To-Do-Liste für eine erfolgreiche Xentral-Einführung

Eine erfolgreiche Xentral-Einführung beginnt mit einer strukturierten Planung und systematischen Vorgehensweise. Diese umfassende To-Do-Liste führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Implementierungsprozess – von der ersten Bedarfsanalyse bis zur kontinuierlichen Optimierung.

Das Wichtigste im Überblick

• Die Einführung von Xentral ERP Software gelingt am besten mit einer strukturierten 10-Phasen-Implementierungsstrategie
• Eine sorgfältige Datenmigration und Stammdatenpflege bilden das Fundament für den langfristigen Erfolg
• Die schrittweise Einführung einzelner Module reduziert Risiken und erhöht die Akzeptanz im Team
• e-Commerce Anbindungen an Shopify, Shopware und WooCommerce lassen sich mit Xentral besonders effizient realisieren
• Parallelbetrieb mit dem Altsystem minimiert Geschäftsrisiken während der Umstellungsphase

1. Xentral-Vorbereitung: Die 10-Phasen Implementierungsstrategie

Die Vorbereitungsphase entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer Xentral-Einführung. Eine durchdachte Planung verhindert kostspielige Umwege und sorgt für einen zielgerichteten Implementierungsprozess.

Die 10 Phasen der Implementierung:

1. Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die wichtigsten Prozesse und Schwachstellen in Ihrem Unternehmen

2. Ressourcenplanung: Stellen Sie ein Projektteam zusammen und kalkulieren Sie zeitliche und finanzielle Ressourcen

3. Prozessdokumentation: Dokumentieren Sie bestehende Workflows als Grundlage für die Xentral-Konfiguration

4. Modulauswahl: Entscheiden Sie, welche Xentral-Module Sie prioritär einführen möchten

5. Datenanalyse: Prüfen Sie vorhandene Datenbestände auf Qualität und Migrationsfähigkeit

6. Zeitplanung: Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten

7. Stakeholder-Einbindung: Holen Sie alle relevanten Fachabteilungen ins Boot

8. Schulungskonzept: Entwickeln Sie einen Plan für die Mitarbeiterschulung

9. Testkonzept: Definieren Sie, wie und wann Sie die neue Xentral ERP Software testen werden

10. Change-Management: Erarbeiten Sie Strategien zur Förderung der Akzeptanz im Team

Praxisbeispiel

Buah, ein schnell wachsender e-Commerce Händler, reduzierte durch eine systematische Vorbereitungsphase den Implementierungszeitraum um 40% und steigerte die Mitarbeiterakzeptanz signifikant. Der Umstieg vom Excel-Chaos zu einer strukturierten Xentral-Lösung erfolgte ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts.

Beratungsempfehlung

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität kann eine professionelle Beratung sinnvoll sein. Für mittelständische Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern und komplexen Prozessen empfiehlt sich die Unterstützung durch Xentral-Experten. Kleinere Teams mit IT-Affinität können die Einführung oft auch eigenständig bewältigen.

2. Grundlegende Systemeinstellungen in Xentral

Nach der Installation der Xentral ERP Software beginnt die eigentliche Konfiguration. Die richtigen Grundeinstellungen legen das Fundament für einen reibungslosen Betrieb.

Die 5 wichtigsten Systemeinstellungen:

1. Firmendaten einrichten: Tragen Sie alle relevanten Unternehmensinformationen ein, die auf Dokumenten erscheinen sollen

2. Nummernkreise definieren: Legen Sie durchdachte Nummernkreise für Belege, Artikel und Kunden fest – diese sollten zukunftssicher und eindeutig sein

3. Benutzer und Berechtigungen: Richten Sie Benutzerkonten mit differenzierten Zugriffsrechten ein, basierend auf Abteilungen und Verantwortlichkeiten

4. Grundlegende Workflows: Definieren Sie die wichtigsten Unternehmensprozesse wie Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung

5. Systembenachrichtigungen: Konfigurieren Sie, welche Ereignisse automatische Benachrichtigungen auslösen sollen

Wichtiger Hinweis zu Nummernkreisen

Besonders bei den Nummernkreisen lohnt sich eine durchdachte Struktur. Eine intelligente Nummerierung, die beispielsweise Produktkategorien oder Kundensegmente abbildet, erleichtert später die Arbeit mit Filterfunktionen und Reports.

