Online Buchhaltung im 1x1: Die Grundlagen der Buchführung im E-Commerce

Die Arbeit als Onlinehändler:innen ist unglaublich vielfältig: Feintuning am Shop, bis du deinen Kunden die perfekte Webseite präsentierst. Verhandlungen mit Zulieferern, bei denen du bis aufs Äußerste feilschst. Messebesuche, um neue Entwicklungen kennenzulernen und mit spannenden Menschen in Kontakt zu kommen. Einkaufen, beraten, verkaufen, analysieren, expandieren, buchhalten!

Buchhaltung? Das klingt nun nicht besonders aufregend – bestätigt sogar die Wissenschaft: In einer Studie der University of Essex wurde der Job des Buchhalters als zweit-langweiligster Beruf der Welt ermittelt, direkt hinter den Datenanalysten.

Trotzdem geht in der Geschäftswelt nichts ohne eine ordentliche Buchführung. Denn hier dreht sich alles um die eine Sache, die dein Business am Laufen hält: Geld. Und auch wenn du dem Thema zu Beginn deiner E-Commerce-Karriere noch nicht ganz so viel Beachtung schenken musst, sind viele Onlinehändler:innen davon überrascht, wie viel Arbeit die Buchhaltung bereits macht, wenn ihre Verkaufszahlen am vierstelligen Bereiche kratzen. Ganz egal ob Multichannel-Basis, die ersten Gehaltsabrechnungen von Mitarbeiter:innen oder auch steuerliche Fallen, wir zeigen dir, worauf es zu achten gilt.

Damit du selbst zukünftig keine unangenehmen Überraschungen erlebst, sondern vom ersten Geschäftstag an die Grundlagen für eine effiziente Buchführung legst, haben wir in diesem Guide die wichtigsten Tipps für dich zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis

• Tipps für Anfänger: Die absoluten Basics

• Tipps für Fortgeschrittene: Es wird ernst

• Zum Profi werden: Saubere Bücher für ein erfolgreiches Business

Tipps für Anfänger: Die absoluten Basics

Auch wenn du mit deinem Business gerade erst durchstartest, ist eine ordentliche Buchführung bereits wichtig. Denn selbst, wenn der E-Commerce für dich momentan vielleicht nur ein Nebenprojekt darstellt, möchtest du den Überblick über deine Finanzen bestimmt nicht verlieren – und einmal im Jahr lauert dann ja noch die Steuererklärung…

Unsere drei wichtigsten Tipps für Anfänger sind deshalb:

#1 Geschäftskonto eröffnen und mit deiner Software verknüpfen

Die einfachste Methode, um von Anfang alle gewerblichen Ein- und Ausgaben im Blick zu behalten, ist ein separates Konto. Anfänger scheuen oft den Weg zur Bank. Die paar hundert Euro behalte ich schon im Blick, denken sie. Aber spätestens, wenn sich erste Erfolge einstellen, wird es extrem mühselig, die Kontobewegungen für das Business von den Einkäufen im Supermarkt, dem finanziellen Geburtstagsgeschenk von Oma und dem Privatessen beim Italiener zu trennen.

Wir empfehlen dabei, nicht bloß ein einfaches Girokonto zu eröffnen, sondern deine Bank um ein echtes Geschäftskonto zu bitten. Das kostet zwar ein wenig, allerdings halten sich die Gebühren für Kleinunternehmer mit zehn bis zwanzig Euro im Monat in überschaubaren Grenzen. Dafür bekommst du gleichzeitig wichtige Vorteile; insbesondere die Möglichkeit, dein Konto zukünftig direkt mit einer Buchhaltungs- oder Steuererklärungssoftware zu verknüpfen.

#2 Belege sammeln

Der nächste Fehler, den zahlreiche Jungunternehmer begehen, ist, nicht von Anfang an Quittungen zu sammeln, die in irgendeinem Bezug zu ihrem Geschäft stehen. Entweder, weil sie davon ausgehen, dass sich ein paar Centbeträge ohnehin nicht bemerkbar machen werden, oder weil sie gar nicht wissen, was alles zu den sogenannten Werbungskosten gehört.

Deshalb zunächst: Auch Kleinvieh macht bekanntlich Mist. Die Quittung über 85 Cent Porto für den Brief an deinen E-Mail-Provider? Bewahre sie auf, es ist eine Geschäftsausgabe! Auch wenn dabei anfangs keine hohen Summen zusammenkommen, ist es besser, wenn du dir dieses Verhalten von der ersten Minute an angewöhnst. Denn eher, als du es dich versiehst, werden deine Betriebsausgaben steigen und steigen.

