Beschaffungsprozess: 5 Phasen & Tipps zur Optimierung

Der Beschaffungsprozess ist Bestandteil des Supply Chain Management und befasst sich mit dem Einkauf von Waren – so weit, so simpel. In der Praxis handelt es sich hierbei aber um eine komplexe Verkettung verschiedener Prozesse. In diesem Beitrag geben wir dir deshalb einen Überblick über die Beschaffung, Arten von Beschaffungsprozessen und ihre einzelnen Phasen. Du erfährst außerdem, wie du sie mit Hilfe von e-Procurement optimieren kannst.

Das Wichtigste

• Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen zur Versorgung mit Waren und Dienstleistungen durchläuft – von der Planung bis zum Erwerb.

• Beschaffung kombiniert operative und strategische Maßnahmen und geht so über den überwiegend operativen Einkauf hinaus.

• Mit Hilfe eines e-Procurement-Systems wie z. B. einem ERP-System lässt sich der Beschaffungsprozess digitalisieren und vereinfachen.

Mit Xentral automatisierst du deinen gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Smarte Workflows und eine zentrale Steuerung lassen dich den Überblick behalten, reduzieren Fehler und Zeitaufwand.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess befasst sich mit der strategischen Ressourcenplanung und dem Einkauf von Gütern. Oft wird der Beschaffungsprozess auch als Purchase-to-Pay-Prozess bezeichnet. Sein Gegenstück ist der Order-to-Chash-Prozess, der den Ablauf aus Lieferantensicht beschreibt. Ziel ist die Sicherstellung der Versorgung mit allen kurz- und langfristig benötigten Gütern. Dabei soll der Beschaffungsprozess auch möglichst effizient und kostengünstig vonstattengehen.

Grundsätzlich soll ein optimaler Beschaffungsprozess …:

• … die richtige Ware
• … am richtigen Ort
• … zum richtigen Zeitpunkt
• … in der richtigen Menge
• … in der richtigen Qualität und zum richtigen Preis bereitstellen.

Herausforderungen in der Beschaffung

Vor allem junge Unternehmen stehen in puncto Beschaffung vor Herausforderungen. Häufig geht es dabei um die Balance zwischen Agilität und Kontrolle: Einerseits müssen Einkäufer:innen agil und ohne große bürokratische Hürden in der Lage sein, auf Trends und/oder drohende Engpässe zu reagieren. Gleichzeitig können zu kurze Prozessketten aber einen Kontrollverlust nach sich ziehen und Fehlentscheidungen fördern, die dann erst wesentlich später aufgedeckt werden – etwa weil eine Über- oder Unterversorgung an Material auffällt oder zuvor definierte Budgets überzogen werden. Mit einem e-Procurement kannst du solche Probleme minimieren.

Arten von Beschaffungsprozessen

Bei Beschaffungsprozessen werden drei verschiedene Arten unterschieden: die Einzelbeschaffung, Vorratsbeschaffung und die Just-in-Time-Beschaffung.

Einzelbeschaffung

Bei der Einzelbeschaffung ist der Name Programm: Bei dieser Beschaffungsstrategie bezieht ein Unternehmen Waren und Güter einzeln. Das Konzept findet vor allem bei Engineer-to-Order-Konzepten statt, bei denen eine Fertigung stattfindet, wenn ein Auftrag eingeht.

Die Einzelbeschaffung hat den Vorteil, dass deine Lager nicht mehr so stark gefüllt sind, was die Kapitalbindung senkt und die Lagerdauer reduziert. Letzteres minimiert wiederum das Risiko, dass deine Waren durch Überlagerung verfallen oder an Wert verlieren.

Natürlich sind mit der Strategie auch Nachteile verbunden: So erfordern Einzelbeschaffungen in der Regel einen erhöhten Koordinationsbedarf. Wenn du keine oder nur sehr wenige Waren vorhältst, kannst du nicht reagieren, wenn sich mal eine Lieferung aus irgendwelchen Gründen verzögert. Dass nur geringe Stückzahlen eingekauft werden, lässt zudem wenig Spielraum für Preisnachlässe wie z. B. Staffelpreise oder Mengenrabatte.

Vorratsbeschaffung

Im Grunde kann die Vorratsbeschaffung als Pendant der Einzelbeschaffung verstanden werden. Sie findet vor allem bei Industrieunternehmen Anwendung. Verfolgt dein Unternehmen diese Strategie, deckst du dich bei einer Bestellung mit mehr Ressourcen ein, als kurzfristig für die Produktion benötigt werden. Dadurch kannst du von Mengenrabatten profitieren und deine Stückkosten senken. Diese Ersparnis musst du jedoch mit den mit der Vorratsbeschaffung verbundenen Lagerkosten verrechnen. Ein wesentlicher Vorteil der Strategie ist auch, dass du ohne Zeitverzögerung auf deine Lagergüter zurückgreifen und eventuelle Preisspitzen und/oder Lieferengpässe überdauern kannst.

