Reporting für Händler: Vom Excel-Chaos zum klaren Dashboard

Das Wichtigste im Überblick 

• Ein gutes Händler-Reporting bricht Datensilos auf und schafft einen zentralen Überblick
• Wichtige Kennzahlen (KPIs) helfen dir, die Performance von Vertrieb, Lager und Finanzen zu messen
• Der Wechsel von Excel zu einem ERP-System automatisiert deine Berichte und minimiert Fehler
• Moderne Reporting-Lösungen wie Xentral sind keine starren Module, sondern flexible Werkzeuge für die Analyse von Live-Daten

Was ist Händler-Reporting und warum ist es überlebenswichtig? 

Ein Händler-Reporting ist mehr als nur das Sammeln von Zahlen. Es ist der Prozess, bei dem du relevante Daten aus allen Bereichen deines Unternehmens – vom Vertrieb über das Lager bis zur Buchhaltung – systematisch erfasst, analysierst und visualisierst. Ziel ist es, einen klaren Überblick über die Leistung deines Geschäfts zu erhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ohne ein solides Reporting steuerst du dein Unternehmen im Blindflug.

Die Vorteile eines datengestützten Reportings sind entscheidend für deinen Erfolg:

• Bessere Entscheidungen: Du verlässt dich nicht mehr auf dein Bauchgefühl, sondern triffst strategische Entscheidungen auf Basis harter Fakten.
• Effizienzsteigerung: Du erkennst ineffiziente Prozesse und kannst sie gezielt optimieren, was Zeit und Kosten spart.
• Wachstumspotenziale aufdecken: Durch die Analyse von Verkaufsdaten und Kundenverhalten identifizierst du neue Chancen für deinen Vertrieb.
• Risikominimierung: Du behältst wichtige Kennzahlen wie den Lagerbestand im Blick und vermeidest so Lieferengpässe oder teures, totes Kapital.

Die 10 wichtigsten Kennzahlen (KPIs), die jeder Händler kennen muss 

Um dein Unternehmen erfolgreich zu steuern, brauchst du mehr als nur ein Bauchgefühl. Die richtigen Kennzahlen geben dir konkrete Anhaltspunkte, wo dein Geschäft steht und wo Handlungsbedarf besteht. Moderne Händler:innen müssen ihre Performance ganzheitlich betrachten – von Lagerkennzahlen über E-Commerce-KPIs bis zur Kundenbindung. Hier sind die 10 wichtigsten KPIs, die du kennen solltest:

1. Umsatz: Die grundlegendste Kennzahl. Analysiere den Umsatz nach Kanälen (eigener Shop, Amazon, etc.), Produktkategorien oder Zeiträumen, um Trends zu erkennen.
2. Deckungsbeitrag: Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel ein Produkt nach Abzug der variablen Kosten zum Betriebserfolg beiträgt. So identifizierst du deine profitabelsten Produkte.
3. Retourenquote: Eine hohe Retourenquote kann auf Probleme mit der Produktqualität oder -beschreibung hindeuten. Ein gutes Reporting hilft dir, die Gründe zu analysieren und deine Retourenquote zu senken.
4. Lagerumschlagshäufigkeit: Wie oft wird dein gesamter Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum verkauft? Eine hohe Umschlagshäufigkeit deutet auf eine effiziente Lagerverwaltung hin.
5. Durchschnittlicher Bestellwert (AOV): Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel deine Kund:innen im Schnitt pro Einkauf ausgeben. Du kannst den AOV durch gezieltes Cross-Selling oder Produkt-Bundles steigern.
6. Customer Lifetime Value (CLV): Der CLV gibt an, wie viel Umsatz ein:e Kund:in während seiner gesamten "Lebensdauer" bei dir generiert. Er ist ein wichtiger Indikator für die Kundenbindung.
7. Bestandsreichweite: Wie lange reicht dein aktueller Lagerbestand aus, um die Nachfrage zu decken? Besonders für Händler im Food-Bereich ist die Überwachung des Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD) hierbei entscheidend, um Abschreibungen zu vermeiden.
8. Echter Rohertrag: Diese Kennzahl zeigt dir den tatsächlichen Gewinn nach Abzug aller direkten Kosten – also inklusive Wareneinsatz, Versand, Verpackung, Retouren und ggf. Transaktionsgebühren. So erkennst du auf Produktebene, welche Artikel dir wirklich Marge bringen – kanalübergreifend und belastbar.
9. Fulfillment-Kosten pro Produkt & Kanal: Diese KPI zeigt dir, wie hoch die Lager-, Verpackungs- und Versandkosten für einzelne Produkte in verschiedenen Verkaufskanälen sind. Du erkennst, ob z. B. dein eigener Shop effizienter ist als Amazon – und kannst gezielt Maßnahmen zur Kostenoptimierung einleiten.
10. CAC-Payback nach Kanal & Zielgruppe: Der CAC-Payback gibt an, wie schnell sich deine Investition in die Kundengewinnung (z. B. über Ads) durch erzielten Umsatz amortisiert – differenziert nach Kanal und Zielgruppe. So findest du heraus, welche Akquisitionsstrategie sich für dein Geschäft wirklich lohnt.

