How-to: Wachstum als kleiner und mittlerer Händler dank ERP

Das Wichtigste im Überblick 

• Manuelle Prozesse und Excel-Listen sind die größten Wachstumsbremsen für KMU im Handel; die Automatisierung durch ein ERP ist der Schlüssel zur Skalierung.
• Ein zentrales System, das Warenwirtschaft, Lager, e-Commerce und Buchhaltung (mit DATEV-Schnittstelle) vereint, schafft eine verlässliche Datengrundlage ("Single Source of Truth").
• Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit deinem Unternehmen mitzuwachsen und saisonale Spitzen problemlos zu bewältigen.

Warum traditionelle Systeme das Wachstum begrenzen 

Der häufigste Schmerzpunkt wachsender Händler ist das Erreichen der Skalierungsgrenzen mit manuellen Prozessen. Excel stößt bei steigenden Auftragsvolumen schnell an seine Grenzen.

Typische Herausforderungen: 

• Datenchaos: Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Datenversionen
• Hoher manueller Aufwand: Täglich 1-2 Stunden allein für Lieferscheinerstellung
• Fehleranfälligkeit: Übertragungsfehler führen zu Fehlbeständen
• Keine Echtzeit-Daten: Onlineshop-Bestände stimmen nicht mit Lagerbeständen überein

Diese Probleme werden mit jedem neuen Verkaufskanal exponentiell schlimmer.

Was ein ERP-System für den Handel leisten muss 

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist mehr als nur Software – es ist das zentrale Nervensystem deines Unternehmens. Für KMU im Handel muss ein ERP-System jedoch spezifische Anforderungen erfüllen.

Dein ideales Handels-ERP sollte:

1. Alle operativen Bereiche (Einkauf, Lager, Verkauf, Versand, Buchhaltung) in einer Plattform vereinen
2. Mit verschiedenen Verkaufskanälen (Onlineshops, Marktplätze) nahtlos kommunizieren können
3. Bestandsmanagement in Echtzeit über alle Kanäle hinweg gewährleisten
4. Deutsche Compliance-Anforderungen (wie GoBD) erfüllen
5. Branchenspezifische Anforderungen abdecken können

TIPP: Die meisten KMU starten mit 1-2 Online-Kanälen, benötigen aber ein System, das beim Hinzufügen weiterer Kanäle mitwachsen kann.

Die 7 wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen für wachsende Händler 

Ein modernes ERP-System bietet wachsenden Handelsbetrieben entscheidende Vorteile gegenüber fragmentierten Einzellösungen:

1. Zentrale Datenhaltung: Alle Mitarbeiter:innen greifen auf dieselben Echtzeit-Daten zu, was eine "single source of truth" schafft und Datensilos verhindert. Dies erhöht die Prozesssicherheit erheblich
2. Automatisierung: Der gesamte Order-to-Cash-Prozess wird automatisiert – von der Bestellübernahme aus dem Onlineshop über den Etikettendruck bis zur Rechnungserstellung. Das ermöglicht es dir, mit dem gleichen Team deutlich mehr Aufträge zu bewältigen.
3. Multichannel-Fähigkeit: Verschiedene Verkaufskanäle lassen sich nahtlos integrieren, was die Erschließung neuer Märkte und Kundensegmente vereinfacht.
4. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben spart dein Team wertvolle Zeit, die für wachstumsfördernde Aktivitäten genutzt werden kann.
5. Verbesserte Bestandskontrolle: Echtzeit-Bestandsinformationen und automatischer Bestandsabgleich über alle Verkaufskanäle verhindern Überbestände und Out-of-Stock-Situationen.
6. Skalierbarkeit: Das System wächst mit deinem Unternehmen und unterstützt die Integration neuer Produkte, Kanäle und Märkte ohne proportionalen Anstieg des Verwaltungsaufwands.
7. Fundierte Entscheidungsgrundlage: Datenbasierte Berichte und Analysen ermöglichen strategische Entscheidungen auf Basis realer Zahlen statt Bauchgefühl.

