How-to: Dein Guide zur Automatisierung im B2B Vertrieb

Das Wichtigste im Überblick 

• Identifiziere die größten Zeitfresser in deinem Vertrieb – meist sind das Lead-Management, Angebotserstellung und Auftragsabwicklung
• Ein integriertes ERP-System verbindet alle Vertriebsprozesse und schafft eine einheitliche Datenbasis
• Beginne mit einem Prozess, der schnelle Erfolge verspricht, und erweitere dann systematisch deine Automatisierung
• Nur wenn dein Team die Vorteile versteht und die Tools richtig nutzt, entfaltet Automatisierung ihre volle Wirkung

Warum manuelle Prozesse dein Vertriebswachstum bremsen 

Die meisten B2B-Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: Mit steigendem Auftragsvolumen werden manuelle Prozesse zum Flaschenhals. Deine Vertriebsmitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben statt mit dem Verkaufen.

Typische Schmerzpunkte:

• Lead-Anfragen gehen in überfüllten E-Mail-Postfächern unter

• Angebote werden manuell in Word erstellt und per E-Mail versendet

• Auftragsabwicklung erfordert mehrfache Dateneingabe

• Kein Überblick über Lagerbestände bei Kundenanfragen

• Rechnungen werden manuell erstellt und versendet

Diese fragmentierten Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern führen auch zu Fehlern und unzufriedenen Kunden. Die Lösung: systematische Automatisierung.

So automatisierst du deinen B2B-Vertrieb: 5-Schritte-Anleitung 

Jetzt wird es konkret. Mit dieser bewährten 5-Schritte-Methode führst du die Automatisierung strukturiert in deinem Unternehmen ein. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und stellt sicher, dass deine Automatisierung nicht nur funktioniert, sondern auch von deinem Team akzeptiert wird.

Schritt 1: Ist-Zustand analysieren und Prioritäten setzen 

Bevor du automatisierst, musst du verstehen, was tatsächlich passiert. Dieser Schritt ist entscheidend, denn nur wenn du die echten Zeitfresser kennst, kannst du die richtigen Prioritäten setzen.

Was du tun musst:

• Dokumentiere alle aktuellen Vertriebsprozesse von der Lead-Generierung bis zur Rechnungsstellung
• Miss die Zeit, die jeder Prozess dauert (z.B. 45 Minuten für ein manuelles Angebot)
• Identifiziere die drei größten Zeitfresser und Fehlerquellen
• Definiere klare Ziele (z.B. "Angebotserstellung von 45 auf 10 Minuten reduzieren")

Konkret vorgehen: Erstelle eine einfache Tabelle mit allen Vertriebsaktivitäten, benötigter Zeit und Häufigkeit pro Woche. So erkennst du schnell, wo das größte Optimierungspotenzial liegt.

Schritt 2: Prozesse verschlanken und standardisieren 

Der häufigste Fehler bei der Automatisierung: Du automatisierst schlechte Prozesse und machst sie dadurch nur schneller schlecht. Bevor du zur Technik greifst, optimiere deine Abläufe. Ein gut durchdachter Prozess lässt sich nicht nur leichter automatisieren, sondern liefert auch bessere Ergebnisse.

Was du tun musst:

• Eliminiere überflüssige Schritte in deinen aktuellen Abläufen
• Standardisiere wiederkehrende Aufgaben (z.B. einheitliche Angebotsvorlagen)
• Definiere klare Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt
• Lege Qualitätskriterien für die Automatisierung fest

Wichtiger Grundsatz: Automatisiere niemals schlechte Prozesse. Ein chaotischer manueller Prozess wird durch Automatisierung nur zu einem chaotischen automatisierten Prozess.

Schritt 3: Die richtigen Tools auswählen und implementieren 

Jetzt geht es an die Technik. Die Tool-Auswahl entscheidet darüber, ob deine Automatisierung zum Erfolg wird oder in einem Chaos aus verschiedenen Systemen endet. Der Schlüssel liegt in der Integration – alle Prozesse sollten nahtlos ineinandergreifen.

Was du brauchst: Ein zentrales System, das alle Vertriebsprozesse verbindet. Während spezialisierte Tools (CRM, Marketing-Automation) für den Start funktionieren, stößt du schnell an Grenzen, wenn die Systeme nicht miteinander kommunizieren.

Die ideale Lösung: Ein modernes ERP-System, das Vertrieb, Lager, Einkauf und Buchhaltung in einer Plattform vereint.

