Smartfurniture: Büromöbeldesign und Xentral an einem Tisch

Am smarten Schreibtisch Eliot soll die Produktivität wachsen. Doch bevor Smartfurniture, das Startup hinter dem Büromöbel, wachsen konnten, musste das Team seine Daten aus Excel befreien und den Überblick über ihren Warenbestand zurückgewinnen.
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⁠Seit knapp drei Jahren wissen viele Arbeitnehmende: Die Couch oder der Küchentisch sind auf Dauer nicht ideal, um produktiv zu arbeiten. Doch wie sieht der perfekte Arbeitsplatz aus? Diese Frage haben sich auch Henriette, Luca und Jörg gestellt, die 2018 Smartfurniture gegründet haben.
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Vom Design-Team zum Gründer-Trio

Luca und Henriette arbeiten schon seit über 20 Jahren zusammen. Beide sind Profis in Sachen Design und haben schon zahlreiche Büromöbel für etablierte Büroausstatter kreiert. Vor einigen Jahren wuchs in den beiden allerdings der Wunsch, selbst einmal ein Produkt von Grund auf zu entwickeln. 
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⁠Ihre Idee war es, ein Möbelstück zu designen, das die Art verändert, wie wir mit Einrichtung interagieren. Kaum ein Möbelstück am Arbeitsplatz lädt mehr zur Interaktion ein als ein höhenverstellbarer Schreibtisch – also fassten Henriette und Luca den Plan, ihre eigene Interpretation davon zu designen. Für den Technikpart kam Jörg an Bord und Smartfurniture war geboren.
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Balance aus Form und Funktion

Das erste Produkt der drei Gründer:innen sollte sollte einen hohen Wiedererkennungswert haben. Deshalb entwickelte das Design-Duo eine eigene Designsprache und formte damit den Charakter von „Eliot“ – dem ersten Produkt von Smartfurniture. Die Balance aus Form und Funktion stand dabei stets im Fokus. Jörg sorgte schließlich dafür, dass Eliot dem „smart“ in Smartfurniture gerecht wird.
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⁠Aus den Fähigkeiten und Ideen der Gründer:innen entstand ein Ort für Individualität und Kreativität, der mehr Home- und Living-Produkt als Office-Produkt ist – und damit während der Lockdowns großen Anklang fand. Mit den ersten Aufträgen machten die drei Gründer:innen jedoch nicht nur positive Erfahrungen, sondern auch Bekanntschaft mit den ersten E-Commerce-Herausforderungen. 
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⁠Das Konzept von Smartfurniture sieht eine direkte Lieferung vom Logistikpartner bis zum Kunden vor. Doch wie verpackt man einen großen, schweren Schreibtisch so, dass er umweltschonend und unbeschadet bei den Kund:innen ankommt? Und dazu noch in einem möglichst komfortablen Zeitfenster? 
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⁠Dank der Kreativität des Design- und Technik-Trios wurde das Verpackungsproblem schnell gelöst. Die komfortable Lieferung übernimmt jetzt ein Paketdienstleister, der in der Lage ist, ein so empfindliches und großes Produkt wie einen Schreibtisch sicher zu transportieren.

Der erste echte Wachstumsschmerz: Customer Support

Nachdem der Versand geregelt war, stieg die Nachfrage nach den smarten Schreibtischen aus München. Die Versandzahlen hochzudrehen war problemlos möglich. Doch mit steigendem Absatz wuchs auch die Menge an Rückfragen der Kund:innen. 
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⁠Das Team von Smartfurniture hat deshalb viel Zeit in die Optimierung des Customer Services investiert. Ein Ticketsystem für Kund:innen und eine Knowledge Base helfen heute beim Handling der Anfragen. Das Ziel ist es, möglichst viele Informationen bereitzustellen und den Kund:innen zu helfen, sich selbst zu helfen.
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Zweiter Pain: Fehlender Überblick über den Warenbestand

