OlivenZauber: 200 % Wachstum mit Qualität, Fairness und Xentral ERP

Wenn aus einer Urlaubsliebe ein E-Commerce-Hit wird 

Ein Urlaub auf Kreta sollte für Susanne Güntner-Clemens und ihren Mann Sven Güntner alles verändern. Sie verliebten sich in die Kulinarik der Region und hatten bei der Rückkehr nach Deutschland nicht nur literweise Olivenöl, sondern auch eine Geschäftsidee im Gepäck. Seit 2020 bringen sie unter der Marke OlivenZauber nachhaltig und fair produziertes Olivenöl direkt von den Erzeuger:innen in deutsche Küchen. Qualität und Preis der Produkte kommen so gut an, dass 30 % der B2C-Kund:innen regelmäßig bestellen. Um bestehenden und neuen Kund:innen trotz wachsender Bestellmengen ein rundum gelungenes Einkaufserlebnis zu bieten, holten Susanne und Sven sich Unterstützung von Xentral und digitalXL.

Aus dem Keller in die Küchen von Kulinarik-Fans 

Im Onlineshop von OlivenZauber finden Feinschmecker:innen Accessoires aus Olivenholz, geschmackvolle Geschenke, faire Lebensmittel aus Griechenland und natürlich Olivenöl. Das Besondere an kretischem Olivenöl ist die traditionelle Herstellung aus handverlesenen Oliven. Auch das Gründerpaar Susanne und Sven legen gern selbst Hand an, wenn es darum geht, ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. Die Basis für den Onlinevertrieb legten sie mit einem eigenen Onlineshop, den Sven pflegt, und versendeten ihre Produkte anfangs aus dem heimischen Keller. Sven kümmert sich außerdem um die Logistik und das Marketing, während Susanne Kund:innen betreut und neue Verpackungslösungen entwickelt.

Dem Wachstum nicht gewachsen: Manuelle Prozesse und veraltete Schnittstellen 

Als das Unternehmen 2024 die Gewinnschwelle erreichte, gerieten einige der größtenteils manuellen Prozesse ins Stocken.​ Neben dem Jahresabschluss und komplexen Finanzprozessen bereiteten dem Gründerpaar ineffiziente Pick-&-Pack-Prozesse schlaflose Nächte. Als dann auch noch ein Wechsel zu Shopify bevorstand, war Susanne und Sven klar, dass dringend eine ERP-Lösung hermuss. 

Für ihre nächsten Wachstumsschritte suchten die beiden eine Möglichkeit, um ihre Intralogistik und die gesamte Warenwirtschaft in einem System abzubilden. Die Softwarelösungen, die Sven und Susanne testeten, boten jedoch nicht den gewünschten Funktionsumfang mit automatischer Rechnungsstellung, DATEV-Anbindung, Logistikunterstützung und einer nahtlosen Shopify-Integration.Erst mit Xentral landeten sie einen Volltreffer. 

Implementierung mit digitalXL: Vom Erstgespräch zum Go-Live in zwei Monaten 

⁠Der Impuls, Xentral als neues ERP zu testen, kam über eine Unternehmensberatung für Finanzprozesse. Über Xentral lernten Susanne und Sven Anfang 2025 die Agentur digitalXL kennen.​ Die drei Unternehmen trennen nur wenige Kilometer – eine wichtige Voraussetzung für eine enge Zusammenarbeit, denn  OlivenZauber legt Wert auf persönliche Ansprechpartner:innen und kurze Wege bei Abstimmungen. 

Gemeinsam mit digitalXL setzte das Team von OlivenZauber Xentral in weniger als zwei Monaten auf: Nach dem Erstgespräch im Februar 2025 ging das System bereits am 1. April 2025 ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts live – und dass, obwohl die Bereinigung einiger Altdaten zunächst Herausforderungen mit sich brachte. Regelmäßige Onboarding-Meetings, ein gemeinsam genutztes Projekt-Board und praxisnahe Schulungen sorgten dafür, dass das Team die neuen Prozesse zügig verinnerlichte. „Es war super, einen Ansprechpartner für die Logistik zu haben, der wirklich Ahnung hat“, betont Sven, der gemeinsam mit digitalXL mehr Geschwindigkeit, mehr Genauigkeit und weniger Fehleranfälligkeit erreicht hat. 

Wie von Zauberhand: So einfach erledigt OlivenZauber Inventur und Buchhaltung mit Xentral 

Bereits in den ersten Monaten nach der Xentral-Anbindung erreichte das Team von OlivenZauber konkrete Verbesserungen in wichtigen Prozessen. Um den Warenbestand zu prüfen, ist heute zum Beispiel nur ein Klick in Xentral notwendig, der die monatliche Inventur ersetzt.Effizienter ist auch das Kommissionieren und Verpacken geworden: Mit den Pick-&-Pack-Funktionen in Xentral spart das OlivenZauber-Team knapp 20 % Zeit. „Vor allem der digitale Pick-&-Pack-Prozess und das Multiorder-Picking beschleunigen unsere Prozesse.“ Und die Kund:innen freuen sich über kürzere Versandzeiten. Kein Wunder, dass sich die Zahl der monatlichen Bestellungen von rund 4.000 auf über 10.500 nahezu verdreifacht hat. Mehr Aufträge bedeuten für OlivenZauber nicht automatisch mehr Stress, denn 2025 ist das Team von zehn auf 60 Mitarbeiter:innen gewachsen. Bei der Einarbeitung der neuen Kolleg:innen, die vor allem im Lager arbeiten, hat sich Xentral ebenfalls als hilfreich erwiesen: Dank der intuitiven Pick-&-Pack-Bedienung und der übersichtlichen Oberfläche finden sich neue Teammitglieder jeden Alters in kürzester Zeit im System zurecht.​ Für Sven gehört die Nutzungsfreundlichkeit zu den größten Vorteilen seiner neuen ERP-Software.

Ausblick: Neue Märkte und anhaltendes Wachstum 

Für Sven und Susanne hat die Reise mit Xentral gerade erst begonnen. Trotzdem haben die beiden schon die nächsten Ziele im Blick: Auf ihrer Wunschliste stehen neue Vertriebskanäle wie Amazon und weitere Plattformen, die ihre Reichweite und den Umsatz ausbauen sollen. Außerdem möchte das Team nach den Logistik nun speziell das Reporting weiter optimieren und automatisieren. Xentral dient dabei als zentrales System für Bestellungen, Lagerbestände und für die Abrechnung. Auch wenn das Team sein neues ERP heute schon souverän im Alltag nutzt, bleibt die Partnerschaft mit digitalXL ein wichtiger Baustein für künftiges Wachstum. Auf Prozessen aufbauen und schrittweise automatisieren, das rät Sven auch anderen Gründer:innen, die gerade über eine ERP-Implementierung nachdenken. Sein Tipp: „Geht pragmatisch vor und orientiert euch am 80-20-Prinzip. Nicht jeder Prozess muss von Beginn an perfekt sein. Viel wichtiger ist eine stabile Basis wie Xentral, die mit dem Unternehmen mitwächst.“