Cloud ERP: Warum eine cloudbasierte ERP Lösung sinnvoll ist

Ein Cloud ERP verspricht automatisierte, effiziente Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Ist es auch etwas für dich?

Wer sich mit der Frage nach einem ERP (Enterprise Resource Planning) beschäftigt, um sein Unternehmen zentral und effizient zu verwalten, hat heute mehr Auswahl denn je. In der Vergangenheit hat sich nicht nur eine Vielzahl an Anbietern am Markt etabliert, sondern auch die Bereitstellung einer solchen Software hat sich gewandelt.

Um die Geschäftsprozesse unternehmensweit - vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Rechnungswesen - zentral zu verwalten und zu automatisieren, standen früher oftmals nur On-Premise-Lösungen zur Verfügung. Diese wurden vor Ort auf den Servern oder im Rechenzentrum der Unternehmen installiert.

Heutzutage stehen Cloud ERP Systeme zur Verfügung, um deine Ressourcen im Unternehmen optimal einsetzen zu können und nicht erst aufwändig in Hardware investieren zu müssen. Was sich dahinter verbirgt und welche Vorteile ein ERP System in der Cloud bietet, schauen wir uns in diesem Beitrag an!

Wie funktionieren cloudbasierte ERP-Systeme?

Eine Cloud ERP Software umfasst alle Funktionen eines ERPs, jedoch wird die Anwendung vom Anbieter dezentral in einer Cloud gehostet und verwaltet. Eine lokale Installation der Software auf deinen Firmenrechnern bzw. Servern entfällt. Wartung, Pflege und Aktualisierung deines ERP Systems übernimmt dabei der Cloud ERP Anbieter.

Moderne ERP Cloud Lösungen speichern die Daten online. Du als Nutzer:in erhältst Zugriffsrechte, um über das Internet auf das ERP zugreifen zu können und deine Prozesse ortsunabhängig zu verwalten. Für den Zugriff ist lediglich eine stabile Internetverbindung und ein eigenes Endgerät notwendig. Bei der Bearbeitung werden deine Daten und Informationen an das Rechenzentrum des Anbieters übertragen, wo sie verarbeitet und in Echtzeit mit deinen Endgeräten synchronisiert werden.

Lesetipp: Du fragst dich, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? In diesem Beitrag schauen wir uns beide Optionen an und geben dir eine Entscheidungshilfe!

Das ERP wird über die Cloud-Computing-Plattform des Anbieters zur Verfügung gestellt, wodurch Kosten für die Hardware-Infrastruktur entfallen. Für die Nutzung fallen Mietkosten an, da der Zugang meist in Form eines Software-as-a-Service-Modells angeboten wird.

Webbasierte ERP Lösungen helfen dir somit dabei, deinen Ressourcenaufwand in die IT-Infrastruktur zu verringern, deine Betriebsmittel im Unternehmen effizient, flexibel und kostengünstig zu steuern und Prozesse zu automatisieren.

Private Cloud vs. Public Cloud: Die Unterschiede

Im Cloud ERP Bereich gibt es zwei unterschiedliche Bereitstellungsmethoden – Private Cloud und Public Cloud.

• Wie der Name vermuten lässt, ist die Public Cloud eine öffentliche Cloud und steht der Allgemeinheit zur Verfügung. Die Betreiber vermieten ihre Infrastruktur an die jeweiligen Kund:innen, die diese dann mit dem individuellen Zugang nutzen können. Das heißt, dass unterschiedliche Kund:innen auf die gleichen Server zugreifen. Die in Anspruch genommenen Leistungen werden nach Nutzung abgerechnet und können bei Bedarf flexibel erweitert werden.

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• Private Cloud Modelle bieten eine Cloud Umgebung, die nur von einem Unternehmen genutzt werden kann. Das Hosting wird über das unternehmenseigene Rechenzentrum oder den Cloud Dienstleister organisiert. Der Verwaltungsaufwand ist hierbei höher, wodurch mit höheren Kosten und weniger schneller Skalierbarkeit zu rechnen ist.

Datensicherheit in einer Cloud ERP

In der Diskussion um Cloud ERP Software kommt immer wieder die Frage nach der Sicherheit auf. Viele Unternehmen haben Bedenken, ihre Firmendaten Dritten anzuvertrauen. Eine klare Empfehlung sind Cloud Lösungen, die auf deutschen Rechenzentren betrieben werden. Hier greift das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), wodurch strenge Anforderungen an die Anbieter gestellt werden.

Im Gegensatz zur eigenen IT-Infrastruktur ist eine Cloud ERP Lösung von Expert:innen für die meisten Unternehmen sicherer. Folgende Punkte gilt es hierbei zu bedenken.

• Sicherheit: Wer ein ERP-System auf firmeninternen Strukturen nutzen will, muss nicht nur die eigene Infrastruktur aufbauen, sondern auch qualifizierte Mitarbeitende und Sicherheitsexpert:innen einstellen. Diese müssen sich um Implementierung, Aktualisierung und Support kümmern. Für die meisten Unternehmen stellt das eine nicht ganz unerhebliche Investition dar. Eine ERP Cloud Lösung macht es dir einfacher und günstiger.

