e-Procurement – elektronischer Einkauf einfach erklärt

Die Versorgung eines Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen ist ein umfangreicher und komplexer Geschäftsprozess. Wer hierbei auf manuelle Arbeitsabläufe setzt, riskiert Fehler, Lieferengpässe und hohe Kosten. Die elektronische Beschaffung verspricht Unternehmen jeder Größe einen effizienten Beschaffungsprozess. Was hinter e-Procurement steckt und welche Vorteile e-Procurement-Lösungen bieten, erfährst du in diesem Beitrag.

Das Wichtigste zusammengefasst

• Die elektronische Beschaffung (e-Procurement) verschafft deinem Unternehmen durch den Einsatz digitaler Systeme enorme Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.  

• Das e-Procurement kann direkt, indirekt oder katalogbasiert durchgeführt werden.

• Ein ERP-System sorgt für ein integriertes Beschaffungsmanagement, das deine Beschaffungsprozesse schlank und effizient abwickelt, damit du jederzeit lieferfähig bist.

Mit Xentral digitalisierst du deine Beschaffungsprozesse und automatisierst Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenmanagement. So senkst du Kosten, sparst Zeit und sorgst für eine reibungslose Abwicklung deines Einkaufs.

e-Procurement Definition

Electronic Procurement oder e-Procurement bezeichnet den elektronischen Beschaffungsprozess, bei dem Waren und Dienstleistungen über das Internet bezogen werden. Der Einsatz elektronischer Systeme und Technologien ermöglicht es Unternehmen, den Prozess effizienter zu gestalten. Digitale, automatisierte Geschäftsabläufe vereinfachen das gesamte Beschaffungsmanagement und ermöglichen einen kostengünstigen Einkauf. 

Die wichtigsten Funktionen von e-Procurement-Systemen für Unternehmen

Einzelbeschaffung

Wie der Name bereits vermuten lässt, werden im Rahmen der Einzelbeschaffung Güter und Dienstleistungen einzeln beschafft. Beispielsweise wird diese Beschaffungsstrategie bei der Auftragsfertigung genutzt. Dies hat den Vorteil, dass Waren nicht unnötig auf Lager liegen und somit die Lagerdauer und Kapitalbindung gesenkt werden. Eine geringere Lagerdauer reduziert außerdem das Risiko, dass die Waren durch eine Überlagerung an Wert verlieren oder gar verfallen.

Die Einzelbeschaffung erfordert eine gute Koordination, da in der Regel wenig Lagerhaltung stattfindet. Lieferverzögerungen oder -ausfälle können den gesamten Prozessdurchlauf durcheinander bringen. e-Procurement kann hier ansetzen und das Risiko von Out-of-Stock-Situationen durch automatisierte Bestellvorgänge minimieren.

Vorratsbeschaffung

Im Rahmen der Vorratsbeschaffung werden mehr Ressourcen eingekauft, als kurzfristig benötigt werden. Mit Hilfe dieser Beschaffungsstrategie können Mengenrabatte gezogen werden, wodurch die Stückkosten gesenkt werden. Die auf Vorrat bestellten Güter müssen jedoch gelagert werden, wodurch eine effiziente Lagerhaltung notwendig wird.

Die elektronische Beschaffung wartet im Rahmen der Vorratsbeschaffung mit einer zentralen Lieferantenverwaltung, Bestandsprognosen und automatischen Bestellauslösungen auf, um jederzeit genügend Material vorrätig zu haben. Eventuelle Lieferengpässe oder saisonale Preisspitzen können damit abgefedert werden.

Just-in-Time-Beschaffung

Die Just-in-Time-Beschaffung ist darauf ausgelegt, dass Güter direkt bei der Lieferung weiterverarbeitet werden, womit keine Lagerkosten entstehen. Dies erfordert eine zeitpunktgenaue Anlieferung der richtigen Waren in der richtigen Menge. Manuelle Prozesse kommen hierbei schnell an die Grenzen, sodass das e-Sourcing elementarer Bestandteil dieser Beschaffungsstrategie ist.

Vorteile von e-Procurement für Unternehmen

• Automatisierung: Die elektronische Beschaffung ermöglicht umfangreiche Automatisierungen hinsichtlich des Bestell- und Abrechnungsprozesses. Systemgestützte Prozesse vereinfachen die Entscheidungen und können automatisiert ablaufen. Vor allem für wiederkehrende Bedarfe können automatisierte Bestellvorgänge ausgelöst werden, sodass der manuelle Arbeitsaufwand deutlich reduziert wird und sich Mitarbeitende auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Davon profitieren am Ende beide Seiten, denn e-Procurement vereinfacht den Order-to-Cash-Prozess für Lieferanten sowie den Purchase-to-Pay-Prozess auf Seiten des Abnehmers.

• Geringere Fehleranfälligkeit: Durch e-Procurement werden menschliche Fehler minimiert, sodass weniger Fehlbestellungen ausgelöst und letztendlich Kosten gespart werden.