Just-in-Time-Beschaffung

Ist deine Beschaffung auf Just-in-Time ausgelegt, verfolgst du diesen Ansatz in der Regel auch bei der Produktion. Im Klartext bedeutet Just-in-Time-Beschaffung, dass Waren und Güter direkt bei der Lieferung weiterverarbeitet werden. Elementarer Vorteil bei diesem Verfahren ist, dass die Lagerkosten äußerst gering sind. Gleichzeitig erfordert Just-in-Time-Beschaffung aber eine zeitpunktgenaue Anlieferung der korrekten Waren in der richtigen Menge. Dein Einkauf muss daher dafür sorgen, dass deine Lieferanten ihren Verpflichtungen auch fristgerecht nachkommen.

Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung

Einkauf und Beschaffung werden im Alltag gerne synonym verwendet. Tatsächlich beschreiben beide Begriffe aber unterschiedliche Bereiche. Während der Einkauf eher durch operative Aufgaben charakterisiert ist, geht die Beschaffung darüber hinaus. Sie befasst sich vor allem mit langfristigen Strategien und der Optimierung der Materialversorgung.

5 Phasen des Beschaffungsprozesses

Das Beschaffungsmanagement ist im Wesentlichen durch 5 Phasen gekennzeichnet. Im Folgenden stellen wir dir jede Phase und die mit ihr verbundenen Teilaufgaben vor.

Bedarfsermittlung

In dieser initialen Phase wird der genaue Bedarf für die benötigten Beschaffungsobjekte (Waren, Güter oder Dienstleistungen) identifiziert. Dies beinhaltet:

• Primärbedarf: Produkte, die direkt verkauft werden.​

• Sekundärbedarf: Rohstoffe oder Komponenten, die zur Herstellung des Primärbedarfs benötigt werden.​

• Tertiärbedarf: Hilfs- und Betriebsstoffe, die für den Produktionsprozess erforderlich sind.​

Lieferantenauswahl und Angebote

Nach der Bedarfsermittlung werden potenzielle Lieferanten identifiziert und bewertet. Dieser Schritt umfasst:

• Ermittlung von Bezugsquellen: Recherche nach möglichen Lieferanten über verschiedene Kanäle wie Online-Plattformen, Messen oder Fachzeitschriften.​

• Angebotseinholung: Anfrage von Angeboten bei ausgewählten Lieferanten, um Informationen über Preise, Lieferzeiten und Konditionen zu erhalten.​

• Angebotsvergleich: Bewertung der eingegangenen Angebote anhand festgelegter Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen.

• Vertragsverhandlungen und -abschluss: Verhandlung der finalen Konditionen und Abschluss eines verbindlichen Vertrags mit dem ausgewählten Lieferanten.​

Bestellung und Auftragsbestätigung

In dieser Phase erfolgt die formale Bestellung der benötigten Waren oder Dienstleistungen.

• Bestellung: Erstellung und Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten, inklusive aller relevanten Details wie Artikelbeschreibung, Menge, Preis und Liefertermin.​

• Auftragsbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Erhalt der Bestellung und stimmt den Bedingungen zu oder schlägt gegebenenfalls Anpassungen vor.

Wareneingang

Nach der Lieferung werden die Waren geprüft und eingelagert.

• Warenannahme: Physische Entgegennahme der gelieferten Waren.​

• Prüfung auf Vollständigkeit und Qualität: Kontrolle, ob die gelieferten Produkte in der bestellten Menge und Qualität vorliegen.​

• Einlagerung: Sachgerechte Lagerung der geprüften Waren bis zur weiteren Verwendung.

Zahlungsabwicklung

Der finale Schritt umfasst die finanzielle Abwicklung des Einkaufs.

• Rechnungsprüfung: Vergleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang, um sicherzustellen, dass alle Positionen korrekt sind.​

• Zahlungsfreigabe: Genehmigung der Rechnung zur Zahlung nach erfolgreicher Prüfung.​

• Zahlung: Überweisung des fälligen Betrags an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.​

Praxisbeispiel: Beschaffung eines Automobilzulieferers

Beschaffungsprozess optimieren mit e-Procurement

E-Procurement kann ein effektives Mittel sein, um deine Beschaffung zu optimieren und täglichen Herausforderungen mit dieser zu begegnen.

Vereinfacht gesagt, beschreibt e-Procurement die Beschaffung von Gütern auf elektronischem Weg. Mit einer Business-Software wie Xentral lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess digital abbilden und weitestgehend automatisieren. So kannst du z. B. deine Lagerbestände überwachen und automatisch eine Nachbestellung auslösen, wenn ein bestimmter Schwellenwert für dein Material unterschritten wird. Das minimiert den Verwaltungsaufwand erheblich und sichert die Versorgung für deine Produktion.

Neben der (Nach-)Bestellung von Waren dienen e-Procurement-Systeme aber auch dem Lieferanten-Management. Du kannst Zahlungs- und Lieferbedingungen für deine Lieferanten festlegen und Rahmenbedingungen für Bestellzeiträume, -mengen und Sonderkonditionen hinterlegen.

Fazit

Ein effizienter Beschaffungsprozess ist essenziell, um die Versorgung eines Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen sicherzustellen. Dabei gibt es verschiedene Beschaffungsstrategien, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich bringen. Herausforderungen wie Kostenkontrolle, Lieferengpässe oder hohe Lagerkosten können durch digitale Lösungen effizient gemeistert werden. So kannst du Prozesse gezielt optimieren, automatisieren und langfristig wirtschaftlicher gestalten.