Auftragsabwicklung – Definition, Ablauf und Vorteile

Das Wichtigste in Kürze 

• 8-Stufen-Prozess: Von der Auftragserfassung über Prüfung, Bearbeitung und Versand bis zur Zahlungsabwicklung und After-Sales-Service
• Messbare Vorteile: 15-25% Kostenreduktion und 20-30% schnellere Durchlaufzeiten durch Automatisierung und klare Prozesse
• Erfolg braucht Vorbereitung: Datensilos vermeiden, schrittweise einführen und alle Abteilungen von Anfang an einbinden

Was versteht man unter Auftragsabwicklung? 

Unter Auftragsabwicklung (oft auch Order-to-Cash-Prozess) versteht man den gesamten organisatorischen und logistischen Ablauf eines Auftrags – von der Angebotserstellung oder Bestellung über Produktion/Kommissionierung bis hin zu Versand, Rechnungsstellung und After-Sales-Service. Ziel ist es, Termintreue, Qualität und Kosteneffizienz sicherzustellen und dabei alle relevanten Abteilungen wie Vertrieb, Lager, Einkauf, Buchhaltung und Kundenservice optimal einzubinden.

Typischer Ablauf der Auftragsabwicklung 

1. Auftragserfassung 

Der Auftrag wird übermittelt (e-Commerce, E-Mail, Telefon, POS, Außendienst etc.) und im System erfasst. Kundendaten, Artikelinformationen und Mengen werden hinterlegt.

2. Prüfung & Freigabe 

• Überprüfung der Lagerbestände
• ggf. Auslösen von Beschaffungsprozessen
• Bonitätsprüfung bei Neukund:innen oder höheren Bestellwerten

3. Auftragsbestätigung 

Schriftliche Bestätigung an die Kund:innen mit allen Details zu Produkten, Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen.

4. Auftragsbearbeitung 

Kommissionierung der Waren, Erstellung von Lieferscheinen und Versandpapieren, ggf. Produktionsfreigabe.

5. Fakturierung 

Erstellung und Versand der Rechnun

g – vor oder nach dem Versand.

6. Verpackung & Versand 

Sichere Verpackung, Übergabe an den Versanddienstleister, Tracking-Daten durch professionelles Versand & Fulfillment.

7. Zahlungsabwicklung 

Kontrolle des Zahlungseingangs, ggf. Mahnwesen.

8. After-Sales-Service 

Betreuung nach der Lieferung, Bearbeitung von Retouren, Feedback und Cross-Selling-Maßnahmen durch effektives CRM.

Branchenspezifische Unterschiede 

e-Commerce 

Fokus auf schnelle Automatisierung, hohe Stückzahlen und kurze Lieferzeiten (24-48h). Besonders relevant für Shopify-, eBay- und BigCommerce-Händler.

B2B-Industrie 

Komplexere Produktkonfigurationen, längere Vorlaufzeiten, individuelle Preisverhandlungen. Optimale Lösung für B2B-Unternehmen.

B2C & Hybrid-Modelle 

Kombination aus schnellen B2C-Prozessen und komplexeren B2B-Anforderungen. Ideal für B2C-B2B-Hybridmodelle.

Dienstleistungen 

Weniger Lagerhaltung, dafür Ressourcenplanung und Terminkoordination.

Spezifische Branchen 

• Lebensmittelhandel: Besondere Anforderungen an Haltbarkeit und Chargenrückverfolgung
• Großhandel: Große Mengen und komplexe Lieferketten
• Fulfiller: Spezialisierte Logistikdienstleister

Vorteile einer optimierten Auftragsabwicklung 

• Höhere Kundenzufriedenheit durch termingerechte und fehlerfreie Lieferungen
• Kostenreduktion von durchschnittlich 15-25% dank klarer Prozesse
• Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• Transparenz über den gesamten Auftragsstatus in Echtzeit
• Skalierbarkeit – Prozesse wachsen mit dem Unternehmen mit

Häufige Herausforderungen 

• Datensilos zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen
• Manuelle Fehlerquellen bei der Übertragung von Informationen
• Fehlende Echtzeit-Transparenz über Lagerbestände und Lieferstatus
• Unklare Verantwortlichkeiten zwischen den Prozessschritten
• Hoher Einführungsaufwand neuer Systeme und Schulungsbedarf

Best Practices 

Prozesse automatisieren 

Manuelle Arbeitsschritte reduzieren, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Eine moderne Warenwirtschaft unterstützt dabei optimal.

Abteilungsübergreifend arbeiten 

Alle Beteiligten greifen auf dieselben Daten zu – von der Artikelverwaltung bis zur Buchhaltung.

Regelmäßige Prozessanalyse 

KPI-Tracking (z.B. Durchlaufzeit, Fehlerquote) für kontinuierliche Verbesserung.

Klare Kommunikation 

Kunden und Teams jederzeit über Status und Änderungen informieren.

Schrittweise Einführung 

Pilotprojekte starten, bevor unternehmensweit umgestellt wird.

Omnichannel-Ansatz 

Alle Vertriebskanäle intelligent vernetzen für eine einheitliche Omnichannel-Strategie.

Fazit 

Eine strukturierte und automatisierte Auftragsabwicklung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen jeder Größe. Der Erfolg hängt dabei von der konsequenten Umsetzung, der richtigen Systemwahl und einer guten Vorbereitung der Mitarbeiter ab.

Unternehmen, die ihre Auftragsabwicklung mit einem modernen ERP-System optimieren, berichten von 20-30% schnelleren Durchlaufzeiten und deutlich zufriedeneren Kunden. Die Investition in professionelle Auftragsmanagement-Software zahlt sich durch erhöhte Effizienz, weniger Fehler und bessere Kundenzufriedenheit schnell aus.