ERP Management: Strategie & Planung bei ERP Einführung

Egal ob On-Premise, Hybrid oder Cloud-ERP - Eine ERP-Einführung ist ein umfangreicher Prozess, der zahlreiche Unternehmensbereiche betrifft und somit auch mit einer Vielzahl an Änderungen im Ablauf des Tagesgeschäfts eines Unternehmens einhergeht. Demnach kommen Unternehmer:innen wie du bei einer ERP-Implementierung nicht an einem detaillierten ERP-Management vorbei. Welche strategischen und planerischen Aspekte du bei der Einführung deiner ERP-Software unbedingt überblicken solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

ERP-Strategie innerhalb eines Unternehmens

Da von einer ERP-Einführung nahezu jede Abteilung deines Unternehmens – vom Einkauf über die Fertigung bis hin zum Finanzwesen – beeinflusst wird, ist es umso wichtiger, dass du dich und dein gesamtes Team gut auf die Umstellung vorbereitest und diese ausführlich planst. Somit bedarf es einer vollumfänglichen unternehmensinternen ERP-Strategie, losgelöst von der Beratung durch externe ERP-Manager:innen.

Klare Zielsetzung

Um ein erfolgreiches ERP-Management auf die Beine zu stellen, benötigst du zuerst einmal ein klares Ziel vor Augen. Dabei kann es sehr hilfreich sein, wenn du zusammen mit deinen Mitarbeitenden abteilungsübergreifend nach Optimierungspotenzial innerhalb der betrieblichen Ressourcenplanung suchst und genau festlegst, was eine ERP-Lösung an dieser Stelle verbessern soll. Folgende Fragen solltest du daher im Vorfeld für dein Unternehmen durchdenken:

• Welche konkreten Prozesse sollen optimiert werden?

• Was genau soll mit dem ERP-System erreicht werden?

Bedarfsanalyse

Ein ERP-System kann viele Prozesse in einem Unternehmen vereinfachen bzw. automatisieren. Nachdem du bereits deine Optimierungsziele festgelegt hast, solltest du für ein erfolgreiches ERP-Management unbedingt den spezifischen Systembedarf für dein Unternehmen bestimmen. Mache dir dazu ein Bild über die Anforderungen und Erwartungen der einzelnen Abteilungen innerhalb deines Unternehmens. Idealerweise kannst du dir dann sicher sein, welche konkreten Funktionen und Module du für deine ERP-Einführung benötigst.

Budgetplanung

Eine optimale ERP-Einführung und -Unterhaltung kommt an einem im Vorfeld definierten Investitionsrahmen nicht vorbei. Achte bei deiner Budgetplanung neben den initialen Kosten vor allem auch auf laufende Kosten, die im weiteren Nutzungsverlauf entstehen. Plane hier zudem lieber einen monetären Puffer ein, sodass du auch auf Eventualitäten im Implementierungsprozess gut vorbereitet bist und deine ERP-Einführung wie gewünscht stattfinden kann.

Projektplan

Nachdem du die mit der ERP-Einführung verbundenen Erwartungen, Budgets sowie Anforderungen für dein Unternehmen definiert hast, kannst du dich um deine Projektplanung kümmern. Dies ist ein essenzieller Bestandteil eines effektiven ERP-Managements. Hier laufen alle zuvor bestimmten Ziele, Zwischenziele und Verantwortlichkeiten in einem detaillierten Zeitplan zusammen. Ein solcher Projektplan hilft dir dabei, deine ERP-Einführung zu jeder Zeit in vollem Umfang nachvollziehen zu können.

Auswahl & Implementierung eines ERP-Systems

Bei einem erfolgreichen ERP-Management kommt es zudem auf die folgenden Aspekte an:

• Anbietervergleich: Wähle ein für deine Anforderungen geeignetes ERP-System. Beziehe beim Vergleich der ERP-Anbieter neben dem Preis und dem Leistungsangebot auch auf Referenzen in deine Entscheidung ein.

• Implementierungspartner: Für eine reibungslose Einführung, Nutzung und Anpassung deines ERP-Systems kannst du dir jederzeit Hilfe holen, beispielsweise von einem externen ERP-Manager bzw. einer externen ERP-Managerin.