• Datensicherung: Um deine Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen und die sichere Datenübertragung zu gewährleisten, sind einige Vorkehrungen zu treffen. Dies ist ohne ein eigenes IT-Team nur schwer zu bewerkstelligen.

• Daten-Wiederherstellung: Neben der Sicherung deiner Daten können diese auch durch andere Ereignisse wie beispielsweise einen Brand oder Überschwemmungen verloren gehen. Um den Datenverlust einzugrenzen, sind regelmäßige Sicherungen nötig. Bei Cloud ERP Systemen übernimmt der Anbieter diese Aufgabe auf seinen eigenen Servern und kann verloren gegangene Daten schnell wiederherstellen.

Cloud ERP: Die Vorteile auf einen Blick

Die Implementierung eines Cloud ERP Systems verspricht skalierbare Prozesse und eine Menge anderer Vorteile für dein Unternehmen. Welche das im Detail sind, schauen wir uns im Folgenden genauer an.

#1 Geringe Kosten

Der größte Vorteil einer cloudbasierten ERP Lösung sind die geringeren Kosten im Vergleich zur On-Premise Variante. Die IT-Kosten sind wesentlich geringer. Es entfallen Ausgaben für Hardware und aufwändige IT-Infrastruktur. Zusätzlich verursacht ein Cloud-ERP geringe laufende Kosten, da der Anbieter Wartung, Reparatur und Support übernimmt. Die Kosten eines SaaS-ERP sind dank Mietmodell transparent und vorhersehbar.

#2 Skalierbarkeit

Gerade für wachstumsstarke Unternehmen sind mitwachsende Lösungen entscheidend. Dank ERP Cloud Lösung kann nicht nur dein Team von überall auf die Daten zugreifen, sondern auch die Erweiterung der Rechenleistung, Kapazitäten und benötigten ERP-Module ist problemlos möglich.

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#3 Schnelle Implementierung

Im Gegensatz zu lokalen ERP Systemen ist die Implementierung einer cloudbasierten ERP Software deutlich einfacher. Cloud ERP Lösungen lassen sich konfigurieren und ohne Fachpersonal unkompliziert bereitstellen.

#4 Zuverlässigkeit

Die Bereitstellung eines ERPs über die Cloud sorgt für eine hohe Zuverlässigkeit. Du brauchst dich nicht um Hardware oder sonstige Dinge zu kümmern. Dir steht immer die aktuellste Version des ERPs ohne zusätzlichen Kauf und die Installation von Updates zur Verfügung. Alles, was für den Betrieb notwendig ist, wird über den Cloud ERP Anbieter geregelt.

Lesetipp: In diesem Beitrag gehen wir der Frage Eigenlager vs. Fremdlager nach.

#5 Sicherheit

Nicht nur der zuverlässige Betrieb des ERP-Systems wird durch die Anbieter sichergestellt, sondern auch die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Sowohl die Sicherheit, als auch die Datensicherung und -wiederherstellung werden von den Anbietern gewährleistet.

#6 Personalisierbar & mobilfähig

Cloud ERP Software ist auf deine Bedürfnisse anpassbar, wodurch passgenaue Lösungen entstehen. Einzelne ERP-Module können bei Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dank ERP Cloud Technologie kannst du mit mobilen Endgeräten auf deine Daten in Echtzeit zugreifen. Die Nutzung ist dank benutzerfreundlicher Oberflächen meist intuitiv und einfach zu erlernen.

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#7 Support

Einen weiteren Vorteil stellen die umfangreichen Supportmöglichkeiten dar, die Cloud ERP Anbieter zur Verfügung stellen. Aktuelle Versionen und Software-Updates sind ebenso sichergestellt wie Sicherheitsstandards und Hilfestellungen bei verschiedenen Fragen rund um die Nutzung der Software.

#8 Umfangreiche Einblicke

Eine cloudbasierte ERP Plattform bietet dir umfangreiche Analyse- und Prognosetools wie die ERP Reportings. Die Verarbeitung hoher Datenmengen ist ebenso möglich, wie der Zugriff auf Echtzeitanalysen. Damit triffst du schnellere und bessere Entscheidungen und bist in der Lage, deine Ressourcen optimal einzusetzen.

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Alles in allem ermöglicht dir ein Cloud ERP den Fokus auf deine Kernkompetenzen. Wie mit allen ERP Lösungen kannst du mit Cloud Software deinen Ressourceneinsatz im Unternehmen verbessern und Geschäftsprozesse automatisieren. Doch statt aufwändiger und zeitraubender Verwaltung deines ERPs, wird diese inklusive Wartung und Pflege direkt vom Anbieter übernommen

Für wen lohnt sich eine Cloud ERP?