How-to: In 5 Schritten zum effektiven Händler-Reporting 

Ein professionelles Reporting aufzubauen, muss nicht kompliziert sein. Folge einfach diesen fünf Schritten, um vom Datensalat zu einem klaren Dashboard zu gelangen.

Schritt 1: Ziele definieren 

Was willst du mit deinem Reporting erreichen? Möchtest du den Umsatz steigern, die Kosten im Lager senken oder die Kundenzufriedenheit verbessern? Klare Ziele sind die Basis.

Schritt 2: Relevante KPIs auswählen 

Wähle basierend auf deinen Zielen die passenden Kennzahlen aus. Weniger ist hier oft mehr. Konzentriere dich auf die KPIs, die wirklich eine Aussagekraft für dein Geschäft haben.

Schritt 3: Datenquellen identifizieren 

Wo liegen die benötigten Daten? Oft sind sie in verschiedenen Systemen verstreut: im Shopsystem (z. B. Shopify, Shopware), auf Marktplätzen (Amazon), in der Buchhaltungssoftware oder in Excel-Listen.

Schritt 4: Daten zentralisieren 

Das ist der entscheidende Schritt. Führe alle Daten an einem zentralen Ort zusammen. Manuell ist das extrem aufwendig und fehleranfällig. Eine Software wie ein ERP-System ist hier die professionelle Lösung.

Schritt 5: Visualisieren und handeln 

Bereite die Daten in übersichtlichen Dashboards und Berichten auf. Nutze diese Visualisierungen, um regelmäßig die Performance zu analysieren, Schlussfolgerungen zu ziehen und konkrete Maßnahmen für dein Unternehmen abzuleiten.

Von Excel zum ERP: Wann lohnt sich der Wechsel für dein Reporting? 

Für viele Geschäftsführer:innen ist Excel das Werkzeug der Wahl. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße wird das "Excel-Chaos" zur echten Wachstumsbremse. Spätestens wenn du mehrere Verkaufskanäle managst, dein Team wächst und manuelle Prozesse zu viel Zeit fressen, ist der Wechsel zu einem ERP-System sinnvoll.

Xentral als zentrale Schaltzentrale: So funktioniert modernes Händler-Reporting 

Ein modernes Reporting ist kein starres Modul, sondern das logische Ergebnis effizienter Prozesse. Es geht darum, jederzeit flexibel auf Live-Daten zugreifen zu können. Genau hier setzt Xentral an und positioniert sich als leistungsstarke Lösung zwischen einfachen Tools und hochkomplexen Enterprise-Systemen.