Shopify ERP: Alles was du für die Integration beachten musst

Du willst einen Online-Shop mit Shopify aufbauen und im E-Commerce durchstarten? Jetzt stell dir vor: Dein Business läuft gut an, deine Kund:innen lieben dein Angebot, es werden täglich mehr Bestellungen – doch plötzlich macht sich Chaos breit, weil deine Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Mit den richtigen Tools passiert dir das nicht. Doch was sind die „richtigen“ Tools? Und stimmt es, dass Online-Handel und Enterprise Ressource Planning unzertrennlich sind? Wir zeigen dir, wann ein E-Commerce-ERP wirklich Sinn für dein Shopify-Business macht und warum du so früh wie möglich darüber nachdenken solltest.

Die 7 Wichtigsten Vorteile Der ERP-Integration Für Deinen Shopify-Shop

1. Automatisierte Prozesse: Bestellungen, Rechnungen und Lagerbestände werden automatisch zwischen Shopify und ERP-System synchronisiert. Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und schafft durchgängige Prozesse – von der Bestellung bis zum Versand.

2. Echtzeitdaten: Du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Verkaufszahlen, Lagerstände und Kundendaten. Eine bidirektionale Integration ermöglicht dabei, dass Daten sowohl aus Shopify ins ERP als auch zurück übertragen werden – z. B. Lagerbestand → Shop oder Bestellung → ERP.

3. Fehlerreduzierung & höhere Kundenzufriedenheit: Der Wegfall manueller Dateneingaben reduziert die Fehlerquote messbar. Laut Xentral-Fallstudie sank die Retourenquote bei einem Händler nach Einführung des ERP-Systems um 23 % – dank besserer Bestandsdaten und automatisierter Abläufe.

4. Skalierbarkeit bei Wachstum: ERP-Systeme wachsen mit deinem Business mit: Ob steigendes Bestellvolumen, neue Vertriebskanäle oder mehr Produkte – Prozesse lassen sich effizient abbilden, ohne dass der administrative Aufwand proportional steigt.

5. Verbesserte Kundenerfahrung: Durch präzise Bestandsdaten und automatisierte Prozesse gibt es weniger Fehlbestellungen, exaktere Lieferzeiten und schnellere Reaktionsmöglichkeiten bei Supportanfragen.

6. Zeitersparnis für dein Team: Routinetätigkeiten wie Lagerabgleiche, Rechnungsstellung oder das manuelle Übertragen von Bestellungen entfallen. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Beispiel aus der Praxis: Ein Fashion-Shop reduzierte die Bearbeitungszeit pro Bestellung von 15 auf unter 2 Minuten.

7. Fundierte Entscheidungen durch Reporting: ERP-Systeme liefern dir konsolidierte Reports über Umsatz, Lager, Kundenverhalten oder Margen. Diese ermöglichen datenbasierte Entscheidungen – z. B. bei Sortimentsplanung, Marketing oder Skalierungsstrategien.

Beispiel
Ein Fashion-Retailer konnte durch die ERP-Integration die Bearbeitungszeit pro Bestellung von durchschnittlich 15 Minuten auf unter 2 Minuten reduzieren, was bei 100 täglichen Bestellungen eine Zeitersparnis von über 20 Stunden pro Tag bedeutet.

Wann lohnt sich eine ERP-Integration für Shopify?

Eine ERP-Integration lohnt sich nicht ab einem festen Umsatzwert – vielmehr kommt es auf die Komplexität deiner Prozesse, das Wachstumspotenzial und den operativen Aufwand an. Dennoch zeigt die Praxis: Viele Shopify-Händler ziehen ein ERP-System ab einem jährlichen Umsatz im Bereich von mehreren Hunderttausend bis Millionen Euro in Betracht.

Typische Indikatoren für den richtigen Zeitpunkt:

• Starkes Wachstum: Dein Umsatz steigt schnell, du expandierst in neue Märkte oder dein Sortiment wächst.
• Viele manuelle Prozesse: Bestellungen, Rechnungen, Lagerabgleiche oder Reports werden händisch verwaltet.
• Fehlende Transparenz: Du hast keinen zentralen Überblick über Lager, Bestellungen und Finanzen.
• Multichannel-Vertrieb: Du verkaufst neben Shopify auch über Amazon, eBay oder stationäre Läden.
• Häufige Fehler und Rückfragen: Manuelle Arbeit führt zu Fehlbeständen, falschen Lieferungen oder Kundenbeschwerden.
• Compliance-Anforderungen: Du brauchst lückenlose Nachverfolgbarkeit z. B. für Lebensmittel, Elektronik oder B2B-Kunden.

Wenn du mehrere dieser Anzeichen erkennst, ist es an der Zeit, eine ERP-Integration ernsthaft in Betracht zu ziehen.

