Manuelle Prozesse adé - Erfolg mit automatisierter Buchhaltung!

Die Buchhaltung nimmt viel Zeit in Anspruch, dabei ist sie ein Kernstück jedes Unternehmens. Hauptaufgaben der Buchhaltung sind unter anderem die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben, das Mahnwesen sowie die
Aufstellung der Jahresabschlüsse und Bilanzen.

Damit alles gesetzlich korrekt abläuft, dürfen keine Fehler passieren und die Buchhaltung muss kontinuierlich sehr akkurat und genau geführt werden. 

Das klingt nach sehr viel Aufwand? Wenn du alles manuell angehst, ist es das auch. Der effektive Einsatz der Ressourcen eines jeden Unternehmens ist erfolgsentscheidend. Um deine Buchführung von zeitfressenden Aufgaben zu befreuen, kannst du auf die automatisierte Buchhaltung zurückgreifen. Was sie kann und welche Software sich für dich eignet, erfährst du hier.

⁠⁠Inhaltsverzeichnis 

• Warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

• Das muss eine automatisierte Buchhaltung können

• So automatisierst du deine Buchhaltung

• Automatisierte Buchhaltung direkt in deiner ERP-Software

Warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Die Buchführung ist einer der wichtigsten Unternehmensbereiche. Zahlungsvorgänge müssen korrekt verbucht werden aber auch die Berichterstattung an Dritte ist ein wichtiger Bestandteil. Gleichzeitig wartet die Buchhaltung mit einer Vielzahl von wiederkehrenden Geschäftsprozessen auf, die durch eine Online Buchhaltung einfach digitalisiert und automatisiert werden können.

Vorteile der automatisierten Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchhaltung hat viele Vorteile für dich, dein Unternehmen und deine Mitarbeitende.

#1 Zeitersparnis

Manuelle Verbuchungen oder das Auslösen von Mahnprozessen kostet Zeit und im Zweifel auch Geld. Die Automatisierung dieser Prozesse verschafft dir und deinen Mitarbeitenden endlich wieder Zeit für das Kerngeschäft.

#2 Taggenaue Analysen und Auswertungen

Mit der Automatisierung der Buchhaltung sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern kannst mit den vorhandenen Informationen schneller arbeiten. Stehen dir die Daten schneller zur Verfügung, kannst du taggenaue Analysen, Auswertungen und Mahnläufe starten.

⁠Lesetipp: In diesem Blog erfährst du mehr über Online Buchhaltung!

#3 Kostenersparnis

Mit Hilfe einer smarten Buchhaltung sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Zum einen sind dank automatisierter Prozesse weniger Mitarbeitende nötig bzw. kannst du deinen Mitarbeiter:innen anderen Aufgaben zuweisen. Aber auch kleinere Kostenblöcke wie Materialien (Papier, Druckerkosten etc.) kannst du mit einer Online-Buchhaltung sparen.

#4 Weniger Fehler

Standardisierte und automatisierte Geschäftsprozesse senken die Fehlerquote in deiner Buchführung. Dadurch entstehen weniger Korrekturen und deine Buchhaltung wird effizienter.

#5 Personal

Wiederkehrende, monotone Aufgaben können an der Motivation deines Personals kratzen. Nicht nur geringere Motivation, sondern auch damit verbundene höhere Fehlerquoten sollten Grund genug für dich sein, dein Personal zu entlasten und Freiräume für andere Tätigkeiten zu schaffen.

Sobald deine Mitarbeitende mit der Eingabe und dem Einlesen von Belegen vertraut sind, kannst du die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung voll ausschöpfen!

Nachteile der automatisierten Buchhaltung

Zugegeben, es ist nicht alles Gold, was glänzt. So hat auch der Einsatz von Buchhaltungssoftware seine Nachteile. Doch wenn du diese einmal kennst, kannst du direkt zu Beginn entsprechende Maßnahmen ergreifen.

#1 Aufwendige Schulungen

Der Einsatz neuer Software erfordert sowohl von dir als auch deinen Mitarbeitenden einiges an Lernzeit. Es werden nicht alle Prozesse auf Anhieb funktionieren. Eine intensive Einarbeitung und regelmäßige Schulungen sind daher Pflicht.

