Mit Xentral durch die Krise: Wie Wolfgangs Weine 20 % Wachstum erreicht hat

Auf den ersten Blick wirkt das Weingut von Wolfgang Bender wie ein klassischer Familienbetrieb. Doch die Habitat Weine eG ist seit 2021 eine Purpose-Genossenschaft: Das Unternehmensvermögen gehört Mitgliedern, Kund:innen und Geschäftspartner:innen, die Anteile gezeichnet haben. Der unternehmerische Neustart war nicht die einzige Veränderung der letzten Jahre. Dass Wolfgangs Team dabei jede Hürde meistern konnte, lag unter anderem an Xentral ERP.

Vom Weingroßhändler zum E-Commerce-Business: Ein ERP musste her

Vor der Pandemie wuchs Wolfgangs Weine vor allem im B2B-Bereich. Etwa 70 % der Weinprodukte gingen an Handelspartner:innen und die Gastronomie. Als das öffentliche Leben während der Lockdowns stillstand, rückten Endverbraucher:innen in den Fokus. Heute macht der B2C-Bereich den größten Umsatzanteil aus. 

Parallel zu den Vertriebswegen änderte sich die Unternehmensstruktur: 2021 wagte das Weingut als Genossenschaft einen Neustart. „In der alten Struktur hätten wir die Pandemie nicht überlebt“, sagt Wolfgang rückblickend.

Er sieht sein Unternehmen heute als E-Commerce-Weingut. Um online verkaufen und trotz geringer Margen im Weingeschäft bestehen zu können, war ein ERP-System unverzichtbar: „Nur damit ist ein hoher Automatisierungsgrad möglich.“ 

Weinbuchführung und Dokumentation: Besondere ERP-Anforderungen 

Wolfgang war klar, dass die Implementierung Zeit kostet, die in kleinen Unternehmen oft knapp ist. Deshalb suchte er eine Software, die möglichst einfach zu bedienen ist. Außerdem war ihm eine nahtlose Shopify-Anbindung wichtig, und dass er die Auftragsabwicklung automatisieren und die Buchhaltung und Lagerverwaltung effizient und zentral managen kann. 

Das neue ERP sollte ihn zudem beim Handling von Chargennummern unterstützen – jede Abfüllung eines Weinjahrgangs hat eine eigene Losnummer, die wie eine Chargennummer behandelt wird und die Weinbuchführung aufwendig gestaltet. Eine Branchenlösung kam allerdings nicht infrage. Zwar sind damit sämtliche Weinanbauprozesse abgedeckt und alle Pflichtvorgaben erfüllt. Allerdings sind solche Lösungen oft nicht auf E-Commerce-Anforderungen zugeschnitten.

Bei der Software-Recherche landete Wolfgang schließlich bei Xentral. Denn damit war er am besten in der Lage, seine Prozesse einfach zu automatisieren und zu vernetzen.

Anforderungen an die ERP-Software:

• Schnittstellen zu Onlineshops
• einfache Verwaltung von Chargennummern
• Zertifizierung für den Weinanbau

Krise gemeistert: Bilanz nach drei Jahren Xentral

„Wir haben zu Beginn der Pandemie wahnsinnig gut performt“, sagt Wolfgang. „Allerdings fühlte es sich nicht so an, weil unsere Prozesse unglaublich langsam waren.“ Das spürte das Team zum Beispiel in der Buchhaltung, als Großbestellungen ausblieben und die Rechnungen für Shop-Bestellungen und den lokalen Verkauf immer kleinteiliger wurden. 

Mit Xentral zog mehr Effizienz in die Prozesse ein. „Wir konnten nicht nur die 70 % B2B-Umsatzeinbußen kompensieren, sondern haben sogar 20 % Wachstum erreicht“, berichtet Wolfgang stolz. In der Auftragsabwicklung spart das gesamte Team sieben bis acht Arbeitsstunden täglich. „Bei drei oder vier Leuten ist das enorm viel Zeit. Und das, obwohl wir aktuell noch einen manuellen Zwischenschritt haben, weil unser Lager gerade umzieht“, sagt der Geschäftsführer. 