Bidirektionale Integration: Der Schlüssel zu synchronisierten Daten

Eines der wichtigsten Merkmale einer leistungsstarken ERP-Integration ist die bidirektionale Synchronisation. Anders als einfache Import/Export-Lösungen ermöglicht sie einen Datenaustausch in beide Richtungen:

• Shop zu ERP: Bestellungen, Kundendaten, Produktbewertungen
• ERP zu Shop: Produkte, Preise, Lagerbestände, Lieferstatus

Push- und Pull-Strategien für optimale Artikelverwaltung

Push-Strategie (ERP ist führendes System):

• Produktdaten werden im ERP-System gepflegt und von dort nach Shopify übertragen
• Ideal für Unternehmen mit komplexen Produktdaten und mehreren Verkaufskanälen
• Vorteil: Einheitliche Datenhaltung über alle Kanäle hinweg

Pull-Strategie (Shopify ist führendes System):

• Produktdaten werden in Shopify gepflegt und ins ERP übernommen
• Geeignet für Unternehmen, die primär online verkaufen und Shopify als Hauptsystem nutzen
• Vorteil: Einfachere Produktpflege direkt im Shop-Backend

Schritt für Schritt: So implementierst Du eine ERP-Integration für Shopify

Damit deine ERP-Integration reibungslos funktioniert und von Beginn an echten Mehrwert schafft, solltest du schrittweise und strategisch vorgehen:

1. Anforderungsanalyse

Definiere klar, was du mit der ERP-Integration erreichen möchtest.
Welche Prozesse sollen automatisiert werden – z. B. Lagerabgleich, Rechnungsstellung oder Versand? Welche Daten müssen fließen? Wer sind die Nutzer:innen im Team? Diese Phase legt den Grundstein für alle weiteren Entscheidungen.

Tipp: Analysiere bestehende Engpässe: z. B. manuelle Lagerpflege, Rückfragen bei Kunden, Fehler bei Rechnungen.

2. Auswahl der Integrationsmethode

Wähle zwischen Standard-Connector, Middleware-Lösung oder individueller API-Anbindung – je nach Komplexität deines Shops und technischer Infrastruktur. Dabei entscheidest du auch, welches System „führend“ ist: Shopify (Pull) oder das ERP (Push).

3. Datenstrukturanalyse

Vergleiche die Datenmodelle von Shopify und deinem ERP-System: Wie sind Produkte, Varianten, Kunden und Bestellungen aufgebaut? Stimmen Formate, Feldnamen und Pflichtangaben überein? Nur mit sauberer Datenbasis kann eine reibungslose Synchronisation erfolgen.

Beispiel: SKU-Strukturen, Preislisten oder Steuersätze müssen ggf. harmonisiert werden.

4. Testphase

Implementiere die Integration zunächst in einer Testumgebung. Prüfe, ob Bestellungen korrekt übertragen werden, Lagerbestände sauber synchronisiert sind und Kundeninformationen vollständig ankommen. Arbeite mit realitätsnahen Datensätzen und simuliere typische Szenarien (Bestellung, Rücksendung, Rabatt, etc.).

Checkliste für die Testphase:

• Werden Produkte korrekt übernommen?
• Funktioniert die bidirektionale Synchronisation?
• Werden Fehlerprotokolle ausgegeben?
• Wie reagiert das System bei Sonderfällen (z. B. ausverkauft, Teillieferung)?

5. Go-Live und Monitoring

Nach erfolgreicher Testphase folgt der Live-Gang. Stelle sicher, dass alle Beteiligten geschult sind und Support bereitsteht. Überwache die ersten Tage intensiv: Stimmen Lagerzahlen? Werden Rechnungen korrekt erstellt? Gibt es Fehler beim Abgleich? Nutze Dashboards oder automatische Reports, um frühzeitig reagieren zu können.

Extra-Tipp vom Shopify-Experten Eshop Guide: Lohnt sich die Kombination Shopify & ERP?

Bevor du jetzt ERP-Anbieter vergleichst, hat Stefanie Konkel von Eshop Guide noch einen Shortcut für dich: 

Wir stellen immer wieder fest, dass Online-Händler nicht genau wissen, ob und wofür sie ein ERP brauchen. Unser Tipp: Denke in Prozessen und identifiziere genau die Anforderungen dafür. Dann fällt es leichter, passende Tools zu finden. Für jedes Unternehmen, das im E-Commerce wachsen will und komplexe Prozesse hat, lohnt es sich, früh über ein ERP nachzudenken.

Ob ein ERP deinen Business-Anforderungen gerecht wird, findest du am besten heraus, indem du das System einfach ausprobierst. Wo du schon hier bist, fang doch gleich mit Xentral an.