Implementierung in der Praxis:

• Starte mit dem Prozess, der das größte Potenzial verspricht (meist Lead-Management)
• Konfiguriere das System für deine spezifischen Anforderungen
• Teste die Automatisierung zunächst mit einem kleinen Teil deines Vertriebs
• Erweitere die Automatisierung schrittweise auf weitere Prozesse

Schritt 4: Team schulen und Change Management betreiben 

Die beste Automatisierung nützt nichts, wenn dein Team sie nicht nutzt. Erfahrungsgemäß ist der Widerstand gegen Veränderungen der größte Stolperstein. Mit der richtigen Kommunikation und Schulung machst du aus Skeptikern begeisterte Nutzer.

Was du tun musst:

• Erkläre deinem Team die konkreten Vorteile: "Ihr spart täglich 2 Stunden Verwaltung und könnt diese Zeit für Kundenbetreuung nutzen"
• Führe intensive Schulungen durch, damit jeder die neuen Tools sicher beherrscht
• Bestimme interne Champions, die als Ansprechpartner fungieren
• Schaffe Anreize für die Nutzung der automatisierten Prozesse

Häufiger Fehler vermeiden: Unterschätze nicht den Widerstand gegen Veränderungen. Investiere ausreichend Zeit in die Kommunikation und Schulung.

Schritt 5: Ergebnisse messen und kontinuierlich optimieren 

Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Nur wenn du misst und analysierst, erkennst du Verbesserungspotenziale und kannst den ROI deiner Investition belegen.

Was du messen solltest:

• Zeitersparnis pro Prozess (vorher/nachher)
• Fehlerquote bei automatisierten vs. manuellen Prozessen
• Kundenzufriedenheit (schnellere Reaktionszeiten)
• ROI der Automatisierung (eingesparte Personalkosten vs. Softwarekosten)

Kontinuierliche Verbesserung: Nutze die gesammelten Daten, um deine Automatisierung monatlich zu optimieren. Welche Prozesse laufen bereits reibungslos? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial?

Diese 5 Vertriebsprozesse solltest du zuerst automatisieren 

Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig. Diese fünf Bereiche bieten das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis und zeigen schnell sichtbare Erfolge. Starte hier, um deinem Team die Vorteile der Automatisierung zu demonstrieren.

1. Lead-Management und -Qualifizierung 

Das Problem: Leads gehen verloren oder werden zu spät bearbeitet. 

Die Lösung: Automatische Erfassung aller Anfragen, Vorqualifizierung nach definierten Kriterien und direkte Zuweisung an den richtigen Vertriebsmitarbeiter.

2. Angebots- und Auftragserstellung 

Das Problem: Manuelle Angebotserstellung dauert zu lange und ist fehleranfällig. 

Die Lösung: Digitale Angebotsvorlagen, die automatisch in Aufträge umgewandelt werden können.

3. Bestands- und Auftragsabwicklung 

Das Problem: Keine Echtzeitinformationen zu Lagerbeständen bei Kundenanfragen. 

Die Lösung: Integration von Vertrieb und Lagerverwaltung für sofortige Lieferauskünfte.

4. Rechnungsstellung und Buchhaltung 

Das Problem: Doppelte Dateneingabe und manuelle Rechnungserstellung. 

Die Lösung: Automatische Rechnungsgenerierung nach Versand mit direkter DATEV-Schnittstelle.

5. Reporting und Analyse 

Das Problem: Daten sind in verschiedenen Systemen verstreut. 

Die Lösung: Zentrale Dashboards mit Echtzeitauswertungen zu Verkaufsleistung und Kundenverhalten.

Vom CRM zum zentralen ERP: Die richtige Systemarchitektur 

Die meisten Unternehmen starten mit Insellösungen – ein CRM hier, ein Marketing-Tool dort. Das funktioniert anfangs, führt aber schnell zu neuen Problemen: Datensilos, doppelte Datenpflege und Medienbrüche.

Die Lösung: Ein zentrales ERP-System

Ein modernes, schlankes ERP-System fungiert als Herzstück deiner Automatisierung. Es verbindet alle Bereiche in einer einzigen Datenquelle:

• Vertrieb: Lead-Management, Angebots- und Auftragserstellung
• Lager: Echtzeit-Bestandsinformationen, automatische Reservierung
• Einkauf: Bestellvorschläge basierend auf Verkaufsdaten
• Buchhaltung: Automatische Rechnungsstellung, DATEV-Integration
• Reporting: 360-Grad-Sicht auf Kunden und Verkaufsperformance

Vorteile der zentralen Lösung:

• Eine einzige Datenquelle für alle Abteilungen
• Nahtlose Prozesse ohne Medienbrüche
• Vollständige Transparenz über die gesamte Customer Journey
• Skalierbarkeit ohne proportionalen Verwaltungsaufwand