Des Weiteren sagt das Lexikon der Betriebswirtschaft: Werbungskosten sind all jene Kosten, die ein Unternehmer tragen muss, um seinen Beruf ausüben zu können. Also nicht nur dein Wareneinkauf, die Gebühr für deinen Webshop oder der neue Firmendrucker, sondern zum Beispiel auch der Blumenstrauß zum Geburtstag deines Logistikpartners (Präsente), die Brille für den PC (Arzt & Apotheke) oder der Kaffee mit dem Influencer (Bewirtung).

#3 Wehret der Zettelschublade

Unser letzter Tipp für Einsteiger lautet: Wirf deine Quittungen nicht einfach über Monate in eine Schublade und fange mit dem Sortieren erst an, wenn das Finanzamt dir schon zwei Mal auf die Füße getreten hat!

Hefte von Anfang an jeden Beleg in chronologischer Reihenfolge ordentlich ab, möglichst getrennt durch Kladden für jeden Monat. Bei Quittungen auf Thermopapier vermerke außerdem das Datum und den Betrag mit einem Kugelschreiber, denn die Thermotinte bleicht schnell aus.

Auf von dir gestellten Rechnungen notierst du zudem immer den Zahlungseingang. Denn das Finanzamt interessiert es nicht, wann du eine Rechnung geschrieben hast, sondern wann das Geld auf deinem Konto gelandet ist.

Erledigst du diese kleinen Aufgaben immer sofort, fallen sie kaum ins Gewicht. Widmest du dich ihnen hingegen erst am Ende des Steuerjahres, siehst du dich einem Berg von Papier und mindestens einem verlorenen Wochenende gegenüber.

Tipps für Fortgeschrittene: Es wird ernst

Wenn der Laden läuft, kommst du selbst mit einer wohl sortierten Zettelwirtschaft nicht mehr weit. Jetzt heißt es, die Kontrolle über deine Finanzen bewahren, Kostenstellen und Einkünfte genau im Blick behalten und dich nicht zuletzt auf die Steuererklärung vorzubereiten.

Drei Ratschläge helfen dir dabei:

#1 Einfache oder doppelte Buchführung?

Ordentlich geführte Bücher sorgen für Liquiditätsübersicht und Kontrolle. Im Finanzwesen unterscheidet man dabei grundsätzlich zwischen der einfachen Buchführung (EÜR: Einnahmenüberschussrechnung) und der doppelten Buchführung (Doppik: Doppelt in Konten). Was heißt das genau?

Für Kleinunternehmer: Einnahmenüberschussrechnung

Bei der EÜR listest du Geschäftseinnahmen und -ausgaben in chronologischer Reihenfolge auf und bildest zum Jahresabschluss die Summe aus Plus und Minus. So erhältst du deinen Gewinn, beziehungsweise Verlust.

Das ist natürlich einfach, allerdings nicht besonders aussagekräftig. So lässt sich aus der EÜR zum Beispiel nicht ablesen, welcher Teil deines Business die größten Kosten verursacht oder wo die höchsten Gewinne abgeworfen werden.

Erlaubt ist die einfache Buchführung gesetzlich daher auch nur für Freiberufler:innen (§ 18 EStG) und Kleinunternehmer:innen (§ 16 EStG).

Founderholics spürt seit der Einführung von Xentral konkrete Verbesserungen in der täglichen Arbeit. Diverse Zahlungsservices sind integriert, sodass eine Zuordnung zu den jeweiligen Zahlungseingängen und Belegen ganz einfach und bequem möglich ist.

„Es macht mich jedes Mal glücklich, weil es so einfach ist!” - Saskia Neukrantz, Founderholics

Für Geschäftsleute: Doppelt in Konten

Die doppelte Buchführung an dieser Stelle in allen Details zu erklären, würde leider den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Nicht umsonst nimmt das Thema in kaufmännischen Ausbildungen den größten Teil eines Schuljahres ein. Deshalb an nur das grundlegende Prinzip:

Wie der Name schon vermuten lässt, werden bei der Doppik alle Ein- und Ausgaben in zwei Konten vermerkt, wobei der Begriff ‚Konto‘ hier vielleicht missverständlich ist. Gemeint sind keine Bankkonten, sondern im Grunde unterschiedliche Listen, die getrennt geführt werden.

Jedes Konto stellt dabei einen anderen Unternehmensaspekt dar, jeweils mit SOLL- und HABEN-Seite. Aufgepasst: HABEN steht hier für die Ausgaben! Denn es kommt nicht von Guthaben, sondern vom italienischen deve avere: soll (er) haben; so wie SOLL für deve dare: soll (er) geben steht. Kommt es zu einer Transaktion, löst diese immer einen Bezug nehmenden Eintrag in zwei verschiedenen Konten aus.