• Projektmanagement: Mit einem effektiven Projektmanagement sorgst du für eine reibungslose Implementierung und Einhaltung des Zeit- und Budgetplans.

• Change Management: Eine ERP-Lösung geht mit vielen Prozessumstellungen einher. Dabei solltest du auch auf eine ausreichende Vorbereitung deiner Mitarbeitenden auf die neuen Prozesse und Systeme achten.

• Schulung und Support: Mithilfe von umfassenden Schulungen stellst du sicher, dass alle deine Mitarbeitenden die Funktionsweise der eingeführten ERP-Software verstehen und die damit einhergehenden Funktionen bedienen können.

• Technische Unterstützung: Stelle zudem sicher, dass dein ERP-Anbieter dir bei Fragen und Problemen schnell und kompetent zur Seite stehen kann, beispielsweise durch einen bei der ERP-Implementierung vereinbarten Kundenservice.

• Kontinuierliche Verbesserung: Damit dein ERP mit deinem Unternehmen wachsen kann, sind regelmäßige Anpassungen und Optimierungen des Systems nötig. Nur so kannst du auch zukünftig zahlreiche deiner Geschäftsprozesse optimal in deinem ERP verwalten.

Risikomanagement für ERP-Systeme

Für die effiziente Einführung eines ERP-Systems bzw. die fortlaufende Gewährleistung eines reibungslosen ERP-Managements solltest du die folgenden drei Risiken einkalkulieren:

• Technische Risiken: Fehler und Verzögerungen bei der Implementierung einer ERP-Software sind unschön, können allerdings hin und wieder nicht vermieden werden. Mitunter haben diese Verzögerungen jedoch große Auswirkungen auf die ERP-Implementierung. Durch eine großzügige Ressourcen- und Zeitplanung hältst du das Ausmaß technischer Risiken gering.

• Prozessrisiken: Auch Anpassungsschwierigkeiten und Widerstände bei deinen Mitarbeitenden können auftreten und eine rasche ERP-Nutzung verzögern. Mithilfe von Mitarbeiterschulungen kannst du anfängliche Skepsis seitens deines Personals minimieren.

• Finanzielle Risiken: Budgetüberschreitungen und unerwartete Kosten kannst du mit einer detaillierten und vorzeitigen Budgetplanung gering halten bzw. oft sogar auch gänzlich vermeiden.

Erfolgsmessung im ERP

Ein ERP-System hilft dir dabei, deine unternehmensinternen Ressourcen und Prozesse besser zu organisieren. Mit einem regelmäßigen Reporting kannst du auswerten, inwiefern sich deine Unternehmensprozesse durch die ERP-Einführung verbessert haben. Dabei hat die ERP-Implementierung vor allem Einfluss auf die folgenden Key-Performance-Indicators und Kennzahlen:

• Echtzeitdaten: Mithilfe einer ERP-Software kannst du abteilungsübergreifend kommunizieren und basierend auf einer Datenquelle Entscheidungen präzise und schnell treffen.

• Kundenzufriedenheit und Termintreue: Genaue Daten, automatisierte Prozesse, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz führen zu reibungslosen Fertigungs-, Einkaufs- und Verkaufsaufträgen. So bist du dank ERP in der Lage, deine Kundenaufträge korrekt und pünktlich auszuliefern und sorgst für zufriedene Kund:innen, die deinem Unternehmen langfristig treu bleiben.

• Gewinnspanne und Arbeitseffizienz: Eine ERP-Lösung automatisiert Prozesse, senkt dadurch anfallende Arbeitskosten und steigert die Arbeitseffizienz deiner Mitarbeitenden. Bei einer richtigen Anwendung kannst du zudem bessere Entscheidungen treffen und dadurch optimierte Gewinnspannen auf der Grundlage von Echtzeit-Produktionskalkulationsdaten bzw. verbesserten Lieferantenkalkulationen erzielen. So verkaufst du deine Produkte zum richtigen Preis, sicherst dir mehr Aufträge und optimierst deine Gewinnspanne.

• Interne IT-Kosten: Mit der richtigen Kombination aus ERP-Software und Hardware trägst du langfristig dazu bei, deinen internen IT-Aufwand zu minimieren, ohne die Performance oder technischen Möglichkeiten deines Unternehmens einzuschränken.

