Aktivitäten werden für einzelne Kunden zusammengeführt und unterstützen so das CRM.

ERP im Marketing

Marketingaktivitäten dienen der fortlaufenden Analyse von Zielgruppen und somit der bestmöglichen Ansprache von potenziellen Kund:innen durch zielgruppenspezifische Werbemaßnahmen. Der sich hier aufdrängende Wettbewerbsdruck ist enorm hoch, weswegen ein effizientes Customer Relationship Management immer bedeutungsvoller wird und inzwischen bereits in einer Vielzahl von ERP-Systemen integriert ist. 

ERP in der Produktion

Die Produktion bzw. Herstellung von Waren ist eng mit wichtigen betrieblichen Funktionen wie der Beschaffung und dem Vertrieb verzahnt. Früher waren für die Abbildung dieser Prozesse aufwändige Schnittstellen zu anderen Systemen nötig. In einem ERP hingegen greifen alle dafür nötigen Prozesse ineinander und noch viel wichtiger - sie arbeiten auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis. So ist beispielsweise die Mehrfachspeicherung von produktspezifischen Stücklistendaten abgeschlossen, wodurch du Inkonsistenzen durch funktionsbezogene Anwendungsstücklisten grundlegend vermeiden kannst. 

ERP in der Personalwirtschaft

Eine zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens ist das Personalmanagement. Die Personalverwaltung, -bedarfsplanung und -beschaffung stehen dabei im Fokus eines in einem ERP-System integrierten Personalinformationssystems. Ein ERP kann dir deshalb vor allem auch bei der Personalentwicklung von großem Nutzen sein: Bevor du über Neueinstellungen nachdenkst, kann dir Enterprise Resource Planning dabei helfen, zu prüfen, inwieweit sich vorhandene Mitarbeitende durch Weiterbildungen für neue Anforderungen qualifizieren lassen. 

ERP in der Forschung & Entwicklung

Vor allem große Unternehmen sind häufig, basierend auf einem hohen Wettbewerbsdruck, dazu gezwungen, einen Teil des jährlichen Unternehmensgewinns in die Forschung und Entwicklung zu reinvestieren. Um dabei zukünftig weiterhin wirtschaftliche Erfolge zu erzielen, kann der Einsatz eines ERP-Systems in der materiellen und ideellen Ressourcenplanung essenziell sein. So können sämtliche Potenziale eines Unternehmens frühzeitig erkannt und bei der Unternehmensplanung berücksichtigt werden. 

ERP in der Stammdatenverwaltung

Eine der größten Stärken eines ERP-Systems ist die zentrale Stammdatenverwaltung. So kannst du dank Enterprise Resource Planning für Konsistenz in deinen Datenbeständen sorgen und einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.

ERP im Produktdatenmanagement 

Ein ERP hilft dir zudem auch bei der Sicherung von Produktdaten, die über Stücklisten, technische Informationen oder CAD-Dateien hinausgeht, also beispielsweise Daten, die der Vermarktung bzw. dem PIM zuzuordnen sind. 

ERP im Dokumentenmanagement 

In einem ERP-System kannst du sämtliche digitale Dokumente und Unterlagen in Papierform erfassen und organisieren. So sorgst du für ein organisiertes und lückenloses Dokumentenmanagement.

ERP: Wie sieht die Zukunft aus? 

Enterprise Resource Planning Systeme entwickeln sich weiter und passen sich an die steigenden Anforderungen von Unternehmen an. Eine wichtige Rolle dabei spielen auch innovative Technologien wie KI und Machine Learning, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen werden. 

Die Zukunft von ERP-Systemen baut vor allem auf drei Grundpfeilern auf: Modernität, Flexibilität und leichter Konfigurierbarkeit. Dabei spielen vordergründig auch offene Schnittstellen eine große Rolle, aber auch die Integration eines ERP in andere Softwarelösungen. Nur durch eine solche stetige Weiterentwicklung können ERP-Lösungen auch in Zukunft für KMU und große Unternehmen von enormer Bedeutung sein. 

Es ist zu erwarten, dass ERP-Anbieter diese Entwicklung von anpassbaren und benutzerfreundlichen Systemen, die nahtlos mit anderen Technologien integrierbar sind, weiter vorantreiben. Unternehmen, die ihr Enterprise Resource Planning an diesen Trends ausrichten, werden gut positioniert sein, um auch in Zukunft erfolgreich zu agieren.