Endgültig verwirrt? Ein Beispiel schafft bestimmt Abhilfe:

Du kaufst eine Schreibtischlampe im Wert von 100 Euro für die Firma und bezahlst diese von deinem Geschäftskonto. In den Buchhaltungskonten passiert Folgendes:

1. Auf dem Konto Geschäftsausstattung (GA) wird auf der SOLL-Seite die Ausgabe von 100 Euro vermerkt, versehen mit dem Kürzel Bank, denn dort stammt das Geld her.
   
   

   GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	BANKKONTO	BANKKONTO
   SOLL	HABEN	SOLL	HABEN
   € 100 (BANK)

   
   
2. Auf dem Konto Bank wird auf der HABEN-Seite eine Einnahme von 100 Euro notiert, versehen mit dem Kürzel GA, denn deine Geschäftsausstattung ist nun 100 Euro mehr wert.
   
   

   GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	BANKKONTO	BANKKONTO
   SOLL	HABEN	SOLL	HABEN
   € 100 (BANK)			(GA) € 100

   ⁠
   
   
3. Für die finale Bilanzierung wird die SOLL-Seite jedes Kontos gegen seine HABEN-Seite verrechnet. Daraus ergibt sich der Saldo jedes einzelnen Geschäftsbereiches, ebenfalls als SOLL oder HABEN. In Summe bilden die Saldi final alle Ausgaben sowie Einnahmen und ihre Differenz natürlich Gewinn und Verlust ab:
   
   

   GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	GESCHÄFTSAUSSTATTUNG	BANKKONTO	BANKKONTO
   SOLL	HABEN	SOLL	HABEN
   € 100 (BANK)	Saldo  € 100	Saldo  € 100	(GA) € 100

   In unserem kleinen Beispiel betragen SOLL- und HABEN-Saldo jeweils 100 Euro. Wir stehen also noch bei plus-minus Null.

Was hast du von dem Aufwand? Vor allem jede Menge Übersicht. Du kannst mit einem Blick erfassen, welcher Teil deines Unternehmens dich Geld kostet, woher es stammt, wofür es ausgegeben wurde und wieviel dir verschiedene Abteilungen einbringen – Onlinehandel und stationärer Handel zum Beispiel.

Gesetzlich verpflichtet sind zum Doppik zwar nur Gewerbetreibende mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro pro Kalenderjahr, beziehungsweise einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Wirtschaftsjahr und alle Unternehmen mit einem Eintrag im Handelsregister. Wir empfehlen dir allerdings auch als Kleinunternehmer, dem System eine Chance zu geben.

Denn die Vorteile, die du aus der Vielzahl generierter Informationen erhältst, haben einen immens großen Mehrwert. Betrachte deine Zeit des freiwilligen Doppik daher doch einfach als Übungsphase, bevor es irgendwann verpflichtend wird.

#2 Steuerberater engagieren

Stehst du der Buchführung komplett ablehnend gegenüber, raten wir dazu, einen Profi in Form eines Steuerberaters zu engagieren. Und falls du bereits einen konsultiert hast, dich allerdings fragst, ob es hier noch Potenzial für Anpassungen und Optimierungen gibt, möchten wir dich auf Folgendes aufmerksam machen:

1. ⁠Ja, Steuerberatung will bezahlt werden. Allerdings ist eine mangelhafte Buchführung oder gar eine falsch abgegebene Steuererklärung für dich als Unternehmer oft weitaus kostspieliger. Das Honorar kann sich also schnell amortisieren.
   
   
2. Du musst dich nicht für immer binden. Steuerberater bringen gerne deine Bücher einmalig in Ordnung und zeigen dir, wie du deine Steuererklärung richtig ausfüllst. Das ist in der Branche ein ganz normaler Vorgang und du musst dich nicht schämen, wenn du deinem Berater nach nur einem Geschäftsjahr wieder Adieu sagst.
   
   
3. Alle Steuerberater sind preislich an die Steuerberatervergütungsordnung gebunden. Aus der Luft gegriffene Mondpreise können sie also nicht verlangen, auch wenn die in der Verordnung genannten Zahlen recht viel Spielraum lassen. Allerdings wird dir jeder gute Steuerberater eine Kostenschätzung geben, bevor er mit seiner Arbeit beginnt.
   
   
4. Du kannst den Preis weiter drücken, indem du selbst einen Großteil der Arbeit übernimmst. Das muss gar nicht aufwendig für dich werden. Mehr dazu im nächsten Punkt.
   