#2 Technische Grenzen

Ein weiterer Wermutstropfen ist der Fakt, dass nicht alle Abläufe automatisiert werden können. Handschriftliche Belege oder neue Geschäftsvorfälle benötigen immer noch eine manuelle Bearbeitung. Mit fortschreitender Technologie wird aber auch das bald Geschichte sein.

Das muss eine automatisierte Buchhaltung können

Damit du direkt beim ersten Mal keine bösen Überraschungen erlebst, solltest du bereits vor der Anschaffung einer automatisierten Buchhaltung wissen, welche Features diese unbedingt haben muss.

Natürlich hängen diese Funktionen auch davon ab, wie groß dein Unternehmen ist. Eine Firma mit zehn Mitarbeitenden wird andere Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware haben als eine Firma mit über 100 Mitarbeitenden. Trotzdem gibt es ein paar grundsätzliche Faktoren, die eine gute automatisierte Buchhaltungssoftware ausmachen.

Die Rechnungen

Da der Schwerpunkt der Buchhaltung unter anderem darin liegt, Rechnungen zu erstellen und zu bezahlen, sollte die Software in der Lage sein, korrekte Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.

Auch Eingangsrechnungen kannst du so digitalisieren, die du Kund:innen und Lieferanten per E-Mail zukommen lässt. Dann können Belege direkt von der Software über eine Schnittstelle bearbeitet, weitergeleitet und verbucht werden. Das spart viel Zeit und Geld!

Die rechtlichen Richtlinien

Das Programm sollte immer aktuell sein, was rechtliche und gesetzliche Vorgaben angeht. So stellst du sicher, dass Buchungen und Abschreibungen rechtssicher und korrekt ablaufen.

⁠Lesetipp: Erfahre mehr über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in unserer Checkliste GOBD!

Die Bankanbindung

Die Software sollte nicht nur mit deinen Geschäftskonten verbunden sein, sondern auch automatisch Beträge fälliger Rechnungen zum korrekten Datum überweisen. 

Durch diese Verknüpfung siehst du immer aktuell, welche Rechnungen bezahlt wurden oder noch ausstehen.

Die Betriebsstatistik

Wenn du Statistiken, Auswertungen oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen musst, ist eine Software für die automatisierte Buchhaltung ein sehr zeitsparendes Tool. Dort werden dir alle Daten, Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben usw. direkt angezeigt, ausgewertet oder für die EÜR bereitgestellt. 

Umständliche Recherchen und Zusammenstellungen von Belegen durch das Personal sind damit passé!

Die Umsatzsteuer

Du musst entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Wenn du alle Zahlungsdaten erst manuell zusammensuchen musst, kostet dich das viel Zeit und Mühe.

Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware geht das Ganze viel einfacher, da bereits alle relevanten Zahlen zentral zu finden sind. Außerdem kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die Schnittstelle an das Finanzamt weiterleiten!

⁠Lesetipp: Erfahre in diesem Blog mehr über die Liquiditätsplanung!

Die Steuerberatung

Auch die Kommunikation und Arbeit mit deinem Steuerberater bzw. deiner Steuerberaterin wird durch eine automatisierte Buchhaltung deutlich erleichtert. 

Denn eine gute Software bietet dir auch hier eine Schnittstelle, die es dir nicht nur erlaubt, Daten ganz einfach und unkompliziert an deine:n Steuerberater:in weiterzuleiten, sondern du kannst auch entscheiden, ob du ihn direkt selbst darauf zugreifen lässt. Dann kann er seine Arbeit machen, während du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Unternehmen hast!

So automatisierst du deine Buchhaltung

Du verfügst nun über alle wichtigen Informationen über den Sinn und Anforderungen an smarte Buchhaltung. Wenn du deine Buchhaltung selbständig automatisieren willst, solltest du nach 5 Schritten vorgehen.

1. Festlegen der Strategie

Am besten startest du mit einem Plan in dein Vorhaben, um später nicht böse überrascht zu werden. Mache dir Gedanken darüber, wer in deinem Unternehmen für die Buchhaltung zuständig ist. Außerdem solltest du festlegen, welche Anwendungsbereiche automatisiert werden sollen und welche Ziele du damit verfolgst.

