ERP mit POS: Nahtlose Integration für mehr Effizienz im Handel

Das Wichtigste in Kürze 

• Eine integrierte ERP-POS-Lösung schafft eine zentrale Datenbasis, die deine Warenwirtschaft und Kasse in Echtzeit synchronisiert und so die Effizienz massiv steigert.
• Durch die Automatisierung von Prozessen vermeidest du manuelle Doppelerfassungen, verhinderst Überverkäufe und erfüllst mühelos gesetzliche Compliance-Anforderungen.
• Flexible, branchenspezifische Cloud-Lösungen sind ideal für wachsende Unternehmen im Handel, da sie skalierbar sind und eine nahtlose Omnichannel-Erfahrung ermöglichen.

Was sind ERP- und POS-Systeme und wie funktionieren sie zusammen? 

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und POS-Systeme (Point of Sale) übernehmen unterschiedliche Aufgaben in deinem Unternehmen, ergänzen sich aber perfekt. Hier erfährst du, wie beide Systeme funktionieren und warum ihre Integration so wertvoll ist.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und POS? 

ERP-System: Ein umfassendes Softwarepaket zur Steuerung aller Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerverwaltung, Finanzen und Personalwesen. Es bildet das Rückgrat deines Unternehmens und verwaltet zentral alle Daten und Abläufe.

POS-System: Ein spezialisiertes Kassensystem für den Verkaufspunkt, das Transaktionen abwickelt, Zahlungen verarbeitet und den direkten Kundenkontakt unterstützt. Es ist die Schnittstelle zum Kunden im stationären Handel.

Die Integration beider Systeme schafft einen nahtlosen Informationsfluss: Verkäufe am POS werden direkt ins ERP übertragen, während Produkt- und Preisdaten vom ERP zum POS fließen. Diese Verbindung eliminiert Doppelarbeit und sorgt für konsistente Daten im gesamten Unternehmen.

5 entscheidende Vorteile der Integration von ERP und POS 

Die Verbindung von Warenwirtschaft und Kassensystem bringt zahlreiche Vorteile, die dein Geschäft effizienter und profitabler machen. Hier sind die wichtigsten:

1. Echtzeit-Bestandsmanagement: Verkäufe werden sofort im Bestandssystem aktualisiert, was Überverkäufe verhindert und eine präzise Nachbestellung ermöglicht.

2. Eliminierung von Doppelerfassungen: Daten müssen nur einmal erfasst werden und stehen dann systemübergreifend zur Verfügung. Unternehmen sparen durchschnittlich 5-7 Arbeitsstunden pro Woche durch die Vermeidung manueller Dateneingabe. 

3. Verbesserte Kundenbeziehungen: Durch die Integration von Kundendaten aus allen Kanälen erhältst du ein vollständiges Profil jedes Kunden - egal ob er online oder offline einkauft. Das ermöglicht personalisierte Angebote und stärkt die Kundenbindung.

4. Vereinfachte Buchhaltung und Compliance: Alle Transaktionen werden automatisch und revisionssicher verbucht. Die Integration mit DATEV und die Einhaltung der GoBD und KassenSichV wird deutlich erleichtert.

5. Fundierte Geschäftsentscheidungen: Du erhältst detaillierte Echtzeitberichte über Verkäufe, Lagerbestände und Kundenverhalten aus allen Verkaufskanälen, was bessere strategische Entscheidungen ermöglicht.
   

Kernfunktionen moderner ERP-POS-Lösungen im Überblick 

Moderne integrierte ERP-POS-Systeme bieten zahlreiche Funktionen, die dein Tagesgeschäft vereinfachen. Diese Kernfunktionen solltest du bei der Auswahl einer Lösung berücksichtigen:

Zentrale Datenverwaltung 

Die Basis jeder guten ERP-POS-Integration ist eine einheitliche Datenbasis. Artikel, Preise, Kunden und Transaktionen werden zentral verwaltet und über alle Kanäle hinweg synchronisiert. Dies verhindert Datenduplikate und sorgt für konsistente Informationen im gesamten Unternehmen.

Omnichannel-Fähigkeit 

Moderne Lösungen verbinden nicht nur stationäre Kassen, sondern auch Onlineshops, Marktplätze und mobile Verkaufsstellen. Kund:innen können so nahtlos zwischen verschiedenen Kanälen wechseln - vom Online-Kauf bis zur Abholung oder Rückgabe im Laden.

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Push-Pull-Datensynchronisation 

Bei der Integration von ERP und POS werden Daten in beide Richtungen übertragen.

• Push-Strategie: Hierbei werden Daten automatisch vom ERP-System ans POS-System gesendet, etwa neue Produkte oder Preisänderungen.
• Pull-Strategie: Das POS-System ruft bei Bedarf Daten vom ERP-System ab, zum Beispiel bei Kundennachfragen nach Verfügbarkeiten.