Ein Cloud ERP System ist die richtige Wahl für dein Unternehmen, wenn dein Betrieb keine firmeninterne IT-Infrastruktur besitzt bzw. du auch kein Budget in die Einrichtung einer solchen Infrastruktur stecken möchtest. Außerdem kommt ein Cloud ERP für dich und dein Unternehmen infrage, wenn du zum einen den Aufwand und zum anderen die Personalkosten für die Wartung der Software gering halten möchtest. Ein standort- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle im ERP verwalteten Daten ist für dich und deine Mitarbeitenden wichtig? Auch dann ist ein Cloud ERP für dein Business das Richtige.

Somit eignet sich eine Cloud Lösung vor allem für mittelständische Unternehmen, die von flexiblen Datenzugriffsmöglichkeiten bei gleichzeitig geringem technischem Aufwand profitieren wollen. Dank Cloud ERP profitieren KMU auch ohne weitreichende IT-Infrastruktur von einer vernetzten Unternehmenssoftware - ganz ohne redundante Daten oder Insellösungen.

Dabei ist eine Cloud Lösung vor allem für die folgenden Branchen von großem Nutzen:

• E-Commerce

• Groß- und Einzelhandel

• Lebensmittelbranche

• Baubranche

• Produktion

• Logistik

• Dienstleistungen

• Maschinenbau

Checkliste: Implementierung eines Cloud ERPs

Ein Cloud ERP ist die perfekte Basis für dynamisches Wachstum und ein wesentlicher Erfolgsfaktor im digitalen Zeitalter. Damit dir die Implementierung einer geeigneten Cloud Plattform gelingt, haben wir für dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst.

#1 Anforderungen klären

Wenn du dich für ein Cloud ERP entscheiden willst, solltest du zu Beginn deine Anforderungen genau kennen.

Dann helfen dir folgende Fragen weiter:

• Welche Ziele verfolgst du: großes Wachstum oder Abdeckung einer Nische?

• Welche Unternehmensbereiche muss das ERP abdecken?

• Welche Schnittstellen müssen vorhanden sein?

• Welche Tools nutzt du bereits?

• Möchtest du das ERP kaufen oder mieten?

• Soll es eine Lizenzlösung oder ein Open-Source ERP sein?

• Wie viel Support soll der Anbieter leisten?

Die Einführung eines ERP stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Damit schon von Beginn an Widerstände im Unternehmen vermieden werden, solltest du dein Team in diesen Prozess mit einbinden. Deine Mitarbeitenden werden tagtäglich mit dem neuen System arbeiten und bringen eine andere Perspektive mit.

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#2 Evaluation der Anbieter

Hast du deine Anforderungen geklärt, steht dir eine Vielzahl von Cloud Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung. Evaluiere die entsprechenden ERP Systeme gemäß deinen Anforderungen und nutze die Möglichkeit, verschiedene Systeme zu testen. Die meisten Betreiber bieten kostenlose Testphasen an.

#3 Auswahl und Implementierung

Die Testphase hat dir hoffentlich gezeigt, welche ERP-Module du benötigst und ob du möglicherweise mit dem Anbieter zusätzliche individuelle Lösungen ausarbeiten musst. Hast du ein für dich passendes Cloud-System gefunden und auf Herz und Nieren getestet, steht nun die Implementierung an.

Lesetipp: Eine automatisierte Buchführung macht dir das Leben leichter. Xentral ERP greift dir dabei unter die Arme. Erfahre mehr!

#4 Schulung deines Teams

Mit der Implementierung des ERPs im Unternehmen ist es nicht getan. Denke an ausreichend Dokumentation der Prozesse und Schulung deines Teams, damit deine Beschäftigten erfolgreich mit dem Cloud ERP arbeiten können. Stelle sicher, dass Fragen schnell beantwortet werden können.

#5 Halte dich Up-to-Date

Der Vorteil einer Cloud ERP Lösung ist die Wartung und der Support durch den Anbieter. Es werden regelmäßig Updates veröffentlicht, um die Software aktuell zu halten. Informiere dich über Neuerungen und behalte deinen Bedarf im Auge. Sollte dein Unternehmen wachsen und sich deine Anforderungen ändern, ist eine Erweiterung der lokalen ERP Lösung oftmals einfach möglich.

Cloud ERP am Beispiel von Xentral

Die ERP-Software von Xentral findest du in der Cloud. Dabei ist sie nicht nur sicher, sondern ermöglicht dir auch jederzeit und überall den Zugriff. Mit dem Einsatz unseres ERPs automatisierst du deine Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen, steigerst du deine Effizienz, vergrößerst deine Umsätze und vermeidest gleichzeitig viele Fehler. Dank der cloudbasierten Anwendung kannst du zunächst einfach starten und dann hinsichtlich Funktionen, Nutzer:innen oder Drittsystemen grenzenlos skalieren.

Durch die Flexibilität des Cloud ERP kannst du die Funktionen jederzeit deinen Bedürfnissen anpassen. So kann das ERP auch mit deinem Unternehmen mitwachsen und ist nicht von zusätzlichen Anforderungen überfordert. 
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