VanDeBord: 50 % Auftragswachstum bei gleicher Teamstärke

VanDeBord bietet Möbel und Accessoires für alle, die sich im Flugzeug wie zu Hause fühlen: Das Unternehmen gibt ausrangierten Flugzeugtrolleys, Bord Boxen und Flugzeugteilen eine zweite Chance und verkauft sie im eigenen Onlineshop als High-End-Möbelstücke an B2B- und B2C-Kund:innen.

Seit 2023 sorgt Xentral dafür, dass rund 1.500 Pakete im Monat ohne Turbulenzen an ihrem Zielort ankommen und die Produktion stets über genug Material verfügt. Mit Unterstützung der Implementierungsprofis von digitalXL war die ERP-Software in weniger als einem halben Jahr abflugbereit.

Vom Langstreckenpilot zum E-Commerce-Profi 

Immer wieder fragten Bekannte den Airbus-Piloten Tobias Nottebohm nach Equipment aus Flugzeugen. So entstand die Geschäftsidee für VanDeBord: 2009 in Alzenau gegründet, kauft das Unternehmen gebrauchtes Catering-Equipment direkt von Airlines oder Trolley-Herstellern weltweit und bereitet es für den Weiterverkauf auf. 

Was als Nebenbeschäftigung begann, ist heute ein florierender Onlineshop, sodass das Fliegen für Tobias inzwischen zum Nebenjob geworden ist. Wer heute Trolleys googelt, kommt an seinem Shop fast nicht vorbei.

Der Plan: Shop-Umstieg und ERP-Einstieg 

Lagerfläche ist für das Unternehmen wertvoll, denn Airlines erneuern ihr Equipment nur etwa alle zehn Jahre. VanDeBord kauft deshalb selten, aber in großen Batches ein und braucht neben Kapital große Lagerflächen und eine reibungslose Logistik. Außerdem stellt das Unternehmen viele Artikel komplett oder teilweise selbst her und organisiert die Aufbereitung. Dafür ist Überblick über Warenflüsse und Lagerbestände unverzichtbar.

Allerdings arbeitete das Team mit einer veralteten Lagersoftware, Excellisten und einem Shopsystem, das den Anforderungen an transparente und vernetzte Lager-, Logistik- und Produktionsprozesse nicht gerecht wurde. Deshalb beschlossen Tobias und E-Commerce-Manager Alexander Kessler, parallel zum Umstieg von Shopware 5 auf Shopware 6 ein ERP-System als Fundament für künftiges Wachstum zu implementieren. 

Alexander verantwortet die technische Integration von Systemen und Marktplätzen und suchte eine Software, die alle Unternehmensprozesse abbildet und dabei E-Commerce-tauglich ist. „Über Google und die OMR-Website bin ich schnell auf Xentral gestoßen und fand vor allem die Versprechen auf der Website verlockend“, sagt er. 

Um die Unternehmensprozesse effizient und reibungslos in die Software umzuziehen, holten er und Alexander mit digitalXL einen erfahrenen Implementierungspartner an Bord.

Praxisnahe Implementierung mit vereinten Kräften  

„Wir haben digitalXL im April 2023 kontaktiert, Kick-off war im Mai und im Oktober sollte Xentral startklar sein“, berichtet Alexander. Um das ambitionierte Ziel zu erreichen, priorisierten die Partner ihre Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool und stimmten sich wöchentlich ab. „Bei Rückfragen bekamen wir schnell Antworten, deshalb hat die Implementierung super funktioniert“, lobt Alexander.

Um Xentral für das Weihnachtsgeschäft nutzen zu können, startete das Team nach dem „Learning by doing“-Prinzip: „Wir haben Xentral mit vereinten Kräften gemeinsam implementiert. Nebenbei haben wir letzte Optimierungen vorgenommen und parallel die interne Dokumentation aufgesetzt“, berichtet Tobias. Durch das Onboarding mit digitalXL kannte sich das Team so gut in Xentral aus, dass der Plan aufging. 

50 % mehr Aufträge ohne zusätzlichen Stress 

Heute arbeiten alle 13 Mitarbeiter:innen und die Aushilfen täglich mit Xentral. Alexander ist Key-User, während andere Teammitglieder nur die Funktionen und Bereiche nutzen, die für ihre Arbeit relevant sind. Die ERP-Software dient als Cockpit für alle Unternehmensprozesse vom Einkauf bis zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. 

Xentral sorgt zum einen dafür, dass die Kund:innen ihre Bestellungen weiterhin in nur ein bis drei Tagen erhalten. Zum anderen ermöglicht die Software stabile Prozesse und reibungsloses Wachstum: „Bei gleicher Teamstärke wickeln wir heute 50 % mehr Aufträge ab und ein 15 % größeres Produktsortiment ab“, berichtet Tobias.

Produktionsmodul bildet endlich reale Lagerbestände ab 

Besonders auf das Produktionsmodul möchte bei VanDeBord niemand mehr verzichten. Das Team wickelt damit eigene und Fremdlager ab, da die Produktion sowohl inhouse als auch extern erfolgt. „Unser Altsystem hatte Schwierigkeiten, die Komplexität unserer Produkte abzubilden“, sagt Alexander. Bei den Trolleys gibt es zum Beispiel verschiedene Varianten, die sich flexibel anpassen lassen. 

„Früher mussten wir mit Pseudobeständen arbeiten, damit verschiedene Trolley-Varianten im Shop verfügbar sind. Mit Xentral ist es jetzt mit zwei Klicks möglich, den tatsächlichen Lagerbestand abzubilden und rechtzeitig nachzubestellen“, freut sich der E-Commerce-Manager. 

Heute erlebt das Team 80 bis 90 % weniger Out-of-Stock-Situationen – eine große Erleichterung, da fehlende Teile die Prozesse früher schnell ins Stocken brachten. „Wir konnten vor allem die Komplexität unserer Produkte steigern, da wir jetzt Stücklisten, Produktionsprozesse, Fremdlager und Lieferanten in einem System abbilden können“, sagt Tobias. 

Neue Maßstäbe fürs Upcycling, bewährte ERP-Prozesse für Stabilität 

„Wir haben mit Xentral ein ganzheitliches, stabil laufendes ERP-System, das die allermeisten unserer Prozesse abbildet und sich nach Bedarf um Funktionen wie das Produktions- oder das Reporting-Modul erweitern lässt“, fasst Tobias wichtige Vorteile zusammen.

Für das Weihnachtsgeschäft 2025 freuen sich Tobias und Alexander auf die Integration der Mobile Picking App. Außerdem ist geplant, die Amazon-Präsenz auszubauen und weitere Marktplätze wie eBay, Etsy und Otto anzubinden. Produktseitig dürfen sich Fans der Marke auf neue Accessoires freuen. Außerdem will VanDeBord künftig komplette Flugzeugrümpfe upcyceln. 

Seinen Learning-by-doing-Ansatz will das Unternehmen weiterverfolgen. Für ERP-Anpassungen nutzt Alexander am liebsten die Xentral-Dokumentation, holt sich Tipps aus der Community oder löst kleinere Programmier- oder API-Herausforderungen mit ChatGPT. Und wann immer er nicht weiterkommt, kann er sich auf seine Ansprechpartner bei digitalXL und Xentral verlassen.