Diese flexible Datensynchronisation stellt sicher, dass immer die aktuellsten Informationen verfügbar sind.

Berechtigungsmanagement 

Da an der Kasse oft unterschiedliche Mitarbeiter:innen arbeiten, ist ein durchdachtes Berechtigungskonzept wichtig. Kassenpersonal erhält andere Zugriffsrechte als Filialleiter:innen oder das Management. Dies erhöht die Datensicherheit und verhindert unbefugte Zugriffe oder Manipulationen.

Finanzintegration und Reporting 

Die direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltung automatisiert die Verbuchung von Umsätzen, Steuern und Zahlungen. Umfassende Reporting-Funktionen liefern wertvolle Einblicke in Geschäftskennzahlen wie Umsatz pro Quadratmeter, Warengruppen-Performance oder Tageszeiten-Analysen.

Cloud-ERP mit POS vs. On-Premises-Lösungen: Der ultimative Vergleich 

Bei der Entscheidung für eine ERP-POS-Lösung stehst du vor der Wahl: Cloud oder On-Premises? Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, die je nach deinen spezifischen Anforderungen unterschiedlich ins Gewicht fallen.

Die Entscheidung hängt von deinen individuellen Prioritäten ab. Wachstumsorientierte Unternehmen profitieren besonders von der Flexibilität einer Cloud-Lösung, während Betriebe mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder schwacher Internetanbindung eventuell besser mit einer On-Premises-Lösung beraten sind.

ERP mit POS für Einzelhandel, Gastronomie und e-Commerce 

Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an die Integration von ERP und POS. Hier erfährst du, welche spezifischen Funktionen für deine Branche besonders wichtig sind.

Einzelhandel: Bestandsgenauigkeit als Schlüssel zum Erfolg 

Im Einzelhandel ist die präzise Bestandsführung entscheidend. Die ERP-POS-Integration sorgt dafür, dass Verkäufe sofort im Bestand abgebildet werden. Besonders wichtig sind:

• Barcode-Scanning für schnelle Kassiervorgänge
• Automatische Nachbestellvorschläge bei Unterschreitung des Mindestbestands
• Filialbezogene Bestandsführung bei mehreren Standorten
• Unterstützung von Gutscheinen, Rabatten und Kundenkarten

Für Modeeinzelhändler sind zusätzlich Funktionen zur Verwaltung von Größen und Farben wichtig, während Lebensmittelhändler von Chargen- und Verfallsdatenmanagement profitieren.

Gastronomie: Mehr als nur Kassieren 

Gastronomiebetriebe benötigen spezielle Funktionen, die über das reine Kassieren hinausgehen:

• Tisch- und Reservierungsmanagement
• Splitten von Rechnungen und Trinkgeldverwaltung
• Schnellwahltasten für häufig bestellte Artikel
• Küchenanbindung für direkte Bestellübermittlung
• Zeitgesteuerte Preise (Happy Hour, Mittagsmenü)

Besonders wichtig ist hier die gesetzeskonforme Implementierung der KassenSichV mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), die manipulationssichere Aufzeichnungen garantiert.

e-Commerce mit stationärem Geschäft: Die Omnichannel-Herausforderung 

Multichannel Händler stehen vor der Herausforderung, Online- und Offline-Kanäle nahtlos zu verbinden:

• Zentrale Bestandsführung über alle Verkaufskanäle
• Click & Collect: Kund:innen bestellen online und holen die Ware im Geschäft ab
• Return-in-Store: Online gekaufte Artikel können unkompliziert im Laden zurückgegeben werden
• Zentrales Kundenprofil: Egal wo ein Kunde kauft, seine Daten und Kaufhistorie fließen in einem Profil zusammen

Diese nahtlose Verknüpfung der Kanäle ist der Kern einer erfolgreichen Omnichannel-Strategie und wird erst durch eine tiefe Integration von ERP und POS-System möglich.

Xentral ERP mit POS: Nahtlose Integration für Multichannel Händler 

Wenn du als Multichannel Händler nach einer Lösung suchst, die mit deinem Unternehmen wächst, ist ein flexibles Cloud-ERP mit nativer POS-Anbindung die richtige Wahl. Genau hier setzt Xentral an und bietet eine zentrale Plattform für alle deine Geschäftsprozesse.

Besonders für den DACH-Markt ist Xentral optimal aufgestellt. Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen wie GoBD und die KassenSichV inklusive TSE-Anbindung. Durch die direkte DATEV-Schnittstelle wird auch die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater zum Kinderspiel. So kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Wachstum.