Kernmodule Eines Handels-ERP: Von Warenwirtschaft Bis CRM 

Die Analyse erfolgreicher Handelsunternehmen zeigt, dass insbesondere die folgenden Module für wachsende Händler unverzichtbar sind:

• Warenwirtschaft: Das Herzstück jedes Handels-ERP. Alle Artikel mit Eigenschaften, Preisen und Verfügbarkeiten werden hier zentral verwaltet.
• Lagerverwaltung: Optimiert Lagerplätze, Kommissionierprozesse und sorgt für Transparenz über alle Bestände.
• e-Commerce-Anbindung: Shop-Konnektoren (z. B. für Shopify, Shopware, Amazon) synchronisieren Produkte, Bestände und Bestellungen zwischen ERP und Verkaufskanälen.
• Auftragsmanagement: Automatisiert die komplette Auftragsabwicklung – von der Bestellung bis zur Auslieferung.
• Buchhaltungsintegration: Die zertifizierte DATEV-Schnittstelle bietet maximale Rechtssicherheit und reduziert den Buchhaltungsaufwand erheblich – ein entscheidender Vorteil für deutsche Händler.
• Einkaufsmanagement:  Optimiert Bestellprozesse und unterstützt eine effiziente Lagerbestandsführung.
• CRM: Zentralisiert Kundendaten und -kommunikation für besseren Service und gezielteres Marketing.

Praxisbeispiele: So wachsen Händler mit ERP-Systemen 

• nucao (Nachhaltige Schokolade): Der Bio-Schokoladenhersteller nucao konnte durch die Kombination von Xentral ERP und Procuros 95% der manuellen Auftragsabwicklung im stationären Handel einsparen. 85% ihrer Handelspartner wie REWE und EDEKA sind mittlerweile automatisiert angebunden, was zu Umsatzsteigerungen von bis zu 50% pro Jahr führte. Erfahre mehr darüber, wie Xentral nucao dabei Unters
• Dogs'n Tiger (Premium-Tierfutter): Das Hamburger Unternehmen für Premium-Tiernahrung bewältigt mit Xentral 5.000 Bestellungen pro Monat. Dank automatisierter Lager- und Versandprozesse werden 10 Bestellungen in nur 20 Minuten vom Ordereingang bis zur Ausbuchung bearbeitet. Dies ermöglichte den erfolgreichen Einstieg in den Lebensmitteleinzelhandel.
• Kinga Mathe (Premium-Dirndl): Der Trachtenhersteller verdreifachte seinen Umsatz bei gleichzeitiger Halbierung des Arbeitsaufwands. Das Fulfillment wurde um 50% beschleunigt (10 statt 30 Minuten pro Bestellung), die Buchhaltung um 20% effizienter. Zusätzlich spart das Unternehmen 2.000 Euro monatlich an Papier- und Versandkosten.

ROI berechnen: Wann sich die Investition in ein ERP-System lohnt 

Die Investition in ein ERP-System amortisiert sich oft schneller, als du denkst. Der Return on Investment (ROI) wird nicht nur durch Umsatzsteigerung, sondern vor allem durch Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen realisiert. Um den ROI zu ermitteln, solltest du nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch die freigesetzten Ressourcen betrachten.

So kannst du den potenziellen ROI für dein Unternehmen überschlagen:

1. Zeitersparnis quantifizieren:Wie viele Stunden pro Tag und Mitarbeiter:in werden durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Lieferscheinerstellung, Rechnungserstellung oder Bestandsabgleich eingespart? Multipliziere diese Stunden mit den entsprechenden Personalkosten, um eine konkrete monetäre Einsparung zu erhalten.
2. Fehlerkosten reduzieren: Schätze die Kosten, die durch manuelle Fehler entstehen. Dazu gehören falsche Lieferungen, Retouren aufgrund von falschen Bestandsangaben oder Zeitaufwand für die Korrektur von Daten. Ein ERP-System minimiert diese Fehlerquellen und die damit verbundenen Kosten erheblich.
3. Wachstum ohne Personalaufstockung: Überlege, wie viel mehr Aufträge dein Team durch automatisierte Prozesse bewältigen kann. Die Fähigkeit, den Umsatz zu steigern, ohne proportional mehr Personal einstellen zu müssen, ist einer der größten Hebel für die Profitabilität und den ROI.
4. Optimierte Lagerbestände: Ein ERP-System hilft dir, dein gebundenes Kapital zu reduzieren, indem es Überbestände verhindert und gleichzeitig für eine hohe Verfügbarkeit sorgt. Die dadurch gewonnene Liquidität kann direkt in wachstumsfördernde Maßnahmen investiert werden.

Die Investition rechnet sich in der Regel dann, wenn der manuelle Aufwand zur Bewältigung des Tagesgeschäfts so hoch wird, dass er die strategische Weiterentwicklung deines Unternehmens blockiert.