docuvita mit Xentral ERP verbinden

Übersicht über die Dokumente steigert die Arbeitseffizienz

Mehrere Studien haben die Auswirkungen von Dokumentensuche im Arbeitsalltag untersucht und Mitarbeiter befragt. Im Schnitt geben etwa 25 Prozent der Mitarbeiter an, Schwierigkeiten zu haben, die richtigen Dokumente und Vorlagen zu finden. Häufig gibt es mehrere Versionen, die Informationen werden im falschen Ordner abgelegt oder anders benannt als üblich. Damit alle Dokumente, die in Xentral ERP einlaufen oder von der Warenwirtschaftssoftware generiert werden, für den schnellen Recherchezugriff verfügbar sind, haben wir eine Schnittstelle zu docuvita entwickelt – einem DMS-System und ECM (Enterprise-Content-Management) System. docuvita richtet sich neben kleinen und mittleren Unternehmen auch an Startups und bedient damit die gleiche Zielgruppe wie Xentral ERP.

Alles in einem System: Fünf Vorteile der Kopplung von ERP und DMS

• Automatisierter Dokumenteneingang:
  Die Dokumente werden automatisch erfasst und abgelegt. Dadurch, dass die Dokumente nicht manuell archiviert werden, sparen sich die Mitarbeiter Arbeitszeit – und im Nachgang natürlich auch beim Wiederfinden der Unterlagen.
• Einsparpotenzial bei der Archivierung:
  Die Daten aus zurückliegenden Geschäftsjahren fließen vom ERP– in das ECM-System, das meist günstigeren Server-Speicherplatz bietet.
• Bessere Dokumentation:
  Da in dem DMS-System klar ersichtlich ist, wann welcher Bearbeitungsschritt vorgenommen wurde, haben die Mitarbeiter jederzeit schnellen Zugriff auf die aktuelle Version.
• Ortsunabhängiger Zugriff auf die Dokumente:
  Da docuvita ebenfalls eine Cloud-Lösung ist, können Mitarbeiter jederzeit – auch im Home-Office – auf die Dokumente zugreifen.
• Revisionssichere Archivierung:
  Viele Dokumente aus dem ERP-System müssen so ablegt werden, dass sie den Anforderungen des Handelsgesetzbuches entsprechen. Die gesetzeskonforme Archivierung wird vom DMS-System übernommen.

Xentral ERP überträgt alle Dokumente direkt in das DMS-System docuvita

Die neue Schnittstelle zu docuvita erleichtert Xentral-Nutzern neben der Verwaltung auch die Recherche nach Dokumenten. Besonders nützlich ist die Kopplung von ERP- und DMS-System für die Recherche nach Lieferscheinen und Reklamationsschreiben, aber auch nach Rechnungen. Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsprüfung über die Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung kann automatisiert werden. Das System erkennt außerdem Doppelungen und sortiert sie aus, so dass die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden kann.

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