• Lagerkosten und Lagerumschlaghäufigkeit: Da du mit einem ERP-System auf genaue Daten aus allen Abteilungen zugreifen kannst, gehören übermäßige Materialbestellungen der Vergangenheit an. So vermeidest du überschüssige Lagerbestände und erzielst einen höheren Lagerumschlag, der mit geringeren Kosten für Lagerraum einhergeht.

Was ist ein ERP-Manager

ERP-Manager:innen haben eine weitreichende Expertise und jahrelange Erfahrung in der passenden Auswahl, Einführung und Optimierung von ERP-Systemen. Oft sind diese bei ERP-Anbietern angestellt und unterstützen deren Kund:innen in jeder Phase eines ERP-Projekts.

Aufgaben eines ERP-Managers

Basierend auf einer ausführlichen Analyse von betrieblichen Prozessen entwickeln ERP-Manager:innen individuelle ERP-Konzepte, maßgeschneidert für jede Art und Größe von Unternehmen. Dabei fungieren sie als Expert:innen und Ansprechpartner:innen bei der Einführung, Implementierung und Optimierung der ERP-Software. Folgende Aufgaben und Aufgabenbereiche leiten sich davon ab:

• Analyse bestehender Geschäftsprozesse

• Identifizierung ungenutzter betrieblicher Potenziale und häufiger Fehler

• Evaluierung von Ursachen für ineffiziente Prozesse

• Qualitätsprüfung von Stammdaten

• Hilfestellung bei der Auswahl von Funktionen

• Beratung zur Feinabstimmung von ERP-Systemen

• Unterstützung des Projektmanagements bei der Einhaltung der Ziele (Zeit, Budget, Qualität)

• Umsetzung von Compliance- und Gesetzesvorgaben

• Aufstellung eines Implementierungsplans mit sinnvollen Meilensteinen

• Durchführen von Soll-Ist-Abgleichen im laufenden Betrieb

• Einbringen von Vorschlägen zur strategischen Optimierung des ERP-Systems

• Begleitung von Upgrades, Releasewechseln und Skalierungsmaßnahmen

Vor- und Nachteile eines ERP-Managers für Unternehmen

ERP Manager:innen zeichnen sich vor allem durch jahrelange Praxiserfahrung im Enterprise Resource Planning und aktuelle Marktkenntnisse aus – eine Kombination aus Wissen und Fähigkeiten, die in zahlreichen Unternehmen oft nicht vorhanden ist. Ein ERP-Manager bzw. eine ERP-Managerin hilft deinem Unternehmen zunächst bei der bedarfsgerechten Konfiguration deines gewählten ERP-Systems. So profitierst du von einer effizienten und weniger fehlerbehafteten Implementierung. Dein Manager bzw. deine Managerin bleibt deinem Unternehmen zudem nach dem eigentlichen Prozess der ERP-Einführung erhalten. Demnach verbleibt auch das Fachwissen über Anwendung und Funktionsweise in deinem Unternehmen selbst - wenn auch nur in indirekter Form.

Einziger Nachteil von ERP-Manager:innen ist, dass diese in gewisser Weise nicht unabhängig beraten und somit keine Vorschläge für alternative ERP-Anbieter (Konkurrenz) unterbreiten. Wenn du dich hingegen bereits bewusst für die Kooperation mit einem Anbieter entschieden hast, sollte dies kein Problem für dein Vorhaben darstellen.

Fazit

Das ERP-Management innerhalb eines Unternehmens kann sehr komplex sein, da die Implementierung von ERP-Systemen nahezu jede betriebliche Abteilung und so eine Vielzahl an Mitarbeitenden betrifft. Daher ist es umso wichtiger, dass du dich und dein gesamtes Team gut auf die Einführung und spätere Nutzung eines ERP vorbereitest. Neben einer klaren Zielsetzung spielen somit auch eine konkrete Bedarfsanalyse, aber auch Projekt- und Budgetplanung eine essenzielle Rolle für eine erfolgreiche ERP-Einführung und ERP-Nutzung. Solltest du dennoch technische Unterstützung benötigen, können dir externe Implementierungspartner:innen wie beispielsweise ERP-Manager:innen bzw. ERP-Berater:innen bei der Feinabstimmung und strategischen Optimierung deiner ERP-Software helfen.