Tipp: Beginnen Sie mit einem minimalen Setup und erweitern Sie die Konfiguration schrittweise. Eine "Big Bang"-Implementierung birgt oft unnötige Risiken.

3. Datenmigration zu Xentral

Die Datenmigration ist eine der kritischsten Phasen der Xentral-Einführung. Saubere Stammdaten sind die Voraussetzung für zuverlässige Prozesse und aussagekräftige Auswertungen.

7-Schritte-Plan für erfolgreiche Datenmigration:

1. Datenanalyse: Prüfen Sie die Qualität Ihrer vorhandenen Daten und identifizieren Sie Bereinigungsbedarf

2. Datenstrukturierung: Passen Sie die Datenstruktur an die Xentral-Anforderungen an

3. Datenbereinigung: Entfernen Sie Duplikate und korrigieren Sie fehlerhafte Einträge

4. Testmigration: Führen Sie einen Import mit einer begrenzten Datenmenge durch

5. Validierung: Überprüfen Sie die importierten Daten auf Korrektheit und Vollständigkeit

6. Hauptmigration: Importieren Sie alle bereinigten Stammdaten in die Produktivumgebung

7. Nachkontrolle: Führen Sie Stichproben durch und beheben Sie eventuelle Fehler

Priorität bei Stammdaten:

• Artikeldaten (inkl. Lagerbestände, EANs, Kategorien)
• Kundendaten (mit Adress- und Kontaktinformationen)
• Lieferantendaten (inkl. Einkaufskonditionen)
• Preislisten und Konditionen

Branchenspezifische Anforderungen

Unternehmen mit Branchenbesonderheiten müssen spezifische Anforderungen berücksichtigen. Lebensmittelhändler benötigen beispielsweise eine lückenlose Chargenrückverfolgung gemäß der Lebensmittelhygieneverordnung, während Großhändler oft komplexe Staffelpreise und Kundengruppen abbilden müssen.

Xentral-Feature: Xentral bietet flexible Importfunktionen für CSV- und Excel-Dateien. Mit den integrierten Mapping-Funktionen können Sie Ihre bestehenden Datenstrukturen auf die Xentral-Felder übertragen, ohne aufwendige Zwischenschritte.

4. Xentral Logistik optimal einrichten

Die korrekte Einrichtung der Logistikprozesse in Xentral bildet das Rückgrat für effiziente Lagerverwaltung und schnellen Versand. Besonders e-Commerce Unternehmen profitieren von optimierten Lagerprozessen.

Essenzielle Schritte für die Logistik-Einrichtung:

1. Lagerstruktur definieren: Legen Sie Lagerorte, Regale und ggf. mehrere Standorte an

2. Versandarten konfigurieren: Richten Sie alle relevanten Versanddienstleister mit Konditionen ein

3. Lagerprozesse gestalten: Definieren Sie Workflows für Wareneingang, Kommissionierung und Versand

4. Mindestbestände festlegen: Konfigurieren Sie automatische Nachbestellungen bei Unterschreitung

5. Picklisten anpassen: Optimieren Sie die Kommissionierbelege für Ihre spezifischen Anforderungen

6. Versandlabels einrichten: Konfigurieren Sie den automatischen Druck von Versandetiketten

Spezielle Anforderungen nach Geschäftsmodell

• B2B-Großhändler: Einrichtung von Sammellieferungen und Teillieferfunktionen
• Lebensmittelbereich: Abbildung von Haltbarkeitsdaten und Chargen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
• Erfolg messbar: Durch die optimierte Lagerverwaltung in Xentral können Unternehmen ihre Bestandsgenauigkeit auf über 99% erhöhen und Fehlbestände praktisch eliminieren.

5. e-Commerce Integration: Shops und Marktplätze anbinden

Die Integration Ihres Onlineshops ist ein zentraler Vorteil der Xentral ERP Software. Durch die Anbindung automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen Shop und ERP-System.