Allerdings hilft auch das beste Helpcenter nicht, wenn die Prozesse im Hintergrund nicht rund laufen. Bei Smartfurniture zeigten sich Schwächen in gewachsenen Prozessen vor allem im Lager. Nach der Gründung setzte das Team des Designunternehmens auf Fastbill, um damit Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen. Henriette erinnert sich daran, welche Herausforderungen das mit der Zeit mit sich brachte: „Für uns war immer die Schwierigkeit, zu wissen: Haben wir genug Ware und wann müssen wir wieder neue Ware kaufen?“ 
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⁠Den Überblick behielt das Team zunächst mit Excel. Jeder Lieferschein wurde eingetragen, damit das Team sehen konnte, welche Waren das Lager verlassen haben und wie viel noch da ist. „Auch das funktioniert allerdings nur bis zu einem gewissen Punkt. Irgendwann konnten wir nur noch sehr schwer nachvollziehen, wie viele Tische wir noch haben, wie viele Tische vorbestellt sind und wann wir nachbestellen müssen.“ 
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⁠Gerade in Zeiten instabiler Lieferketten sind zu späte Nachbestellungen und fehleranfällige Tools wie Excel-Listen ein Umsatzkiller – vor allem, wenn die Bestellungen wie bei Smartfurniture zum Teil einen Vorlauf von einem halben Jahr haben. „Das alles richtig zu kalkulieren, war sehr herausfordernd und der Warenbestand war wirklich unser absoluter Schmerzpunkt“, fasst Henriette zusammen.
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Die Lösung: Eine Business Software und viel Prozess-Know-how

Neben den Excel-Listen stieß auch das Shopsystem von Smartfurniture langsam, aber sicher an seine Grenzen. Der Online-Marketing-Experte des Jungunternehmens sollte herausfinden, wie das Team den E-Commerce besser bedienen kann und recherchierte, um zum einen ein neues Shopsystem und zum anderen eine Business Software zu finden, die sich damit verbinden lässt und alle Bedürfnisse der Schreibtischerfinder:innen erfüllt. 
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⁠Die Wahl des Shopsystems fiel auf Shopify Plus, für den Part der Business Software ist jetzt Xentral zuständig. „Mit der Kombi sind wir sehr glücklich“, sagt Henriette. Bei der Implementierung half Marco von Xentral – er hat die Xentral Academy entwickelt, die heute allen Xentral Kund:innen kostenlos zur Verfügung steht.
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⁠Wichtige Schritte bei der Einrichtung wie das Anlegen von Artikeln hat Henriette übernommen und dabei das System von Grund auf kennengelernt. Heute kann sie sich selbstständig darin bewegen. „Ich bin ja eine Designerin, ich bin null Excel-Profi“, sagt sie. „Klar, ich bin Gründerin und Geschäftsführerin, trotzdem habe ich sehr viel lernen müssen. Aber Marco hat einfach mein Problem verstanden und konnte immer helfen und mich da abholen, wo ich gerade stand.“
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⁠Mit Xentral hat das Team von Smartfurniture jetzt eine viel höhere Transparenz in verschiedenen Prozessen, vor allem im Warenbestand. Wenn doch noch ein Fehler in der Kommissionierung passiert, dann betrifft das manuell erfasste Aufträge, bei denen zum Beispiel der falsche Artikel hinterlegt wurde oder wenn ein:e Lagerarbeiter:in das falsche Paket greift. 
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Ausblick: Weiter wachsen – auf verschiedenen Kanälen

Das Ziel ist, mit Xentral noch leistungsfähiger in der Auftragsabwicklung zu werden und Prozesse zu automatisieren, damit noch weniger Fehler auftreten. Damit hat Smartfurniture wieder mehr Zeit, das Business voranzubringen. 
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⁠Die drei Gründer:innen planen unter anderem, noch mehr Eliot-Tische zu verkaufen. Da Luca und Henriette für Design brennen, haben sie natürlich auch schon ein paar neue Produkte in der Pipeline und planen bereits, neue Zielgruppen zu bedienen. 
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• B2B-Direktgeschäft: Der Plan ist, zusammen mit Unternehmen zu wachsen. Denn wenn bei Geschäftskunden die Zahl der Mitarbeitenden steigt, werden auch mehr smarte Schreibtische für das Rückenwohl des Teams benötigt – sowohl im Büro als auch im Homeoffice. 
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• Stationäre Händler: Eine weitere Zielgruppe sind auf Ergonomie spezialisierte Fachhändler, die den Online-Aktivitäten des Unternehmens nicht in die Quere kommen. Trotz Digitalisierung wollen viele Kund:innen Produkte vor dem Kauf anzufassen. Vor allem, wenn es um ein so wichtiges Arbeitsmittel wie den Schreibtisch geht. 
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Mit einer Business Software wie Xentral ist es zum Glück kein Problem, gleichzeitig online und offline zu wachsen und trotzdem alle Aufträge und Warenbestände im Blick zu behalten.  
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⁠Steckbrief: Smartfurniture GmbH