2. Evaluation der Buchhaltungssoftware

Mit deinen Zielen und Anforderungen im Gepäck kannst du dich nun an die Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware machen. Es gibt es Vielzahl an Anbietern auf dem Markt, die du in Ruhe evaluieren solltest.

Beziehe den infrage kommenden Dienstleister bereits in die Planung der technischen Umsetzung mit ein. So kannst du sicherstellen, dass die Buchhaltungssoftware auch passgenau auf dein Unternehmen und deine Bedürfnisse abgestimmt ist.

⁠Lesetipp: In diesem Blog erfährst du mehr über das Thema Totes Kapital!

3. Motivation & Upskilling

Wenn du einen passenden Softwareanbieter gefunden hast, solltest du spätestens jetzt deine Mitarbeitenden mit einbeziehen. Mache sie mit den neuen Abläufen, Prozessen und dem Handling der Software bekannt. Die meisten Hersteller bieten eine kostenfreie Testphase an, in der du und dein Team die Software auf Herz und Nieren testen könnt.

Je schneller sich deine Mitarbeitenden auskennen, desto weniger Einarbeitungszeit wird benötigt. Das spart dein Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

4. Implementierung der neuen Software

In der Testphase kannst du die Software ausgiebig nutzen und noch letzte Probleme oder Fehler beheben lassen. Wenn alles passt, folgt nun die Implementierung der Software in deine Systeme.

Als letzten Schritt solltest du deine Kund:innen über die Nutzung der neuen Software informieren. Sie müssen zustimmen, um die Rechnung in digitaler Form als E-Mail erhalten zu können.

Schau dir das Video an und erfahre mehr darüber, wie du deine Buchhaltung mit Xentral automatisieren kannst!

Automatisierte Buchhaltung direkt in deiner ERP-Software!

Die Automatisierung deiner Buchhaltung macht deine Buchführung effizienter und zuverlässiger. Doch das Rechnungswesen ist nur ein kleiner Teil eines Unternehmens.

Wenn du mit deinem Unternehmen gerne weitere Geschäftsprozesse neben der Buchhaltung an eine Software abgeben möchtest und so dein Unternehmen in der Gesamtheit automatisieren willst, ist eine ERP-Software die richtige Lösung für dich!

Xentral bietet dir alles, um deine Buchhaltung zu automatisieren und zeitgleich dein gesamtes Unternehmen miteinander zu vernetzen. Mit dem Finanzen & Controlling-Tool behältst du deine Buchführung immer im Blick.

#1 Automatisierte Prozesse

Erfasse alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen und profitiere von einem intelligenten Debitoren- und Kreditorenmanagement. Kontiere deine Geschäftsprozesse vor, schicke sie an deine Buchhaltung und versende automatisch generierte Rechnungen.

Erstelle Sammelrechungen mit Hilfe der optischen Texterkennung und versende Mahnungen vollautomatisch.

#2 Nahtlose Kommunikation

Integriere eine Vielzahl von Zahlungsdienstleistern und Banken und profitiere von einem zentralen Dokumentenmanagement. Exportiere Daten nahtlos an Drittsysteme und behalte den Überblick über deine Zahlungsvorgänge.

#3 DATEV-Integration

Xentral bietet als DATEV-Premium-Partner eine native Integration zu DATEV. Darüber kannst du deine Unterlagen bequem und schnell an deine:n Steuerberater:in übergeben.

#4 Multiwährung

Mit Xentral kannst du alle Sprachen, Währungen und Steuersätze nutzen. Sorge dich nie wieder um Wechselkurse, unterschiedliche Steuerregelungen oder Sprachbarrieren.

#5 Business Intelligence

Mit unserer Business-Intelligence-Lösung gehen dir keine Daten mehr verloren. Triff fundierte Entscheidungen auf Basis übersichtlicher Finanz-Dashboards, Berichten und taggenauen Statisken.

Wie du siehst bietet dir Xentral alles, was du zur Automatisierung deiner Buchhaltung benötigst. Erspare dir Zeit und Aufwand und konzentiere dich voll und ganz auf die Weiterentwicklung deines Unternehmens.