Vorgehen bei der e-Commerce Integration:

1. Schnittstellenauswahl: Prüfen Sie die verfügbaren Schnittstellen für Ihre Shop-Plattform

2. Datenabgleich planen: Entscheiden Sie, welche Daten synchronisiert werden sollen (Produkte, Bestände, Preise, Aufträge)

3. Mapping erstellen: Definieren Sie, wie Shop-Felder und Xentral-Felder einander zugeordnet werden

4. Testintegration: Führen Sie einen Testlauf mit begrenztem Datenumfang durch

5. Workflow-Optimierung: Richten Sie automatisierte Prozesse für Bestellabwicklung ein

6. Vollintegration: Aktivieren Sie die vollständige Synchronisation zwischen Shop und Xentral

Unterstützte e-Commerce Plattformen:

• Shopify: Synchronisation von Produkten, Beständen, Aufträgen und Kunden in Echtzeit
• Shopware: Tiefe Integration mit automatischer Bestellabwicklung und Lagerverwaltung
• WooCommerce: Umfassende Anbindung über die leistungsstarke REST-API

Praxisbeispiel

Liebscher & Bracht konnte durch die Cloud-basierte Xentral-Lösung auch bei Traffic-Spitzen im Onlineshop eine stabile Performance gewährleisten. Das automatisierte Auftragsmanagement reduzierte manuelle Eingaben und minimierte Fehler, während die zentrale Datenverwaltung ein kanalübergreifendes Monitoring ermöglichte.

6. Xentral Go-Live: Erfolgreiche Umstellung

Der Übergang zum produktiven Betrieb sollte gut vorbereitet sein. Eine strukturierte Testphase und gründliche Schulungen sind entscheidend für einen erfolgreichen Go-Live.

Die 6 Schlüsselelemente für eine gelungene Umstellung:

1. Testszenarien durchführen: Prüfen Sie alle kritischen Geschäftsprozesse im Testsystem

2. Mitarbeiterschulung: Trainieren Sie Ihr Team in den relevanten Xentral-Funktionen

3. Parallelbetrieb: Führen Sie Xentral zunächst parallel zum Altsystem, um Risiken zu minimieren

4. Daten-Final-Check: Überprüfen Sie kurz vor dem Go-Live nochmals alle migrierten Daten

5. Support-Bereitschaft: Stellen Sie sicher, dass am Umstellungstag Ansprechpartner verfügbar sind

6. Stufenweise Aktivierung: Nehmen Sie Module schrittweise in Betrieb, nicht alle auf einmal

Zielgruppenspezifische Herausforderungen:

• Geschäftsführer: Fokus auf Geschäftskontinuität
• IT-Verantwortliche: Technische Überwachung und Backup-Prozesse
• e-Commerce Manager: Unterbrechungsfreie Shopanbindung

Timing-Tipp: Planen Sie den Go-Live idealerweise in einer geschäftlich ruhigeren Phase, nicht während saisonaler Spitzenzeiten oder kurz vor wichtigen Business-Events.

7. Support und Community nach der Einführung

Nach der Einführung beginnt die Phase der Optimierung und Weiterentwicklung. Xentral bietet verschiedene Support-Kanäle, die Ihnen dabei helfen, das volle Potenzial der ERP Software auszuschöpfen.

Verfügbare Support-Ressourcen:

• Xentral Academy: Lernplattform mit Tutorials und Schulungsmaterialien
• Community-Forum: Austausch mit anderen Xentral-Anwendern und Experten
• Support-Tickets: Direkter Kontakt zum Xentral-Support bei technischen Fragen
• Dokumentation: Umfassende Anleitungen zu allen Funktionen und Modulen
• Regelmäßige Updates: Neue Features und Verbesserungen für kontinuierliche Weiterentwicklung

Xentral NextGen-Design: Das neue NextGen-Design von Xentral sorgt für eine intuitive Benutzeroberfläche mit Smart Search und übersichtlichen Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Eine erfolgreiche Xentral-Einführung basiert auf:

• Strukturierter 10-Phasen-Implementierungsstrategie von der Bedarfsanalyse bis zum Change-Management
• Schrittweiser Einführung einzelner Module und parallelem Betrieb mit dem Altsystem zur Risikominimierung
• Sauberer Datenmigration als Fundament für zuverlässige Prozesse
• Optimierter e-Commerce Integration für nahtlose Shop-Anbindungen
• Kontinuierlicher Unterstützung durch Support-Ressourcen und Community nach dem Go-Live