• Kosteneinsparungen: Der Einsatz von elektronischen Systemen ermöglicht es Mitarbeitenden, Preise effektiver zu vergleichen und bedarfsgenau zu bestellen. Dies sorgt für Kosteneinsparungen hinsichtlich der Bestell- sowie Lagerhaltungskosten und eine bessere Kapitalauslastung.

• Transparenz und Kontrolle: e-Procurement-Lösungen sorgen dafür, dass jederzeit aktuelle Informationen einsehbar sind. Eine elektronische Dokumentenverwaltung sorgt für maximale Transparenz. Bestellungen und Zahlungen können lückenlos nachvollzogen werden. Digitale Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten sorgen für maximale Effizienz.

• Datenkonsistenz: Elektronische Systeme für die Beschaffung sorgen nicht nur für Transparenz, sondern können in die Systemlandschaft des Unternehmens integriert werden. Dadurch können Daten und Dokumente zentral gespeichert und abgerufen werden. Dies ermöglicht eine hervorragende Datenkonsistenz und erleichtert die Kommunikation enorm.

• Analyse & Reporting: Elektronische Prozesse können effizient ausgewertet werden. Mit Hilfe von e-Procurement-Lösungen können aussagekräftige Analysen über die Beschaffungsentscheidungen getätigt werden. Wichtige Kennzahlen werden überwacht und der Beschaffungsprozess kann kontinuierlich verbessert werden.

• Compliance & Sicherheit: Eine Standardisierung der Arbeitsabläufe hilft dabei, Beschaffungsrichtlinien, rechtliche Rahmenbedingungen und externe Vorschriften einzuhalten. Mit Hilfe klarer Rollen- und Zugriffsverteilungen können Beschaffungsaufträge dokumentiert und nachvollzogen werden. Die Freigabe über digitale Workflows reduziert das Risiko für Betrug und den Aufwand durch die Zettelwirtschaft.

Arten von e-Procurement-Systemen

• Direktes e-Procurement: Mit Hilfe direkter e-Procurement-Systeme stehen Abnehmer und Lieferant in direktem Kontakt. Damit kann der Beschaffungsprozess deutlich effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Käufer und Lieferant stehen im unmittelbaren Austausch, können Informationen transparent und zügig austauschen sowie Bestellungen aufgeben und Lieferzeiten reduzieren. Das direkte e-Procurement schafft somit Transparenz hinsichtlich Preise, Verfügbarkeiten und Lieferzeiten, sodass Beschaffungsentscheidungen optimiert werden können.

• Indirektes e-Procurement: Im Rahmen des indirekten e-Procurement können Unternehmen beispielsweise über einen Online-Marktplatz auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen verschiedener Anbieter zugreifen. Durch indirekte e-Procurement-Lösungen wird die Suche nach passenden Produkten bzw. Lieferanten vereinfacht, sodass Unternehmen die besten Preise für die benötigen Waren finden und bessere Beschaffungsergebnisse erzielen.

• Katalogbasiertes e-Procurement: Das katalogbasierte e-Procurement nutzt vordefinierte Kataloge in denen Produktinformationen, Preise und Konditionen definiert sind, um Beschaffungsaufträge auszulösen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung, da bereits eine Vorselektion der Lieferanten bzw. Produkte vorgenommen wurde, sodass wertvolle Zeit gespart werden kann.

e-Procurement mit Xentral ERP

Die Beschaffung über e-Procurement-Systeme verspricht im Allgemeinen Einsparpotenziale und Kostenkontrolle. Für die absolute Kontrolle deiner Arbeitsabläufe im Unternehmen bietet sich ein ERP-System wie Xentral an. Dank der Unterstützung des Xentral ERP sorgst du dank automatisierter Bestellvorschläge für die Optimierung von Bestellvorgängen, behältst zu jederzeit dein Überblick über deine Bestände und verwaltest Preise, Konditionen, Lieferanten und Bestellungen mühelos an einem Ort.

Keyfeatures auf einen Blick 

• Automatisierte Bestellvorschläge: Basierend auf deinem aktuellen Lagerbestand, den Lieferzeiten sowie Produktinformationen erhältst du systemseitig Bestellvorschläge – vollautomatisch, digital und bedarfsgerecht.

• Bestandsprognosen: Plane Verfügbarkeiten und Lieferzeiten deiner Waren genauer mit Hilfe von Bestandsprognosen, die auf deinen bevorstehenden Lieferterminen basieren.

• Zentrale Verwaltung: Du organisierst deine Lieferanten, Verträge, Konditionen und Preise zentral im Xentral Dashboard. Damit sind nicht nur schnelle Bestellungen möglich, sondern du hast die volle Kontrolle über deine Lieferantenbeziehungen.

• Optimierte Unternehmensprozesse: Mit dem Xentral ERP sorgst du für einen geschlossenen, digitalen Workflow über die reine Beschaffung hinaus. Automatisiere die Wareneingangskontrolle, sorge für eine optimale Lagerverwaltung deiner Artikel und verwalte Rechnungen mühelos.