Im Lager spart das Team vor allem Ressourcen: „Wir haben keine Zettelwirtschaft mehr, sondern brauchen nur unsere Xentral App und UPS-Aufkleber.“ In Hochzeiten hat das Weingut mit Xentral 70.000 Flaschen, 40 verschiedene Produkte und 2.500 Aufträge im Jahr abgewickelt – und die Weinbuchführung und Chargenverwaltung gemeistert. Das Weinteam liefert stets die richtige Charge und kann selbst Spezialabfüllungen für die Gastronomie automatisiert verwalten.

Alltag mit Xentral: Unterstützung einfach anbinden

Aktuell arbeiten drei Personen mit Xentral, darunter auch Wolfgang. Der Geschäftsführer widmet sich am liebsten dem Weinanbau, möchte aber trotzdem viele Aufträge selbst abwickeln. In Xentral funktioniert das nahezu komplett automatisiert. 

In Zukunft soll ein Remote-Team mit Genossenschaftsmitgliedern aus ganz Deutschland Aufgaben auf Minijob-Basis übernehmen und den Workload reduzieren. Wolfgang freut sich, dass aufgrund der Xentral-Preisstruktur beliebig viele Personen anpacken können, ohne dass ihm dafür Zusatzkosten entstehen. „Das macht bei Minijobber:innen, die monatlich nur ein paar Stunden Zugang brauchen, einen großen Unterschied.“

Geplant ist zudem, den kompletten Rechnungseingang über das Ticketsystem zu automatisieren und eine saubere DATEV-Schnittstelle einzurichten. Allerdings ist es schwer, in der Region Steuerfachleute zu finden, die sich mit den steuerlichen Besonderheiten einer Urproduktion, also einer Gewinnung von Produkten unmittelbar aus der Natur, auskennen und digitale Prozesse haben. Mit der DATEV-Schnittstelle kann das Team sich jedoch mit passenden Steuerberater:innen in ganz Deutschland verbinden.

Grenzenlose Automatisierung für viele gute Jahrgänge

Künftig will Wolfgang weitere Prozesse optimieren. „Wenn man mit der Automatisierung anfängt, sieht man erst, was noch alles geht“, sagt er. „Es gibt keine Grenzen, vor allem, wenn Tools wie Xentral mitwachsen.“ Neuen Anforderungen im E-Commerce-Bereich, wie der Einführung der E-Rechnung, sieht er gelassen entgegen, da Xentral ihn frühzeitig informiert, wie neue gesetzliche Vorgaben im ERP umgesetzt werden.

Für ein ERP würde er sich immer wieder entscheiden und rät Kolleg:innen aus der Weinbranche: „Macht euch frei von Branchensoftware und holt euch externes Wissen. Ihr braucht eine flexible Lösung, mit Schnittstellen zu gängigen Shops und Systemen.“ Auch wenn der Einstieg zeit- und kostenintensiv ist, rechnet sich die Investition schnell durch Kosteneinsparungen. Kleinen Betrieben empfiehlt er, sich bei der Implementierung unterstützen zu lassen, um später nicht nachjustieren zu müssen.

Und wie geht es bei Wolfgang weiter? Neben neuen Betriebsstätten sind weitere Automatisierungen geplant. Außerdem denkt das Unternehmen an die Zukunft: In Shopify können Kund:innen eine Baumpatenschaft für Bäume auf dem Betriebsgelände abschließen. „Diesen Abo-Prozess haben wir über Xentral automatisiert, damit möglichst viel Gewinn in den Naturschutz fließen kann.“

Einen analogen Prozess wird das Team jedoch beibehalten: „Wenn wir unsere Weine verpacken, schreiben wir handschriftlich noch einen lieben Gruß dazu. Dafür haben wir dank Xentral jetzt die Zeit.“