   

#3 Buchhaltungssoftware nutzen

Möchtest du dir die Buchführung möglichst einfach machen, Fehler vermeiden, nie wieder Belege übersehen und die komplette Kontrolle über die Finanzen deines Unternehmens haben, dann ist eine Buchhaltungssoftware das beste Werkzeug, das du dir zulegen kannst.

Denn gerade bei einem Webshop funktionieren fast alle Transaktionen digital; Barzahlungen kommen nur in seltenen Ausnahmefällen vor. Jede elektronische Geldbewegung und jede offene Rechnung werden dabei von einer guten Buchhaltungssoftware erfasst, sortiert und gelistet. Sollte es tatsächlich mal zu einem Bargeldtransfer kommen, so erhält das Programm die Quittung über ein Foto oder den Scanner.


Für dich bedeutet das, dass ein Großteil der Buchführung vollkommen automatisch erledigt wird. Keine Zettelwirtschaft, kein lästiges Sortieren von Belegen, keine unsicheren Fragen nach unbezahlten Rechnungen oder offenen Forderungen.


Wichtig: Auch wenn du bereits über eine Software verfügst, die die Rechnungsstellung für dich übernimmt, frage dich an dieser Stelle, ob sie für dich ausreichend ist. Möglicherweise gibt es einige manuelle Prozesse, die du bewältigen musst und in diesem Fall empfehlen wir dir, dein Tech-Stack zu challengen und über deine Wachstumsmöglichkeiten nachzudenken. 


Lesetipp: Xentral hat wertvolle Funktionen in petto, die dich in Sachen Buchhaltung wieder ruhig schlafen lassen und dich der nächsten Jahresabrechnung entspannt entgegensehen lassen. Mehr erfahren.


Hier findest du eine passende User-Story, die dir zeigt, dass du nicht noch immer alle Rechnungen und relevanten Zahlungen manuell in dein System eintragen musst, sondern es bereits eine automatisierte und einfache Alternative gibt. 

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Alle wichtigen Informationen werden so übersichtlich dargestellt, als hätte Luca Pacioli persönlich deine Bücher geführt. Und fast noch besser: Die Daten lassen sich exportieren und direkt an die Software deines Steuerberaters, also etwa Datev, BMD oder Sage, übergeben – die weiter oben erwähnte Kostenersparnis. Denn auch das Sortieren deiner Belege stellt ein Buchhalter dir in Rechnung.


Dabei eignet sich eine intelligente Buchhaltungssoftware für Unternehmen jeder Größe, denn sie skaliert mit. So kann ein Start-up anfangs Beispiels lediglich das Modul für die automatisierte Buchhaltungsvorbereitung nutzen, ein wachsender Shop profitiert auch von der Rechnungsverwaltung und größere Stores verwenden zusätzlich Kassenbücher, ein Dokumentenmanagement oder die Funktionen für die Kostenstellenrechnung.


Mit der richtigen Buchhaltungssoftware macht Buchführung fast schon wieder Spaß. Aber wir möchten dazu auch betonen: Es kommt selbstverständlich auch auf das richtige Mindset an. Wehrst du dich laufend dagegen, das Notwendige anzugehen, dann wird das mit dem Spaß vermutlich eher weniger was.

Zum Profi werden: Saubere Bücher für ein erfolgreiches Business

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Buchhaltung ist damit zwar immer noch kein Thema, mit dem du auf der nächsten Party die Gäste begeistern kannst, allerdings bildet sie einen essenziellen Teil jedes erfolgreichen Webstores. Ohne sauber geführte Bücher und einen transparenten Überblick über deine Liquidität drohen Zahlungsschwierigkeiten, offene Forderungen und Stress mit dem Finanzamt.

Für den Anfang reichen zur Wahrung der Übersicht noch einfache Maßnahmen wie ein Geschäftskonto und ordentlich sortierte Belege aus. Spätestens aber, wenn das Business boomt und du anfängst, zu skalieren, wird es Zeit für die doppelte Buchführung, einen Steuerberater und am aller besten eine Buchhaltungssoftware, die deine Herausforderungen locker angehen kann und zum Beispiel alle Zahlungseingänge automatisch zuordnen kann, sodass du bei egal welcher Größe deines Businesses, die immer gleichen Abläufe zu erwarten hast. Xentral bietet so das Fundament deines Unternehmens.

Falls du jetzt ausprobieren möchtest, wie einfach Buchhaltung mit den richtigen Tools sein kann, würden wir uns freuen, dich demnächst bei Xentral begrüßen zu dürfen. Überzeuge dich davon, dass Buchführung keine Aufgabe sein muss, bei der einem das Lachen vergeht und teste uns kostenlos für 14 Tage.